Como colaborar em tarefas com equipes no Todoist

Editado 2 meses atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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No mundo acelerado de hoje, a colaboração efetiva é a chave para o sucesso das equipes, seja em um ambiente corporativo, em um projeto escolar ou em qualquer outro ambiente onde a coordenação da equipe seja importante. O Todoist é uma das muitas ferramentas disponíveis que ajudam as equipes a gerenciar tarefas de forma eficiente. Ele fornece uma plataforma fácil de usar para organizar tarefas, definir prioridades e colaborar com os membros da equipe em tempo real.

Colaborar em tarefas usando o Todoist envolve várias etapas, e entender essas etapas é essencial para gerenciar e acompanhar efetivamente as responsabilidades compartilhadas. Este guia explorará como as equipes podem colaborar efetivamente usando o Todoist, com exemplos práticos e instruções detalhadas sobre como configurar, gerenciar e melhorar a produtividade da equipe.

Configurando o Todoist para a colaboração em equipe

Para começar a colaborar com uma equipe no Todoist, a primeira etapa é garantir que todos os membros da equipe tenham contas no Todoist. Veja como você pode configurar o Todoist para uma colaboração eficaz em equipe:

1. Criando uma conta no Todoist

Se cada membro da equipe ainda não tem uma conta, eles precisarão criar uma conta no Todoist. Isso pode ser feito visitando o site do Todoist ou baixando o aplicativo Todoist na loja de aplicativos do seu dispositivo móvel. Durante o processo de criação da conta, você fornecerá um e-mail e definirá uma senha.

2. Configurando um projeto de equipe

Uma vez que todos os membros da equipe tenham suas contas, o próximo passo é criar um projeto compartilhado. Um projeto no Todoist é como um contêiner para tarefas que todos que fazem parte do projeto podem ver e modificar. Siga estas etapas para criar um:

• Faça login na sua conta do Todoist.
• Clique no botão "Adicionar Projeto", que geralmente é marcado com um sinal de adição "+" .
• Nomeie o projeto de forma apropriada para refletir o que a equipe estará trabalhando. Por exemplo, pode ser chamado de “Campanha de Marketing” ou “Redesign do Site”.
• Opcionalmente, você pode usar códigos de cores nos projetos para fácil identificação.

3. Convidando membros da equipe

Depois de criar um projeto, você precisa convidar seus membros da equipe para o projeto. Isso garantirá que eles tenham acesso e possam contribuir com as tarefas:

• Abra o projeto que você acabou de criar.
• Encontre o botão "Compartilhar", que geralmente está localizado no canto superior direito da interface do projeto.
• Digite os endereços de e-mail dos membros da equipe que você deseja convidar. Certifique-se de que os e-mails correspondam aos endereços associados às suas contas do Todoist.
• Envie um convite. Os membros da equipe receberão um convite para ingressar no projeto em sua caixa de entrada de e-mail.

Gerenciamento de tarefas e responsabilidades

Uma vez que sua equipe esteja estabelecida dentro de um projeto, você pode começar a gerenciar tarefas. É importante ter um sistema claro para atribuir responsabilidades, para garantir que cada membro da equipe saiba seus papéis e prazos.

1. Criando e atribuindo tarefas

A principal função do Todoist é a criação e o gerenciamento de tarefas. Para criar uma tarefa, siga estas etapas:

• Vá para o projeto onde você deseja que a tarefa exista.
• Clique no botão "Adicionar Tarefa". Isso geralmente é marcado com um sinal de adição "+" na parte inferior da lista de tarefas dentro de um projeto.
• Insira um nome descritivo para a tarefa. Seja claro e use verbos de ação para descrever o que precisa ser feito.
• Você pode adicionar uma data de vencimento clicando no ícone de calendário ao lado do campo de entrada do nome da tarefa.

Para atribuir uma tarefa a um membro específico da equipe:

• Após criar uma tarefa, você verá um ícone “Atribuir” ou pessoa próximo aos detalhes da tarefa.
• Clique no ícone e selecione o membro da equipe para quem você deseja atribuir a tarefa na lista suspensa.

