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आउटलुक में हस्ताक्षर कैसे जोड़ें
संपादित 3 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 3 महीने पहले
आउटलुक में ईमेल हस्ताक्षर जोड़ना आपके ईमेल संदेश के अंत में प्राप्तकर्ताओं को आपके बारे में अधिक जानकारी प्रदान करने का एक शानदार तरीका है। एक हस्ताक्षर आमतौर पर आपका नाम, ईमेल पता, फ़ोन नंबर, और अन्य जानकारी शामिल होती है जो आप साझा करना चाहते हैं, जैसे कि आपके सोशल मीडिया हैंडल या वेबसाइट लिंक। यह मार्गदर्शिका आपको माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में हस्ताक्षर जोड़ने की चरण-बद्ध प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करेगी, विभिन्न पहलुओं को कवर करेगी ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपका हस्ताक्षर ठीक वैसा ही सेट हो जैसा आप चाहते हैं।
ईमेल हस्ताक्षरों की समझ
इस प्रक्रिया में गोता लगाने से पहले, आइए पहले समझते हैं कि ईमेल हस्ताक्षर क्या है और यह क्यों महत्वपूर्ण है। एक ईमेल हस्ताक्षर पाठ का एक ब्लॉक है जिसे आप द्वारा भेजे गए ईमेल संदेश के अंत में स्वचालित रूप से जोड़ा जाता है। यह प्राप्तकर्ता को अतिरिक्त संपर्क जानकारी प्रदान करता है और आपके व्यावसायिकता को प्रदर्शित करता है। यह आपके डिजिटल बिज़नेस कार्ड के रूप में कार्य कर सकता है, और सही तरीके से किया गया तो यह एक स्थायी छाप छोड़ सकता है।
आउटलुक में हस्ताक्षर जोड़ने के चरण
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में एक नया ईमेल हस्ताक्षर बनाने के लिए नीचे दिए गए विस्तृत, सरल चरण हैं। ये निर्देश ज्यादातर आउटलुक 2016, आउटलुक 2019, और माइक्रोसॉफ्ट 365 के लिए आउटलुक पर लागू होते हैं। कृपया ध्यान दें कि यदि आप एक अलग संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो चरण थोड़ा भिन्न हो सकते हैं, लेकिन वे काफी हद तक समान होने चाहिए।
चरण 1: माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक खोलें
पहले, सुनिश्चित करें कि आपके कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक इंस्टॉल है और सही तरीके से काम कर रहा है। इसके आइकन पर क्लिक करके एप्लिकेशन को खोलें। यदि आपने अभी तक लॉग इन नहीं किया है, तो आपको अपने ईमेल क्रेडेंशियल्स दर्ज करने की आवश्यकता होगी।
चरण 2: हस्ताक्षर सेटिंग तक पहुँचें
एक बार आउटलुक खुलने के बाद, उपरी-बाएँ कोने में स्थित फ़ाइल टैब पर क्लिक करें। इससे एक मेन्यू खुलेगा जिसमें अनेक विकल्प होंगे। इस मेन्यू से विकल्प चुनें। एक नया विंडो पॉप अप होगा।
विकल्प विंडो में, बाईं ओर मेल श्रेणी को देखें और उस पर क्लिक करें। इससे मेल सेटिंग्स सामने आ जाएंगी।
मेल सेटिंग्स में, आपको हस्ताक्षर... नाम का एक बटन मिलेगा। इस बटन पर क्लिक करके हस्ताक्षर और स्टेशनरी विंडो खोलें, जहाँ आप अपने ईमेल हस्ताक्षर बना और प्रबंधित कर सकते हैं।
चरण 3: एक नया हस्ताक्षर बनाएं
