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Microsoft Office 2021でOneDriveを使用する方法
編集済み 5 数か月前 によって ExtremeHow 編集チーム
マイクロソフトオフィスワンドライブクラウドストレージ統合協力ウィンドウズマックデータバックアッププロフェッショナル
翻訳が更新されました 5 数か月前
Microsoftが提供するクラウドストレージサービスであるOneDriveは、ファイルの保存、管理、共有能力を向上させることでMicrosoft Office 2021を補完する強力なツールです。OneDriveを使用すれば、どのデバイスからでも文書にアクセスし、他者とリアルタイムで共同作業し、ファイルを安全にバックアップすることができます。この包括的なガイドでは、OneDriveをMicrosoft Office 2021と効果的に統合し、生産性と利便性を最大化する方法を説明します。
OneDriveの使い始め
OneDriveをMicrosoft Office 2021で使用するには、まずOneDriveアカウントを設定する必要があります。アカウントをお持ちでない場合は、OneDriveのウェブサイトを訪れ、既存のMicrosoftアカウントでサインアップするか、新しいMicrosoftアカウントを作成することでアカウントを作ることができます。
OneDriveアカウントができたら、コンピューターにOneDriveデスクトップアプリケーションをインストールする必要があります。OneDriveはWindowsおよびMacの両方のオペレーティングシステムに対応しています。Microsoftから提供されるインストール手順に従ってセットアップを完了してください。
OneDriveとMicrosoft Office 2021をリンクする
Office 2021でOneDriveを使用するには、OfficeアプリをOneDriveアカウントにリンクする必要があります。以下の手順で可能です：
- Word、Excel、PowerPointなどのMicrosoft Office 2021アプリケーションを開きます。
- アプリケーションの左上隅にあるファイルタブをクリックします。
- メニューからアカウントを選択します。
- アカウントセクションでは、Officeにサインインするボタンが表示されます。それをクリックし、OneDriveで使用するのと同じMicrosoftアカウントの資格情報を入力します。
サインインが完了すると、OfficeアプリケーションがOneDriveアカウントにリンクされ、OneDriveから直接ファイルを保存およびアクセスできるようになります。
Microsoft Office 2021でファイルをOneDriveに保存する
アカウントのリンク後、OfficeアプリからOneDriveにファイルを保存するのは迅速かつ直感的です。以下の簡単な手順に従ってください：
- Officeアプリで文書を作成または開きます。
- ファイルタブをクリックします。
- メニューから名前を付けて保存を選択します。
- [名前を付けて保存] ダイアログボックスで、利用可能な場所からOneDriveを選択します。
- ファイルを保存するOneDrive内のフォルダーを選択するか、新しいフォルダーボタンをクリックして新しいフォルダーを作成します。
- ファイルの名前を入力し、保存をクリックします。
ファイルはOneDriveに保存され、OneDriveアカウントにサインインしている任意のデバイスからアクセス可能になります。
OneDrive上のファイルにアクセスする
一度ファイルをOneDriveに保存すれば、それにアクセスするのは簡単です。OneDriveファイルには、任意のOffice 2021アプリケーションまたはOneDriveアプリまたはウェブサイトから直接アクセスできます。
Officeアプリケーションを使用してOneDriveからファイルを開くには、以下の手順が必要です：
- 任意のOfficeアプリケーションを開きます。
- ファイルタブをクリックし、開くを選択します。
- 開くセクションで、OneDriveを選択します。
- OneDriveフォルダーを通過して開きたいファイルを見つけ、それをクリックします。
別のデバイスにいてOfficeがインストールされていない場合でも、OneDriveのウェブサイトを使用して簡単にファイルにアクセスできます：
- OneDriveのウェブサイトにアクセスし、Microsoftアカウントでログインします。
- 閲覧しているファイルとフォルダーを見つけ、表示または編集するドキュメントを見つけます。
OneDriveを使用してファイルを共有する
OneDriveの最大の特徴の一つは、ファイルを簡単に他者と共有できることです。プロジェクトで共同作業を行ったり、友達とドキュメントを共有したりする必要がある場合、OneDriveはそのプロセスを簡単にします。
OneDriveからファイルを共有するには、次の手順に従います：
