评论
如何将Excel数据导入到Microsoft Access
已编辑 3 几个月前 通过 ExtremeHow 编辑团队
Microsoft Access数据库管理系统Excel表格电子表格集成数据管理视窗步骤教程步骤Office 365信息技术提示工具
翻译更新 3 几个月前
将Excel中的数据导入到Microsoft Access是一个常见的任务，它使您能够在数据库环境中处理数据。Microsoft Access是一个数据库管理系统，它结合了关系型Microsoft Jet Database Engine、图形用户界面和软件开发工具。它是Microsoft Office应用程序套件的一部分，以其在创建和管理数据库中的用途而闻名。其关键功能之一是能够从其他来源（如Microsoft Excel）导入数据，以便更好地组织和分析数据。
本指南将为您提供有关如何将Excel数据导入到Microsoft Access的详细信息。我们将涵盖所有必要的步骤和注意事项，以确保无缝集成过程。这个过程不仅简单，而且旨在保护数据的完整性。通过遵循此处概述的步骤，您可以快速有效地将Excel数据转移到Access数据库中，您可以在其中执行更复杂的查询操作、数据管理和报告。
将Excel数据导入Microsoft Access的分步指南
步骤1：准备您的Excel数据
在导入数据之前，准备Excel电子表格非常重要。适当的准备将有助于避免导入过程中出现错误或数据问题。
- 确保您的Excel电子表格是干净和有序的，即数据中没有错误或不一致。去除任何不必要的空格、合并单元格或错误。
- 您的Excel数据应呈现为表格格式，第一行包括列标题。这些标题将在Access中用作字段名称。
- 检查每列中的数据类型是否一致。例如，尽可能不要在同一列中混合文本和数字。
- 将您的Excel文件保存为兼容格式，如.xlsx或.xls。Access支持这些格式。
步骤2：打开Microsoft Access并创建新数据库
要导入数据，您需要一个可以导入数据的数据库。按照以下步骤在Microsoft Access中创建新数据库：
- 在您的计算机上打开Microsoft Access。
- 要创建新数据库，请转到“文件”菜单并选择“新建”。
- 您可以选择数据库模板或从空白数据库开始。本指南中，选择“空白数据库”。
- 为您的数据库提供一个名称并选择保存位置。
- 单击“创建”以创建新数据库文件。
您的新数据库现在已经准备好接收您的Excel表中的数据。
步骤3：开始导入过程
要开始导入过程，请按照以下步骤操作：
- 在您的Access数据库中，转到功能区上的“外部数据”选项卡。
- 在“导入和链接”组中，单击“Excel”按钮。这将打开“获取外部数据 - Excel电子表格”对话框。
- 单击“浏览”以访问您要导入的Excel文件。
- 选择您的Excel文件并单击“打开”。
步骤4：选择导入数据的方式
选择Excel文件后，您需要选择如何导入数据。Access提供了几种选项：
- 将源数据导入到当前数据库的新表中： 此选项基于Excel数据在Access中创建一个新表，第一行用于创建字段名称。
- 将记录副本添加到现有表中： 如果您想将数据添加到已存在于Access数据库中的表中，请使用此选项。
- 通过创建链接表来链接到数据源： 此选项创建与初始Excel文件的链接，因此数据保留在Access之外，但您可以像在数据库中一样查询它。
对于本指南，我们将讨论第一个选项，即将源数据导入到新表中。
步骤5：指定工作表和范围
接下来，您需要指定要从Excel文件中导入的工作表或命名范围。如果您的文件包含多个工作表，您可以从对话框中选择相关的一个。选择包含您所需数据的工作表，必要时指定范围。
步骤6：定义数据创建和设置
转到导入向导屏幕：
- 如果您的第一行包含字段名称，请确保该框在导入向导中被选中。准确复制字段名称将帮助您避免手动重新输入。
- 使用“下一步”按钮移动到允许您定义每个字段信息的屏幕。你可以设置数据类型、重命名字段，并决定包括或排除某些字段。
- 注意数据类型如文本、数字、日期/时间等，并仔细选择它们。选择正确的数据类型可确保适当的数据输入和查询操作。
步骤7：设置主键
主键是一个（或几个）字段的组合，它可以唯一地标识表中的每个记录。导入向导允许您：
- 通过插入一个新列来让Access自动添加主键。
- 选择一个现有字段作为主键。
- 不选择主键。虽然此选项存在，但它可能会创建冗余或重复的记录，并且通常不推荐，除非由数据使用案例证明合理。
选择最适合您的数据需要的选项并单击“下一步”。
步骤8：完成并检查您的导入
设置主键之后，您可以完成导入：
- 在指定的框中为您的新表输入名称。
- 通过单击“完成”来完成此过程。操作完成后，Access为您提供保存导入步骤以供将来使用的选项。
完成后，导航到Access数据库中的表并验证您的数据是否正确导入。检查准确性，包括数据类型和结构的合规性。
附加思考和建议
处理空值或错误
如果Excel文件中包含空值或Access无法直接理解的数据类型，请事先解决这些问题或在导入后解决它们。Access可以创建错误表来识别这些问题，从而使您能够高效地解决它们。
导入大数据集
对于大数据集，考虑分批导入数据。Access有2 GB的文件大小限制，因此请相应地管理您的数据源，以防止性能问题。
自动化导入过程
对于经常执行的导入，考虑使用Visual Basic for Applications (VBA)脚本自动化Access。VBA脚本可以大大提升您的流程效率。
Sub ImportExcelData()
DoCmd.TransferSpreadsheet acImport, _
acSpreadsheetTypeExcel12, "YourTableName", _
"C:\Path\To\YourFile.xlsx", True
End Sub上述VBA示例自动化了电子表格的导入过程。在自动化这些任务之前，请确保您具有基本的编程知识。
定期数据维护
定期审核并清理您在Excel和Access中的数据，以保持数据库的高效和功能。系统地解决冗余、错误和过时的数据点。
结论
从Excel导入数据到Microsoft Access提供了许多好处，包括增强的数据管理能力和处理大数据集时的效率提升。通过遵循本指南中概述的分步过程，您可以准确有效地将数据转移到Access中。请务必妥善准备您的Excel数据，在导入过程中采取预防措施，并定期维护您的数据库以确保最佳性能。导入后，您可以使用Access的强大工具运行查询、创建报告和执行复杂的数据操作，使您更自信、更高效地做出基于数据的决策。
如果你发现文章内容有误, 您可以