हस्ताक्षर और स्टेशनरी विंडो में, आप देखेंगे कि एक नया हस्ताक्षर बनाने का विकल्प है। नया बटन पर क्लिक करके नया ईमेल हस्ताक्षर बनाने की प्रक्रिया शुरू करें।
एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा जो आपको नए हस्ताक्षर के लिए नाम दर्ज करने के लिए कहेगा। यह नाम केवल आपके संदर्भ के लिए है। इसका प्रयोजन समझाने वाला नाम दर्ज करें जैसे "वर्क सिग्नेचर" या "पर्सनल सिग्नेचर" और ओके पर क्लिक करें।
चरण 4: अपना हस्ताक्षर लिखें
एक नया हस्ताक्षर चुनने के बाद, अब आप नीचे के संपादन फलक में हस्ताक्षर की सामग्री दर्ज कर सकते हैं। शामिल करने पर विचार करें:
- आपका पूरा नाम
- आपका जॉब टाइटल
- आपकी कंपनी या संगठन (यदि लागू हो)
- संपर्क जानकारी जैसे फोन नंबर या ईमेल
- आपकी वेबसाइट URL या सोशल मीडिया प्रोफाइल
- एक टैगलाइन या उद्धरण जो आपको पसंद है (वैकल्पिक)
आप उपलब्ध स्वरूपण टूलबार का उपयोग करके फॉन्ट शैली, आकार और रंग बदलकर अपने हस्ताक्षर को और भी व्यक्तिगत रूप दे सकते हैं।
चरण 5: हस्ताक्षर विकल्प कॉन्फ़िगर करें
आपका हस्ताक्षर लिखने के बाद, आपको निर्दिष्ट करना होगा कि किन परिस्थितियों में इस हस्ताक्षर का उपयोग किया जाना चाहिए। "डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर चुनें" खंड में, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि यह हस्ताक्षर किस खाते पर लागू होता है (यदि आपने आउटलुक में कई ईमेल खाते सेट किए हैं)।
इसके अलावा, आप "नई संदेश" और "जवाब/फॉरवर्ड" द्वारा प्रदान किए गए दो ड्रॉपडाउन मेनू से उपयुक्त विकल्प चुनकर इस नए हस्ताक्षर को नए ईमेल और/या जवाब और फॉरवर्ड्स के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से सेट करने का विकल्प चुन सकते हैं।
चरण 6: अपने हस्ताक्षर को सहेजें
एक बार जब आप अपने हस्ताक्षर की उपस्थिति और सेटिंग्स से संतुष्ट हो जाएं, तो इसे सहेजने के लिए ओके पर क्लिक करें। आप विकल्प विंडो को बंद करने के लिए ओके पर फिर से क्लिक कर सकते हैं।
प्रभावी ईमेल हस्ताक्षर बनाने के लिए सुझाव
प्रभावी ईमेल हस्ताक्षर बनाना कार्यक्षमता और सौंदर्यशास्त्र के बीच संतुलन बनाए रखने का काम है। यहां कुछ अतिरिक्त टिप्स हैं जिन्हें ध्यान में रखना चाहिए:
इसे साधारण और पेशेवर रखें
आपका ईमेल हस्ताक्षर एक त्वरित संदर्भ बिंदु होना चाहिए, इसलिए बहुत अधिक जानकारी से इसे भरने से बचें। आवश्यकताओं पर ध्यान दें ताकि यह स्पष्ट और पेशेवर रहें।
लोगो जोड़ने पर विचार करें
यदि आप एक कंपनी या ब्रांड का प्रतिनिधित्व करते हैं, तो ब्रांड पहचान बढ़ाने के लिए एक छोटा लोगो शामिल करने पर विचार करें। लोगो को उचित रूप से आकार दें ताकि वह हस्ताक्षर के प्रवाह को बाधित न करे।
स्वरूपण का कम उपयोग करें
हालांकि आप फॉन्ट और रंग को कस्टमाइज़ कर सकते हैं, इसका अधिकता न करें। पठनीयता को बढ़ाने के लिए स्वरूपण का उपयोग करें, लेकिन सुनिश्चित करें कि आपका हस्ताक्षर सरल और स्पष्ट बना रहे।
