Office 2021でドキュメントを共同編集する方法

編集済み 4 数か月前 によって ExtremeHow 編集チーム

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ドキュメントの共同編集は、職場環境や教育の場、個人プロジェクトにおいて重要な部分です。Microsoft Office 2021は、ユーザーがWordドキュメント、Excelスプレッドシート、PowerPointプレゼンテーションで効率的に共同作業するためのスムーズなツールを提供しています。このガイドでは、Office 2021でドキュメントを共同編集するプロセスを紹介し、それぞれのステップを詳細に説明してこれらの機能を最大限に活用できるようにします。

Office 2021における共同作業の理解

Office 2021での共同作業は、シームレスで直感的に設計されています。複数のユーザーが同時に同じドキュメントで作業し、他の人による変更を追跡し、コメントを通じて直接コミュニケーションを取ることができます。クラウドサービスとOneDriveとの連携を活用することで、Office 2021は共同作業を強化し、ドキュメントを最新の状態に保ち、どこからでもアクセスできるようにします。

準備段階を整える

共同作業を開始する前に、有効なMicrosoftアカウントとインターネット接続を確保してください。これにより、OneDriveを使用してドキュメントを保存および共有することが可能になります。ここでは、環境を設定するための簡単な手順を示します：

1. Microsoftアカウントを作成する: まだ持っていない場合は、Microsoftアカウントのウェブサイトにアクセスし、手順に従って作成してください。
2. Office 2021をインストールする: デバイスにOffice 2021がインストールされていることを確認してください。まだインストールしていない場合は、購入またはアップグレードが必要な場合があります。
3. OneDriveを設定する: OneDriveはMicrosoftのクラウドストレージサービスで、Officeアプリケーションに直接統合されています。Microsoftアカウントでログインし、デバイスでOneDriveを有効にします。

これらの準備が整えば、ドキュメントの共同作業を開始することができます。

共同作業のためのドキュメント共有

ドキュメントを共有することが、他の人と共同作業を行うための最初のステップです。Office 2021では、OneDriveを活用してファイルを簡単に共有できます。主要なOfficeアプリケーションでドキュメントを共有する方法は次の通りです：

Wordドキュメントの共有

1. Office 2021でWordドキュメントを開く。
2. ファイルタブをクリック。
3. ナビゲーションパネルから共有を選択。
4. 特定の連絡先と共有するには人と共有を選択。
5. オプションで、招待する人の下に共同編集者のメールアドレスを入力。
6. 許可を設定：編集可能か閲覧のみかを選ぶ。
7. 共有をクリックすると、設定した許可で他のユーザーがドキュメントにアクセスできるようになります。

Excelスプレッドシートの共有

1. 共有したいExcelスプレッドシートを開く。
2. ファイルタブに移動し、共有をクリック。
3. 人と共有またはリンクを取得から選択。
4. 招待する人の下に、共同作業したい人のメールアドレスまたは名前を入力。
5. 許可レベル（編集または閲覧のみ）を設定し、共同作業の招待を送信。

PowerPointプレゼンテーションの共有

1. Office 2021でPowerPointファイルを開く。
2. ファイルタブに移動し、共有を選択。
3. 人と共有するか共有可能なリンクを取得するオプションが表示されます。
4. 招待する人セクションにメールアドレスを入力。
5. 共同編集者が編集可能か、または閲覧のみかを決める。
6. 共有をクリックして招待を送信。

リンクの共有は特定の人のみで制限可能で、ドキュメントへのアクセスには特定の許可が必要となりプライバシーが保たれます。

リアルタイム共同作業

Office 2021はリアルタイムでの共同作業をサポートしており、ドキュメントに加えられた変更が全ての共同編集者の画面に表示されます。これにより、ユーザーはドキュメントを行き来することなく、脳嵐を行い、同時に作業することができます。リアルタイム共同作業を最大限に活用する方法は以下の通りです：

1. Microsoft Officeアプリケーション（Word、Excel、またはPowerPoint）で共有されたドキュメントを開く。
2. インターネットに接続していることを確認し、変更がリアルタイムで同期されるようにします。
3. 誰がドキュメントを見ているか、または編集しているかを示すインジケーターが表示されます。
4. それぞれが独立して編集でき、他の人の編集を見られることで、共同作業の場が活発になります。

リアルタイム共同作業中に、役割やどの部分を編集するかについてコミュニケーションを保つことは役立ちます。これにより重複を防ぎ、チームワークを簡素化します。また、ドキュメントの形式、スタイル、構造に関する規約を採用することで、明瞭さとアクセシビリティを向上させることができます。

