Office 2021 में दस्तावेज़ों पर सहयोग कैसे करें

संपादित 4 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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दस्तावेज़ों पर सहयोग कार्य वातावरण, शैक्षिक सेटिंग्स और व्यक्तिगत परियोजनाओं का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। Microsoft Office 2021 ऐसे उपकरण प्रदान करता है जो उपयोगकर्ताओं को Word दस्तावेज़ों, Excel स्प्रेडशीट और PowerPoint प्रस्तुतियों पर कुशलतापूर्वक एक साथ काम करने की अनुमति देते हैं। यह मार्गदर्शिका आपको Office 2021 में दस्तावेज़ों पर सहयोग करने की प्रक्रिया से परिचित कराएगी, प्रत्येक चरण को विस्तार से समझाएगी ताकि आप इन सुविधाओं का सर्वोत्तम उपयोग कर सकें।

Office 2021 में सहयोग को समझना

Office 2021 में सहयोग को निर्बाध और सहज होने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह कई उपयोगकर्ताओं को एक ही दस्तावेज़ पर एक साथ काम करने, दूसरों द्वारा किए गए परिवर्तनों को ट्रैक करने और टिप्पणियों के माध्यम से सीधे संवाद करने की अनुमति देता है। क्लाउड सेवाओं और OneDrive के साथ एकीकरण का लाभ उठाकर, Office 2021 सहयोग को बढ़ाता है, दस्तावेज़ों को अद्यतित रखना और उन्हें कहीं से भी एक्सेस करना आसान बनाता है।

सहयोग के लिए तैयारी करना

सहयोग के लिए आगे बढ़ने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपके पास एक सक्रिय Microsoft खाता और इंटरनेट कनेक्शन है। यह दस्तावेज़ों को स्टोर और साझा करने के लिए OneDrive के उपयोग में सक्षम बनाता है। आपके वातावरण को सेट अप करने के लिए यहां एक संक्षिप्त रेखाचित्र है:

1. Microsoft खाता बनाएं: यदि आपके पास पहले से नहीं है, तो Microsoft खाता वेबसाइट पर जाएं और इसे बनाने के लिए चरणों का पालन करें।
2. Office 2021 स्थापित करें: सुनिश्चित करें कि आपका डिवाइस Office 2021 स्थापित है। यदि आपने अभी तक ऐसा नहीं किया है, तो आपको इसे खरीदने या अपग्रेड करने की आवश्यकता हो सकती है।
3. OneDrive सेट करें: OneDrive Microsoft की क्लाउड स्टोरेज सेवा है, और इसका Office एप्लिकेशन में सीधे एकीकरण है। अपने Microsoft खाते से लॉग इन करें, और अपने डिवाइस पर OneDrive सक्षम करें।

इन पूर्वापेक्षाओं को पूरा करने के साथ, अब आप दस्तावेज़ों पर सहयोग करना शुरू कर सकते हैं।

सहयोग के लिए दस्तावेज़ साझा करना

दस्तावेज़ साझा करना दूसरों के साथ सहयोग के लिए पहला कदम है। Office 2021 आपको OneDrive का लाभ उठाकर फ़ाइलों को आसानी से साझा करने की अनुमति देता है। यहां प्रमुख Office ऐप्लिकेशनों में दस्तावेज़ साझा करने का तरीका बताया गया है:

Word दस्तावेज़ साझा करना

1. Office 2021 में अपने Word दस्तावेज़ को खोलें।
2. File टैब पर क्लिक करें
3. नेविगेशन पैन से Share का चयन करें।
4. विशिष्ट संपर्कों के साथ साझा करने के लिए Share with people का चयन करें।
5. वैकल्पिक रूप से, Invite people के अंतर्गत, अपने सहयोगियों के ईमेल पते दर्ज करें।
6. आप अनुमतियां सेट कर सकते हैं: तय करें कि वे edit कर सकते हैं या केवल view कर सकते हैं।
7. Share पर क्लिक करें, और आपका दस्तावेज़ अब आपकी सेट की गई अनुमतियों के साथ दूसरों द्वारा सुलभ होगा।

Excel स्प्रेडशीट साझा करना

1. उस Excel स्प्रेडशीट को खोलें जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
2. File टैब पर जाएं और Share पर क्लिक करें।
3. जैसे Share with people या Get link विकल्पों में से चयन करें।
4. Invite people के अंतर्गत, उन लोगों के ईमेल पते या नाम दर्ज करें जिनके साथ आप काम करना चाहते हैं।
5. अनुमति स्तर (संपादन या केवल दर्शनीय) सेट करें और सहयोग करने के लिए निमंत्रण भेजें।