Usar este método garante que todos saibam suas responsabilidades e possam se concentrar nas tarefas atribuídas.

2. Definindo prioridades

Em qualquer projeto, nem todas as tarefas são iguais. Algumas tarefas são mais importantes do que outras e precisam ser priorizadas de acordo. O Todoist permite que você defina prioridades para cada tarefa:

• Quando você cria ou edita uma tarefa, procure a opção “Prioridade”.
• Selecione dentre as opções oferecidas, geralmente níveis de 1 a 4, sendo 1 a mais alta prioridade e 4 a mais baixa prioridade.
• Os níveis de prioridade podem ser representados por códigos de cores – por exemplo, vermelho pode ser usado para tarefas de alta prioridade.

3. Usando rótulos e filtros

O Todoist permite que você use rótulos e filtros para organizar as tarefas de forma mais eficaz:

• Rótulos: Rótulos são palavras-chave que podem ser adicionadas a qualquer tarefa para classificação adicional. Para adicionar um rótulo, digite “@seu_nome_de_tag” na tarefa ou escolha dentre os rótulos existentes. Por exemplo, use rótulos como @urgente ou @revisar para refletir a natureza das tarefas.
• Filtros: Filtros são visualizações personalizadas que permitem ver tarefas em um projeto que atendem a certos critérios. Você pode definir um filtro para ver todas as tarefas de hoje ou todas as tarefas de alta prioridade. Crie um filtro navegando até a seção Filtros e inserindo condições como `hoje` ou `prioridade 1`.

Melhorar a comunicação e a eficiência

O Todoist não é apenas sobre tarefas; ele também ajuda a melhorar a comunicação e a eficiência da equipe. Aqui estão alguns recursos e dicas para tirar proveito do Todoist para ajudar sua equipe a trabalhar melhor.

1. Usando comentários

Comentários podem ser adicionados a tarefas para facilitar a comunicação contínua. Você pode fazer isso da seguinte forma:

• Abra a tarefa na qual deseja comentar.
• Clique no botão "Adicionar Comentário".
• Insira sua mensagem. Isso pode incluir uma atualização de status, pergunta ou informação relevante relacionada à tarefa.
• Publique um comentário. Os membros atribuídos serão notificados de novos comentários, garantindo que a conversa sobre a tarefa permaneça ativa e todas as atualizações sejam recebidas.

2. Anexo e integração

Você pode anexar arquivos às tarefas e integrar outras ferramentas para aumentar a produtividade:

• Na janela da tarefa, você encontrará a opção de anexar arquivos. Use-a para documentos, imagens ou qualquer outro conteúdo relevante.
• Para integrar o Todoist com outras ferramentas, como Google Calendar, Dropbox ou Slack, vá para Configurações e navegue até as opções de Integração. Isso ajuda a simplificar os processos, eliminando a necessidade de alternar entre aplicativos.

3. Revisão e otimização regular

Para garantir que a equipe esteja no caminho certo e acompanhando quaisquer mudanças, considere implementar um processo de revisão regular:

• Agende uma reunião de revisão semanal ou quinzenal para considerar o progresso do projeto, ajustar prioridades e realocar tarefas, se necessário.
• Analise quais tarefas foram concluídas, atrasadas ou tiveram problemas. Aborde essas questões como equipe para melhorar o desempenho futuro.

Conclusão

O Todoist fornece uma plataforma versátil para equipes colaborarem e gerenciarem tarefas de forma eficiente. Desde a configuração de projetos compartilhados e atribuição de tarefas até a priorização do trabalho e uso de rótulos, o Todoist oferece um conjunto abrangente de recursos para manter as equipes organizadas e produtivas. A comunicação aprimorada da equipe por meio de comentários e integrações melhora ainda mais a colaboração. Ao usar o Todoist para as necessidades de coordenação da sua equipe, lembre-se de que ajustar os processos com base em revisões regulares pode melhorar a produtividade e o sucesso da equipe. Ao aproveitar o poder do Todoist, as equipes podem navegar pelas complexidades dos projetos com maior facilidade e eficiência.

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