如何在 Outlook 中添加签名

已编辑 3 几个月前 通过 ExtremeHow 编辑团队

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在 Outlook 中添加电子邮件签名是为收件人提供更多关于您信息的一种好办法，通常包括您的姓名、电子邮箱地址、电话号码以及您希望分享的其他信息，如社交媒体账号或网站链接。本指南将带您逐步完成在 Microsoft Outlook 中添加签名的过程，涵盖确保签名设置符合您要求的各个方面。

了解电子邮件签名

在介绍过程之前，我们先来了解一下电子邮件签名是什么以及为什么它很重要。电子邮件签名是自动添加到您发送的电子邮件消息末尾的一段文本。它向收件人提供了额外的联系信息，展示了您的专业精神。它可以作为您的数字名片，如果做得好，会留下持久的印象。

在 Outlook 中添加签名的步骤

以下是为 Microsoft Outlook 创建新电子邮件签名的详细易行步骤。这些说明主要适用于 Outlook 2016、Outlook 2019 和 Microsoft 365 的 Outlook。请注意，如果您使用的是不同版本，步骤可能会略有不同，但应该大同小异。

步骤 1：打开 Microsoft Outlook

首先，确保您的计算机上已安装 Microsoft Outlook 并正常运行。单击图标打开应用程序。如果您还没有登录，您需要输入电子邮箱凭证。

步骤 2：访问签名设置

Outlook 打开后，单击位于左上角的文件选项卡。这将打开一个包含各种选项的菜单。在此菜单中，选择选项。会弹出一个新窗口。

在选项窗口中，查找左侧的邮件类别并单击它。这将打开邮件设置。

在邮件设置中，您会找到一个名为签名...的按钮。单击该按钮打开“签名和信纸”窗口，在此窗口中您可以创建和管理电子邮件签名。

步骤 3：创建新签名

在“签名和信纸”窗口中，您将看到创建新签名的选项。单击新建按钮开始创建新的电子邮件签名。

会弹出一个对话框，要求您为新签名输入一个名字。这个名字仅供您参考。根据其预期用途，输入相关名称，如“工作签名”或“个人签名”，然后单击确定。

步骤 4：编写您的签名

选择新签名后，您现在可以在下面的编辑窗格中输入签名内容。考虑包括：

• 您的全名
• 您的职位
• 您的公司或组织（如果适用）
• 如电话号码或电子邮箱的联系信息
• 您的网站 URL 或社交媒体资料
• 您喜欢的标语或引用（可选）

您可以通过使用可用格式工具栏来进一步个性化您的签名，更改字体样式、大小和颜色。

步骤 5：配置签名选项

写好签名后，您必须指定在哪些情况下应使用此签名。在“选择默认签名”部分，您可以指定签名适用于哪个帐户（如果您在 Outlook 中设置了多个电子邮件帐户）。

此外，您可以选择将此新签名设置为新电子邮件和/或回复和转发的默认签名，方法是从提供的两个下拉菜单中选择适当的选项：新建邮件及答复/转发。

步骤 6：保存您的签名

一旦您对签名的外观和设置满意，点击确定保存签名。您可以再次单击确定关闭选项窗口。

创建有效电子邮件签名的提示

制作有效的电子邮件签名需要在功能性和美观性之间取得平衡。以下是一些需要记住的额外提示：

保持简洁和专业

您的电子邮件签名应成为快速参考点，因此避免填入过多信息。专注于要点以保持整洁和专业。

考虑添加徽标

如果您代表公司或品牌，考虑包含一个小徽标以提高品牌识别度。请记得适当调整徽标大小，以免中断签名的流畅度。

谨慎使用格式化

虽然可以自定义字体和颜色，但重要的是不要过于花哨。使用格式来提高可读性，但确保您的签名保持简洁直观。

确保兼容性

确保您的签名在不同设备和电子邮件客户端上显示良好。有时候，过于复杂的签名在不同平台上可能会中断或看起来不同。通过使用不同设备发送邮件给自己或同事测试您的签名可能会有所帮助。

保持更新

如果您的职位或联系信息更改，不要忘记更新您的签名以反映最新的详细信息。保持签名最新对于保持专业性至关重要。

管理多个签名

通常，个人在 Outlook 中有不止一个电子邮箱帐户，或需要撰写不同类型的电子邮件，比如商务电子邮件与个人电子邮件。Outlook 允许您创建和管理多个签名，按需在它们之间切换。

要管理多个签名，您可以返回“签名和信纸”窗口，按照前面提到的步骤创建其他签名。然后，您可以将这些签名分配给不同的电子邮件帐户或选择性地在编写新邮件时选择使用哪个签名。

故障排除提示

有时，您可能会遇到有关签名的问题，例如格式问题或未按预期显示。以下是一些故障排除步骤：

• 检查格式：确保编辑器中的格式与您发送邮件时显示的格式一致。
• 图像问题：如果您的徽标或图像没有出现，请确认图像已正确链接或嵌入。
• 电子邮件客户端差异：请记住，不同电子邮件客户端呈现 HTML 的方式不同，这可能会影响签名的外观。

结论

在 Outlook 中添加签名是一个简单的过程，可以大大提高您的电子邮件的专业性。通过包括必要的联系信息和其他相关信息，您可以确保收件人掌握所需的一切。通过遵循本指南中概述的步骤，您可以快速有效地设置合适的电子邮件签名。无论您出于个人原因还是商务沟通或两者兼而有之地使用 Outlook，妥善制作的签名都会极大促进您的电子邮件沟通策略。

通过监督签名的各个方面，从其内容和格式到其与不同电子邮件帐户的应用，您可以确保每封电子邮件都具有一致而专业的外观。

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