PowerPoint प्रस्तुति साझा करना

1. Office 2021 में अपनी PowerPoint फ़ाइल खोलें।
2. File टैब पर जाएं, फिर Share का चयन करें।
3. आपको share with people या get a shareable link विकल्प दिखाई देंगे।
4. Invite People अनुभाग के अंतर्गत ईमेल पते दर्ज करें।
5. निर्धारित करें कि सहयोगी प्रस्तुति को संपादित कर सकते हैं या केवल देख सकते हैं।
6. निमंत्रण भेजने के लिए Share पर क्लिक करें।

लिंक साझा करना विशेष लोगों तक सीमित किया जा सकता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि आपका दस्तावेज़ उस तक पहुंचने के लिए विशिष्ट अनुमतियां आवश्यक करेगा और यह निजी रहेगा।

रियल-टाइम सहयोग

Office 2021 रियल-टाइम सहयोग का समर्थन करता है, जिसका अर्थ है कि एक दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तन सभी सहयोगियों की स्क्रीन पर दिखाई देते हैं। इससे उपयोगकर्ताओं के लिए दस्तावेजों को आगे-पीछे भेजे बिना विचार-मंथन और एक साथ काम करने का माहौल बनता है। यहां बताया गया है कि आप रियल-टाइम सहयोग का अधिकतम लाभ कैसे उठा सकते हैं:

1. Microsoft Office ऐप्लिकेशन (Word, Excel, या PowerPoint) का उपयोग करके साझा दस्तावेज़ खोलें।
2. सुनिश्चित करें कि आप इंटरनेट से जुड़े हैं ताकि परिवर्तन रियल-टाइम में सिंक हो सकें।
3. आपके साथ दस्तावेज़ देखने या संपादित करने वाला कौन है इसका संकेतक दिखाई देगा।
4. हर कोई स्वतंत्र रूप से संपादित कर सकता है, फिर भी दूसरों के संपादन देख सकता है, जिससे सहयोगी कार्यक्षेत्र को बढ़ावा मिलता है।

रियल-टाइम सहयोग के दौरान भूमिकाओं के बारे में संचार बनाए रखना और दस्तावेज़ के किस भाग को कौन संपादित करेगा, सहायक होता है। इससे ओवरलैप को रोकने और टीमवर्क को सरल बनाने में मदद मिल सकती है। साथ ही, स्पष्टता और सुलभता बढ़ाने के लिए दस्तावेज़ प्रारूप, शैली और संरचना के लिए परंपराओं को अपनाने का प्रयास करें।

अपने दस्तावेज़ में टिप्पणियों का उपयोग करना

Office 2021 में टिप्पणी सुविधा दस्तावेज़ में किसी भी परिवर्तन किए बिना सीधे नोट्स, सुझाव, प्रश्न, या स्पष्टीकरण छोड़ने के लिए उपयोगी है। यहां बताया गया है कि टिप्पणियों का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करें:

1. जिस पाठ, कक्ष, या स्लाइड ऑब्जेक्ट पर आप टिप्पणी करना चाहते हैं उसे चुनें।
2. अपने Office ऐप्लिकेशन में Review टैब पर जाएं।
3. New Comment चुनें (आमतौर पर एक वाक् बुलबुले आइकन द्वारा दर्शाया गया)।
4. अपनी टिप्पणी टाइप करें और Post पर क्लिक करें।
5. अन्य सहयोगी आपकी टिप्पणियों का उत्तर दे सकते हैं, जिससे बातचीत जारी रह सके।
6. टिप्पणियों को हल किया जा सकता है या दस्तावेज़ की सफाई बनाए रखने के लिए हटा दिया जा सकता है।

टिप्पणियों का उपयोग करके, सहयोगी मुख्य दस्तावेज़ की सामग्री को अव्यवस्थित किए बिना विशिष्ट चीजों पर चर्चा कर सकते हैं, जो स्पष्टता और फोकस बनाए रखने में मदद करता है।

किसी दस्तावेज़ में परिवर्तनों का ट्रैकिंग

Office 2021 आपको एक दस्तावेज़ में किए गए प्रत्येक संपादन को ट्रैक करने की अनुमति देता है, जो पारदर्शिता और अंतिम अनुमोदन से पहले परिवर्तनों की पूरी तरह से समीक्षा करने की क्षमता प्रदान करता है। यह संपादकों और समीक्षकों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है। इस सुविधा का उपयोग कैसे करें:

Word में परिवर्तनों का ट्रैकिंग

1. अपने Word दस्तावेज़ में Review टैब पर जाएं।
2. इस सुविधा को सक्षम करने के लिए Track Changes पर क्लिक करें।
3. किसी भी जोड़ या हटाए गए को संपादक और समय टिकट दिखाते हुए चिह्नित किया जाएगा।
4. Tracking अनुभाग के अंतर्गत, आप यह चुन सकते हैं कि परिवर्तन कैसे प्रदर्शित होते हैं, मूल और संशोधित पाठ की सुविधाजनक तुलना की अनुमति देते हैं।
5. परिवर्तनों की मैन्युअल रूप से समीक्षा करने के लिए, प्रत्येक परिवर्तन पर जाएं और संपादन स्वीकार करें या अस्वीकार करें।