ドキュメントでコメントを使用する

Office 2021のコメント機能は、メモ、提案、質問、または明確な説明をドキュメント内に直接残すのに便利です。変更を加えずにコメントを使用する方法は次の通りです：

1. コメントを追加したいテキスト、セル、またはスライドオブジェクトを選択。
2. Officeアプリケーションでレビュータブに移動。
3. 新しいコメントを選択（通常は吹き出しアイコンで表されます）。
4. コメントを入力し、投稿をクリック。
5. 他の共同編集者がコメントに返信し、会話を続けることができます。
6. コメントは解決または削除してドキュメントの整理を保つことができます。

コメントを使用することで、共同作業者はメインドキュメントの内容を散らかさずに、特定のことを議論できるので、明確さと焦点が維持されます。

ドキュメントの変更を追跡する

Office 2021では、ドキュメントに加えられたすべての編集を追跡でき、透明性があり、最終承認前に変更を徹底的に確認できます。特に編集者やレビュアーにとって有用です。この機能を使用する方法は次の通りです：

Wordでの変更の追跡

1. Wordドキュメントのレビュータブに移動。
2. 変更履歴の管理をクリックし、有効にします。
3. 追加や削除がマークされ、編集者とタイムスタンプが表示されます。
4. トラッキングセクションの下で、変更が表示される方法を選択でき、元のテキストと変更されたテキストの比較が便利にできます。
5. 変更を手動で確認するには、各変更に移動して編集を承認または拒否します。

ExcelとPowerPointでの変更の追跡

1. ExcelとPowerPointには、Wordのような「変更履歴の管理」機能は直接ありませんが、OneDriveを使用して変更の追跡とバージョン履歴を保持できます。
2. Excelでは、レビューの下で、以前に保存されたバージョンを確認できます。
3. PowerPointも、ファイル履歴内でのバージョン管理を通じて異なるリビジョンを管理できます。

ドキュメントの変更履歴を維持することは、特に複数の寄稿者と作業する複雑または長期のプロジェクトの場合、アカウンタビリティと明確さのために重要です。

バージョン履歴

Office 2021は、OneDriveに保存されているドキュメントのバージョン履歴を提供し、進行状況を追跡し、必要に応じて前の状態に戻すことができます。予期せぬ編集が行われた場合やデータが失われた場合に特に有用です：

1. OneDriveにリンクされた任意のOfficeアプリケーションでドキュメントを開く。
2. ファイル > 情報に移動し、バージョン履歴を選択。
3. 日付と時刻でソートされたドキュメントのステータスリストが表示されます。
4. バージョンをクリックして、その時点での状態を確認します。
5. 必要に応じて、以前のバージョンを現在のバージョンに変わって復元できます。

バージョン履歴を使用することで、ドキュメントの発展のすべての段階がアクセス可能になり、重要な情報が永久に失われることを防ぎます。

コミュニケーションツールの統合

コミュニケーションは成功する共同作業にとって重要です。Office 2021は、コメントと編集で文書内のコミュニケーションを強調しながら、Microsoft Teamsなどの他のMicrosoftツールを使用してコーディネーションを強化できます：

1. Microsoft Teams統合:これはビデオ通話、チャット、作業中のドキュメントへの直接リンクを可能にします。ドキュメントへのリンクはTeamsのインターフェイスから直接アクセスできます。
2. メール: Officeアプリケーションの共有インターフェースから同時にメール通知を送信して迅速な更新を行えます。
3. SharePointでのチャット: もしあなたの組織がSharePointを使用している場合、統合されたインスタントメッセージングがドキュメント編集中に共同作業を強化できます。

これらのコミュニケーションツールをOffice 2021と組み合わせて使用することで、同僚が常に接続され、情報が常に得られ、一貫して効率的な作業環境が促進されます。

結論

Office 2021でのドキュメントの共同編集は、リアルタイムでの編集と改訂、変更の追跡、コメントの管理、バージョン履歴を通じたドキュメントの進化のレビューの能力を組み合わせた、シンプルで強力なプロセスです。OneDriveのようなツールがアクセス可能性とコミュニケーションを支援することで、リモートロケーションからもシームレスに他の人と作業する可能性が無限に広がります。共同作業環境を注意深く設定し、利用可能な機能を効果的に使用し、他のMicrosoftのコミュニケーションツールを統合することで、Office 2021が提供するドキュメント共同作業のすべての可能性を活用できます。

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