- OneDriveアプリ、ウェブサイト、またはOfficeアプリケーションで共有したいファイルを見つけます。
- ファイルを右クリックするか、共有ボタンをクリックします。
- 共有ダイアログで、共有したい人のメールアドレスを追加できます。または、リンクをコピーボタンをクリックして共有リンクを作成することもできます。
- 付与したい権限を選択します。例えば「編集可能」や「表示可能」などです。
- メールアドレスを入力した場合は送信をクリックし、リンクを生成した場合は同僚とリンクを共有します。
これでファイルが共有され、設定した権限に基づいて他者がそれを表示または編集できます。
リアルタイムでの共同作業
OneDriveとOffice 2021の統合により、複数のユーザーがドキュメント上でリアルタイムにコラボレーションすることが可能です。これはチームワークを基盤としたタスクに特に有用です。リアルタイムコラボレーションにより、すべての参加者が変更を行うとその変更を即座に見ることができ、効率的なコミュニケーションと生産性が促進されます。
リアルタイムでコラボレーションする方法は次の通りです：
- OneDriveまたはOfficeアプリケーションで提供されている共有オプションを使用してドキュメントを共有します。
- コラボレーターにはメールの招待状またはリンクが届き、ドキュメントにアクセスできます。
- 彼らがドキュメントを開くと、あなたが作業している間に同時に編集を始められます。
- 変更が行われると、それらはドキュメント上で仕事しているすべての人に即座に表示されます。
このコラボレーティブ環境は、ブレインストーミングセッションや編集、全員が同じページにいることを確認するのに最適です。
セキュリティとバックアップの確保
OneDriveを使用する際、自分のデータが安全であることを知っておくことが重要です。Microsoftは情報を保護するための強固なセキュリティ機能セットを提供しています。OneDriveを使用する際のセキュリティの利点は次の通りです：
- ファイルは送信時と保存時の両方で暗号化され、データが許可されていないアクセスから保護されます。
- 追加のセキュリティ層として、Microsoftアカウントに2段階認証を有効にすることができます。
- OneDriveのバージョン履歴により、ファイルの以前のバージョンに戻ることができ、誤って編集または削除した場合に対する保護層が追加されます。
- 自動同期により常にファイルがバックアップされます。あなたが行った変更は、すべてのデバイスに保存および更新されます。
最高のセキュリティとバックアッププロセスを有効にするためには、アカウントのアクティビティを定期的に監視し、共有権限を見直し、強力でユニークなパスワードを維持することをお勧めします。
ストレージスペースを管理する
OneDriveは一定量の無料ストレージスペースを提供し、必要に応じて追加のストレージをサブスクライブするオプションを提供しています。ストレージスペースを監視および管理することは、すべての重要なファイルを保存するための十分なスペースを確保するために重要です。
ストレージを管理する方法は次の通りです：
- OneDriveのウェブサイトにアクセスし、ログインします。
- サイドバーの一番下にあるストレージリンクをクリックして、ストレージの使用状況を表示します。
- ここから、使っているスペースや大きなファイルや古いドキュメントのバージョンを削除するなどのスペースを空けるための提案を見ることができます。
- より多くのスペースが必要な場合は、より多くのスペースを提供する有料ストレージプランにアップグレードすることを考慮してください。
OneDriveとOffice 2021の一般的な問題を解決する
時折、OneDriveをOffice 2021で使用しているときに問題に遭遇することがあります。ここでは一般的な問題と解決法をいくつか紹介します：
同期の問題
ファイルが適切に同期されていない場合は、OneDriveアプリが実行中でインターネットに接続されていることを確認してください。問題が続く場合は、アプリまたはデバイスを再起動してみてください。
アップロードまたはダウンロード速度が遅い
速度が遅い原因は、ネットワークの混雑やファイルサイズが大きいことなどです。より高速な速度のために有線インターネット接続を使用し可能であればファイルサイズを縮小してください。
ファイルアクセスの問題
ファイルにアクセスできない場合は、インターネット接続を確認し、正しいアカウントにログインしていることと、ファイルを表示または編集するための適切な権限を持っていることを確認してください。
結論
OneDriveをMicrosoft Office 2021と統合することで、シームレスなファイルストレージと共有から改善された共同作業、セキュリティにアクセスするための多くのメリットがあります。これらのステップやヒントに従うことで、OneDriveの全潜在能力を引き出し、生産性を向上させ、ワークフローを合理化することができます。
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