Excel और PowerPoint में परिवर्तनों का ट्रैकिंग

1. जबकि Excel और PowerPoint में सीधे "Track Changes" सुविधाएं नहीं हैं जैसे Word में होती हैं, आप परिवर्तन ट्रैकिंग सक्षम कर सकते हैं और OneDrive का उपयोग कर टिप्पणियों के माध्यम से संस्करण इतिहास बनाए रख सकते हैं।
2. Excel में, Review के अंतर्गत, आप पहले से सहेजे गए संस्करणों की समीक्षा कर सकते हैं।
3. PowerPoint में आप फ़ाइल इतिहास के भीतर संस्करण प्रबंधन के माध्यम से विभिन्न संशोधनों को प्रबंधित कर सकते हैं।

कई योगदानकर्ताओं के साथ जटिल या लंबे प्रोजेक्ट्स पर काम करते समय किसी दस्तावेज़ का परिवर्तन लॉग बनाए रखना, जवाबदेही और स्पष्टता के लिए आवश्यक है।

संस्करण इतिहास

Office 2021 OneDrive में संग्रहीत आपके दस्तावेज़ों के लिए एक संस्करण इतिहास प्रदान करता है, जो प्रगति को ट्रैक करने और आवश्यकता पड़ने पर पिछले राज्य में वापस लौटने में मदद करता है। यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब कोई अप्रत्याशित संपादन किया गया हो या डेटा खो गया हो:

1. किसी भी Office एप्लिकेशन में दस्तावेज़ खोलें जो OneDrive से जुड़ा हुआ है।
2. File > Info पर जाएं और Version History का चयन करें।
3. आपको दिनांक और समय के अनुसार सॉर्ट की गई दस्तावेज़ स्थिति की एक सूची दिखाई देगी।
4. किसी संस्करण को खोलने के लिए उस पर क्लिक करें और देखें कि उस समय यह कैसा दिखता था।
5. यदि आवश्यक हो, तो एक पिछला संस्करण वर्तमान संस्करण के स्थान पर पुनर्स्थापित किया जा सकता है।

संस्करण इतिहास का उपयोग करना सुनिश्चित करता है कि दस्तावेज़ के विकास के सभी चरण सुलभ हैं, किसी भी आवश्यक जानकारी को स्थायी रूप से खोने से रोकते हैं।

संचार उपकरणों का एकीकरण

सफल सहयोग के लिए संचार महत्वपूर्ण है। जबकि Office 2021 दस्तावेज़ में टिप्पणियों और संपादन के साथ संचार पर जोर देता है, लेकिन Microsoft जैसे अन्य उपकरणों जैसे Microsoft Teams का उपयोग करने से समन्वय को बढ़ाया जा सकता है:

1. Microsoft Teams एकीकरण: यह वीडियो कॉल, चैट, और जिन दस्तावेज़ों पर काम किया जा रहा है उनके सीधे लिंक की अनुमति देता है। दस्तावेज़ों के लिंक सीधे Teams इंटरफ़ेस से एक्सेस किए जा सकते हैं।
2. ईमेल: Office ऐप्लिकेशनों के साझा इंटरफ़ेस से एक साथ ईमेल सूचनाएं जल्दी अपडेट के लिए भेजी जा सकती हैं।
3. SharePoint में चैट: यदि आपका संगठन SharePoint का उपयोग करता है, तो एकीकृत इंस्टेंट मैसेजिंग दस्तावेज़ संपादन के दौरान सहयोग को बढ़ा सकता है।

Office 2021 के साथ इन संचार उपकरणों का उपयोग तरीके से सुनिश्चित करता है कि सहयोगी हमेशा अच्छी तरह से जुड़े और सूचित रहते हैं, एक अधिक सुसंगत और कुशल कार्य वातावरण को बढ़ावा मिल सकता है।

निष्कर्ष

Office 2021 में दस्तावेज़ों पर सहयोग करना एक सरल लेकिन शक्तिशाली प्रक्रिया है जो रियल-टाइम में संपादन और संशोधन, परिवर्तन ट्रैक करने, टिप्पणियां प्रबंधित करने और संस्करण इतिहास के माध्यम से दस्तावेज़ विकास की समीक्षा करने की क्षमता को संयोजित करती है। OneDrive जैसे उपकरण पहुंच और संचार में सहायक होते हैं, दूसरों के साथ दूरस्थ स्थानों से निर्बाध रूप से काम करने की संभावनाओं को अंतहीन बना देते हैं। एक सहयोगी वातावरण को समझदारी से सेट करके, उपलब्ध सुविधाओं का कुशलतापूर्वक उपयोग करके, और अन्य Microsoft संचार उपकरणों को एकीकृत करते हुए, आप दस्तावेज़ सहयोग के लिए Office 2021 की पूरी संभावनाओं का लाभ उठा सकते हैं।

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