संगतता सुनिश्चित करें
सुनिश्चित करें कि आपके हस्ताक्षर अलग-अलग डिवाइस और ईमेल क्लाइंट्स पर अच्छे दिखते हैं। कभी-कभी, अत्यधिक जटिल हस्ताक्षर टूट सकते हैं या विभिन्न प्लेटफार्मों पर अलग दिख सकते हैं। विभिन्न डिवाइस का उपयोग करके अपने हस्ताक्षर को खुद को या सहकर्मियों को ईमेल भेजकर परीक्षण करना सहायक हो सकता है।
अपडेट रहें
यदि आपकी भूमिका या संपर्क जानकारी बदलती है, तो हस्ताक्षर को नवीनतम विवरण को प्रतिबिंबित करने के लिए अपडेट करना न भूलें। अपने हस्ताक्षर को अपडेट रखना पेशेवरता बनाए रखने के लिए बहुत जरूरी है।
कई हस्ताक्षरों का प्रबंधन
अक्सर, व्यक्तियों के पास आउटलुक में एक से अधिक ईमेल खाते होते हैं, या व्यवसाय और व्यक्तिगत ईमेल जैसे विभिन्न प्रकार के ईमेल लिखने की आवश्यकता होती है। आउटलुक आपको कई हस्ताक्षर बनाने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है, आवश्यकता अनुसार उनके बीच स्विच करता है।
कई हस्ताक्षरों का प्रबंधन करने के लिए, आप फिर से हस्ताक्षर और स्टेशनरी विंडो में जा सकते हैं और पहले से उल्लेखित चरणों का पालन करके अतिरिक्त हस्ताक्षर बना सकते हैं। आप फिर इन हस्ताक्षरों को विभिन्न ईमेल खातों को असाइन कर सकते हैं या नए संदेश लिखते समय चयनात्मक रूप से चुन सकते हैं कि कौन सा हस्ताक्षर उपयोग किया जाए।
समस्या समाधान के सुझाव
कभी-कभी, आपको हस्ताक्षर के साथ समस्याएं हो सकती हैं, जैसे स्वरूपण मुद्दे या इसे अपेक्षित रूप से प्रदर्शित नहीं होना। यहां कुछ समस्या समाधान चरण हैं:
- स्वरूपण की जाँच करें: सुनिश्चित करें कि एडिटर में स्वरूपण Eमेल भेजने पर प्रदर्शित होने वाले स्वरूप से मेल खाता है।
- छवि मुद्दे: यदि आपका लोगो या छवियाँ प्रदर्शित नहीं होती हैं, तो पुष्टि करें कि छवियाँ ठीक से लिंक या एम्बेड की गई हैं।
- ईमेल क्लाइंट अंतर: याद रखें कि ईमेल क्लाइंट्स HTML को अलग-अलग रेंडर करते हैं, जो आपके हस्ताक्षर को प्रभावित कर सकता है।
निष्कर्ष
आउटलुक में हस्ताक्षर जोड़ना एक सरल प्रक्रिया है जो आपके ईमेल की पेशेवरता को काफी हद तक बढ़ा सकती है। आवश्यक संपर्क विवरण और अन्य प्रासंगिक जानकारी शामिल करके, आप सुनिश्चित करते हैं कि प्राप्तकर्ताओं के पास उनके पास सभी कुछ हो जो उन्हें चाहिए होता है। इस गाइड में बताए गए चरणों का पालन करके, आप समय की बचत के साथ एक उपयुक्त ईमेल हस्ताक्षर को सेट कर सकते हैं। चाहे आप व्यक्तिगत कारणों, व्यापार संचार या दोनों के लिए आउटलुक का उपयोग कर रहे हों, एक अच्छी तरह से निर्मित हस्ताक्षर आपकी ईमेल संचार रणनीति में काफी योगदान कर सकता है।
अपने हस्ताक्षर के विविध पहलुओं को नियंत्रित करके - इसके सामग्री और स्वरूप से लेकर इसके विभिन्न ईमेल खातों के साथ आवेदन तक, आप सुनिश्चित करते हैं कि हर ईमेल के साथ आपका एक संगत और पेशेवर रूप है।
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