如何在 Word 2021 中使用邮件合并

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邮件合并是 Microsoft Word 2021 中一个非常有用的功能，它允许您一次创建多个文档。这个功能常用于信件、标签、信封和群发电子邮件。其理念是为您的文档创建一个模板，然后从不同的来源（通常是电子表格或数据库）导入数据，以填充模板中的特定字段。在本指南中，我们将介绍如何在 Word 2021 中使用邮件合并以提高工作效率。

什么是邮件合并？

邮件合并是一个强大的工具，可以让您快速批量创建个性化的信件和标签。从本质上讲，它将 Word 文档连接到数据源，并允许您创建一组单独的文档。每个创建的文档具有相同的布局、格式、文本和图形。只有每个文档的特定部分是不同的，这些依赖于您输入的数据字段列表。这节省了时间，因为您无需手动创建每一封信件、信封或电子邮件。您只需创建一个模板，其他的一切都是自动化的。

了解要求

在您开始邮件合并之前，您需要以下组件：

1. 主文档，即您将使用的模板（如信件或电子邮件）。
2. 数据源，即特定信息的来源（如包含姓名和地址的 Excel 电子表格）。
3. 将数据源连接到主文档的方法，在这种情况下，就是 Word 中的邮件合并功能。

准备您的数据源

邮件合并过程的第一步是准备您的数据源。这可以是 Excel 工作表、Outlook 联系人列表或任何可访问的数据库。确保您的数据源具有清晰的列标题。例如，对于一个 Excel 文件，您的列标题可以是“First Name”、“Last Name”、“Email Address”等。标题下的每一行包含您想要在邮件合并中包含的每个单独条目的相应信息。

执行邮件合并的步骤

步骤 1：开始邮件合并

要在 Word 2021 中启动邮件合并向导：

1. 打开一个新的或现有的 Microsoft Word 文档。
2. 转到功能区上的“邮件”选项卡。
3. 单击“开始邮件合并”。这将打开一个下拉菜单，您将在其中找到各种选项，例如信件、电子邮件、信封、标签和目录。
4. 选择您要创建的文档类型。假设在这个例子中，我们选择了“信件”。

步骤 2：选择文档类型

根据您在上一步中的选择，Word 会相应地定制邮件合并过程。例如，如果您正在创建标签，它将引导您完成一个与创建信件不同的过程。但基本步骤基本相同。

步骤 3：选择开始文档

现在您有三个选项：

1. 使用当前文档作为起点。如果您想使用您正在处理的文档创建邮件合并信件，请这样做。
2. 从模板开始：此选项将允许您从几个 Word 模板中进行选择。
3. 从现有文档开始。如果您已经设计了邮件合并文档，请使用此选项。

步骤 4：选择收件人

下一步是选择或创建一个收件人列表，这将使用您先前准备的数据源：

1. 单击“选择收件人”。将出现一个下拉菜单，包含选项，例如“使用现有列表”、“从 Outlook 联系人中选择”和“输入新列表”。
2. 对于本指南，我们假设您选择了“使用现有列表”。
3. 导航到您的数据源文件，选择并单击“打开”。
4. Word 会加载数据，您可以使用“编辑收件人列表”选项确认并编辑您的收件人列表。

在“编辑收件人列表”中，您可以排序和筛选数据，以便获得所需的准确记录。对于那些需要更多定制的人来说，这个细化选项很有用，包括过滤掉重复项或根据特定标准（如位置、购买历史等）筛选记录。

步骤 5：撰写您的信件

在此步骤中，撰写信件的正文。在此时，您实际上是在创建一个模板。您可以为可变字段添加占位符。在 Word 2021 中，这些占位符称为合并字段，要插入它们：

1. 将光标放在文档中您想插入可变字段的位置，例如收件人的名字。
2. 转到“邮件”选项卡并单击“插入合并字段”。
3. 选择要插入的字段。例如，如果您在 Excel 中有一个名为“FirstName”的字段，您将其相应插入到模板中，以便在合并时，它会从数据源中的每一行中提取名字。

继续撰写信件并根据需要插入任何附加字段。当这完成后，您将有一个准备合并的模板。

步骤 6：预览信件

在您完成邮件合并过程之前，预览信件以确保所有字段正确合并并且文档看起来完全符合您的要求是很有用的：

1. 仍然在“邮件”选项卡下，单击“预览结果”以查看合并后文档的外观。
2. 使用功能区中的前进和后退箭头浏览合并信件的示例。

如果您发现任何错误，您可以返回并在最终确定合并之前修复它们。

步骤 7：完成合并

在您对预览满意后，邮件合并过程的最后一步是完成合并：

1. 在“邮件”选项卡中单击“完成并合并”。
2. 将出现一个下拉菜单，包含三个选项：“编辑单个文档”、“打印文档”或“发送电子邮件”。
3. 选择“编辑单个文档”如果您想保存一个包含所有合并信息的新文件，选择“打印文档”以将合并后的文档直接发送到打印机，或选择“作为电子邮件发送”如果您的初始文档选择是电子邮件，例如。

选择“编辑单个文档”允许您在打印或分发之前进行预览并进行最终调整。

高级邮件合并功能

除了基本邮件合并功能，Word 2021 还提供了一些高级功能：

条件邮件合并

Word 允许您根据数据源中的值使用规则有条件地插入内容。假设您正在写信给现有客户和前客户，并希望根据他们的身份更改称呼。

<<if then else>> <<field>> <condition> <value>

这种方法允许根据特定的情况进行自定义，并为文档增加了一层精致。

添加规则

在“邮件”选项卡中，您可以添加诸如“询问”、“如果...那么...否则”、“编写您自己的”等规则。这是高级的，但对于某些复杂要求可以增加显著的价值：

• 例如，使用“如果...那么...否则”规则根据字段的值插入不同的文本。

常见邮件合并问题和解决方案

尽管邮件合并非常友好，有时也会出现问题。以下是常见问题及其解决方案：

数据格式不正确

确保您的 Excel 表格或数据源格式与邮件合并兼容。例如，日期和数字有时可能格式不正确。

收件人列表未正确显示

这通常是由于数据源中的标题未对齐引起的。请确保标题与您要插入的字段对齐。

输出不正确

当数据字段不匹配或出现错误时，再次检查数据源中的字段名称是否与 Word 中的合并字段完全匹配。

结论

Word 2021 中的邮件合并是一种一体化解决方案，可以快速创建大量个性化的专业文档。熟悉此功能可以显著提高任务所需的大规模文档创建的生产力和效率，无论它们是发给客户的定制信件、个性化的运输标签，还是个性化的电子邮件群发。这个多功能的功能利用与数据源的集成能力以简化原本费时的任务。

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