Как добавить комментарии в Excel 2016

Отредактировано 4 несколько месяцев назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeExcelКомментарииЭлектронная таблицаСотрудничествоДанныеОбзорWindowsMacРедактированиеПродуктивность

Microsoft Excel является мощным инструментом, который используется людьми и профессионалами по всему миру для различных задач, включая анализ данных, финансовое моделирование и многое другое. Одной из полезных функций Excel является возможность добавлять комментарии к ячейкам. Эти комментарии помогают предоставить контекст, объяснение или аннотацию для данных в этих ячейках. Эта функция чрезвычайно полезна при совместной работе с другими или для отслеживания идей и заметок для себя. В этом подробном руководстве мы изучим способы добавления, редактирования и управления комментариями в Excel 2016.

Почему использовать комментарии?

Комментарии в Excel важны по нескольким причинам:

• Ясность: Комментарии могут помочь сделать данные более ясными, предоставляя объяснения о цифрах или формулах, используемых в расчетах.
• Обратная связь: Когда более одного человека работают над одной таблицей, комментарии служат средством задавания вопросов или предоставления обратной связи без изменения данных.
• Документация: Они служат формой документации, которая отслеживает изменения, причины для решений и другие важные заметки, связанные с данными.

Добавление комментариев в Excel 2016

Добавление комментариев в Excel 2016 - это простой процесс. Следуйте шагам ниже, чтобы добавить комментарии к вашим ячейкам Excel:

Шаг 1: Выберите ячейку

Сначала вам нужно выбрать ячейку, в которую вы хотите добавить комментарий. Это делается щелчком мыши по ячейке. Убедитесь, что нужная ячейка выделена перед переходом к следующему шагу.

Шаг 2: Вставьте комментарий

После выбора ячейки перейдите на вкладку Рецензирование в ленте Excel в верхней части экрана. Лента - это панель инструментов, содержащая различные опции и функции в Excel. На вкладке рецензирования найдите группу 'Комментарии'. Здесь вы найдете опцию под названием Новый комментарий. Щелкните по этой опции, чтобы вставить комментарий в выбранную ячейку.

Шаг 3: Напишите комментарий

После выбора Нового комментария появится окно комментария рядом с выбранной ячейкой. Вы также увидите курсор внутри окна комментария, указывающий, что вы можете начать вводить свой комментарий. Введите текст, который вы хотите видеть в виде комментария в поле. Это может быть объяснение, заметка или любая информация, которую вы хотите прикрепить к ячейке.

Шаг 4: Сохраните комментарий

После написания комментария щелкните в любом месте за пределами окна комментария, чтобы сохранить комментарий. Окно комментария исчезнет, но будьте уверены, что ваш комментарий по-прежнему сохранен в таблице Excel. Маленький красный треугольник в правом верхнем углу ячейки теперь будет указывать, что с ней связан комментарий.

Просмотр комментариев

Excel 2016 позволяет легко просматривать комментарии. Чтобы просмотреть содержимое комментария, просто наведите курсор на ячейку, содержащую комментарий. Окно комментария всплывет, отображая введенный текст. Если вы хотите просмотреть все комментарии в конкретном листе, есть опция для отображения всех комментариев сразу.

Отображение всех комментариев

Чтобы отобразить все комментарии, перейдите на вкладку Рецензирование и нажмите кнопку Показать все комментарии. Это откроет все комментарии в их соответствующих ячейках, позволяя вам просматривать их без необходимости наведения на каждую ячейку по отдельности.

Редактирование комментариев

Возможно, вам потребуется отредактировать существующий комментарий. Возможно, вы допустили опечатку или вам нужно обновить информацию. Вот как вы можете отредактировать комментарий:

Шаг 1: Перейдите к ячейке

Найдите и выберите ячейку, содержащую комментарий, который вы хотите отредактировать. Убедитесь, что виден красный треугольник, указывающий на существование комментария.

Шаг 2: Отредактируйте комментарий

На вкладке Рецензирование нажмите на опцию Редактировать комментарий. Откроется окно комментария, позволяя вам внести необходимые изменения в ваш комментарий.

Шаг 3: Сохраните изменения

После внесения изменений сохраните и закройте комментарий, щелкнув за пределами окна комментария. Изменения будут сохранены, и ваши исправления появятся в комментарии.

Удаление комментариев

Если комментарий больше не нужен, его можно удалить. Удаление комментариев в Excel 2016 просто:

Шаг 1: Выберите ячейку

Выберите ячейку, содержащую комментарий, который вы хотите удалить.

Шаг 2: Удалите комментарий

Нажмите кнопку Удалить, находящуюся в разделе комментариев вкладки Рецензирование. Это действие удалит комментарий из выбранной ячейки.

Преимущества использования комментариев

Использование комментариев в ваших таблицах Excel предлагает несколько преимуществ:

• Улучшает общение между членами команды, работающими над общей таблицей.
• Помогает документировать важные решения или другие важные заметки для будущей ссылки.
• Экономит время, предоставляя быстрый и легкодоступный источник информации о данных каждой ячейки.

Пример использования

Рассмотрим ситуацию, когда вы работаете над отчетом бюджета с членами команды. Каждый член команды отвечает за различную часть отчета. С помощью комментариев каждый участник может легко аннотировать свои соответствующие секции заметками, объясняющими их расчеты или решения. Кроме того, если у другого члена команды возникнет вопрос, он может добавить комментарий, чтобы привлечь внимание к нему без изменения данных. Таким образом, комментарии играют важную роль в поддержании четкого и эффективного рабочего процесса.

Заключение

Комментарии в Excel 2016 обеспечивают невероятно полезный способ улучшить сотрудничество и понимание данных. Их легко добавлять, просматривать, редактировать и удалять. Используя комментарии стратегически, вы можете прояснить сложную информацию, отслеживать свои мысли и эффективно общаться с другими, работающими в той же электронной таблице. Понимание того, как эффективно использовать комментарии, может помочь вам максимально использовать потенциал Excel как инструмента управления и анализа данных. Надеемся, это руководство предоставило вам шаги и понимание, необходимые для эффективного использования комментариев в вашем проекте Excel. Независимо от того, работаете ли вы в одиночку или в составе команды, комментарии могут значительно улучшить ваш способ управления и обмена информацией в Excel 2016.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление