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Excel में ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं
संपादित 4 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 4 महीने पहले
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक शक्तिशाली उपकरण है जो उपयोगकर्ताओं को डेटा को व्यवस्थित और कुशल तरीके से प्रबंधित करने की अनुमति देता है। एक्सेल में डेटा प्रबंधन में सुधार करने वाली सुविधाओं में से एक ड्रॉप-डाउन सूची है। एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूचियां उपयोगकर्ताओं को पूर्वनिर्धारित विकल्पों की सूची से किसी विशिष्ट प्रविष्टि का चयन करने की अनुमति देती हैं। यह सुविधा विशेष रूप से तब उपयोगी होती है जब आपको बार-बार प्रविष्टियां दर्ज करने की आवश्यकता होती है या डेटा इनपुट को विशिष्ट विकल्पों की सीमा तक सीमित करना होता है। यह व्यापक गाइड आपको एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करेगा, जिससे आप अपनी डेटा प्रविष्टि कार्यों को अनुकूलित कर सकते हैं और त्रुटियों को कम कर सकते हैं और निरंतरता सुनिश्चित कर सकते हैं।
ड्रॉप-डाउन सूचियों के लाभों को समझना
हम एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाने के तकनीकी पहलुओं में गहराई से जाने से पहले, यह समझना महत्वपूर्ण है कि ड्रॉप-डाउन सूचियों का उपयोग क्यों लाभकारी हो सकता है:
- संगति: ड्रॉप-डाउन सूचियां सुनिश्चित करती हैं कि उपयोगकर्ता केवल पूर्व-अनुमोदित विकल्पों से चयन करेंगे, जिससे डेटा प्रविष्टि में कोई असंगति नहीं होगी।
- त्रुटि में कमी: पूर्वनिर्धारित मानों तक इनपुट को सीमित करके त्रुटियों की संभावना कम कर देता है।
- समय की बचत: विकल्पों की सूची प्रदान करके, उपयोगकर्ता डेटा को मैन्युअल रूप से टाइप करने से बच सकते हैं, जिससे समय की बचत होती है।
- सरलीकरण: डेटा प्रविष्टि प्रक्रिया को आसान बनाता है, इसे अधिक सीधा और उपयोगकर्ता-अनुकूल बनाता है।
Excel में ड्रॉप-डाउन सूची बनाना
चरण 1: अपनी सूची तैयार करें
ड्रॉप-डाउन सूची बनाने का पहला चरण उन विकल्पों की सूची तैयार करना है जिन्हें आप अपनी ड्रॉप-डाउन मेनू में प्रदर्शित करना चाहते हैं। यह सूची आपकी ड्रॉप-डाउन सूची वाले उसी कार्यपत्रक में स्थित हो सकती है या उसी वर्कबुक के किसी अन्य कार्यपत्रक में हो सकती है। अपनी सूची को तैयार करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- अपने कार्यपत्रक में एक खाली कॉलम या क्षेत्र चुनें।
- अपनी ड्रॉप-डाउन सूची में प्रत्येक विकल्प दर्ज करें, इस कॉलम या क्षेत्र के भीतर प्रत्येक विकल्प को एक अलग सेल में रखें। उदाहरण के लिए, यदि आप "देशों" के लिए एक सूची बना रहे हैं, तो आप "संयुक्त राज्य अमेरिका", "कनाडा", "मेक्सिको", आदि सूचीबद्ध कर सकते हैं।
अब जब आपकी सूची तैयार है, तो आप वास्तविक ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए आगे बढ़ेंगे।
चरण 2: ड्रॉप-डाउन सूची बनाना
आपके विकल्पों को तैयार करने के बाद, अब आप यह ड्रॉप-डाउन सूची एक सेल या कोशिकाओं की श्रृंखला में बना सकते हैं जहां आप प्रविष्टियों को सीमित करना चाहते हैं। इन विस्तृत चरणों का पालन करें:
- उस सेल या कोशिकाओं को चुनें जहां आप ड्रॉप-डाउन सूची चाहते हैं। यदि आप सूची को किसी एक सेल में चाहते हैं, तो उस सेल पर क्लिक करें। यदि आप इस सुविधा को कोशिकाओं की एक श्रृंखला में चाहते हैं, तो सभी कोशिकाओं को चुनने के लिए अपनी माउस को क्लिक करके खींचें।
- अपनी कोशिकाओं का चयन करने के बाद, Excel विंडो के शीर्ष पर स्थित एक्सेल रिबन में "डेटा" टैब पर जाएं।
- "डेटा" टैब विकल्पों में "डेटा टूल्स" समूह का पता लगाएं। "डेटा मान्यता" पर क्लिक करें। यह डेटा मान्यता संवाद बॉक्स खोलता है।
- डेटा मान्यता संवाद बॉक्स में, "सेटिंग्स" टैब पर जाएं। "अनुमति" के तहत, ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें, और फिर "सूची" का चयन करें।
- एक "स्रोत" इनपुट बॉक्स दिखाई देगा। यहां, आपको अपने विकल्पों की सूची का स्थान दर्ज करना होगा। यदि आपकी सूची उसी कार्यपत्रक पर है, तो आप सूची को माउस से चुन सकते हैं, और एक्सेल "स्रोत" बॉक्स को स्वचालित रूप से सही सेल संदर्भों के साथ भर देगा (जैसे,
A1:A10)। - संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें। आपकी ड्रॉप-डाउन सूची अब चयनित सेल या कोशिकाओं की श्रृंखला में सेट की गई है।
अपनी ड्रॉप-डाउन सूची का परीक्षण करें
अब जब आपने ड्रॉप-डाउन सूची बना ली है, तो यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि यह सही ढंग से काम करती है:
- ड्रॉप-डाउन सूची वाले सेल पर क्लिक करें। आपको सेल के बगल में एक छोटा तीर दिखाई देगा। सूची को देखने के लिए तीर पर क्लिक करें।
- सेल में सही तरीके से दर्ज किया गया हो यह सत्यापित करने के लिए सूची से कोई विकल्प चुनने का प्रयास करें।
- किसी भी समस्या की जांच करें, जैसे कि गलत प्रविष्टियां या सूची न दिखा रही हो। यह सुनिश्चित करें कि आपका स्रोत डेटा ठीक से संदर्भित किया गया है।
अपनी ड्रॉप-डाउन सूची को संशोधित करें
अपनी ड्रॉप-डाउन सूची को संशोधित करना सीधा है। यदि आपके विकल्पों की सूची बदलती है, तो आपको इसे अपडेट करने की आवश्यकता हो सकती है। यहां बताया गया है कि आप ड्रॉप-डाउन सूची को कैसे समायोजित कर सकते हैं:
- अपनी सूची में नए तत्व जोड़ने के लिए, जहां आपके विकल्प संग्रहीत हैं वहां अधिक प्रविष्टियां जोड़ें।
- ड्रॉप-डाउन सूची वाले सेल पर वापस जाएं, और "डेटा" टैब से फिर से "डेटा मान्यता" खोलें।
- "स्रोत" बॉक्स में सेल श्रृंखला को बदलें ताकि आपके नए प्रविष्टियां या पहले से मौजूद किसी भी प्रविष्टियों को समायोजित किया जा सके।
- परिवर्तनों को लागू करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
यदि आप अपनी ड्रॉप-डाउन सूची से किसी विशिष्ट तत्व को हटाना चाहते हैं, तो विकल्प सूची से तत्व को हटा दें और "डेटा मान्यता" सेटिंग्स के माध्यम से यदि आवश्यक हो तो सीमा समायोजित करें।
उन्नत तकनीकें
मूल ड्रॉप-डाउन सूची सेटअप के अलावा, एक्सेल ड्रॉप-डाउन सूचियों की शक्ति को और अधिक बढ़ाने के लिए उन्नत तकनीकों की पेशकश करता है:
एक गतिशील ड्रॉप-डाउन सूची बनाना
एक गतिशील ड्रॉप-डाउन सूची स्वतः अपडेट होती है जब वैध प्रविष्टियों की सूची बदलती है। आप एक नामांकित सीमा को परिभाषित करके या OFFSET और COUNTA फ़ंक्शनों का उपयोग करके एक गतिशील सूची बना सकते हैं। यहां एक बुनियादी उदाहरण दिया गया है:
सबसे पहले, एक नामांकित सीमा को परिभाषित करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- अपनी सूची विकल्पों के डेटा सीमा का चयन करें (उदाहरण के लिए,
A1:A10)। - शीर्ष रिबन में "सूत्र" टैब में जाएं।
- "नाम परिभाषित करें" पर क्लिक करें और इस सूची की पहचान करने वाला नाम दर्ज करें, जैसे "देश सूची"।
- नाम निर्धारित हो जाने के बाद, आप इसे डेटा मान्यता संवाद बॉक्स में "स्रोत" बॉक्स में
=CountryListदर्ज करके उपयोग कर सकते हैं।
निर्भर ड्रॉप-डाउन सूचियां
कुछ मामलों में, आप चाहते हैं कि एक ड्रॉप-डाउन सूची विकल्प एक अन्य ड्रॉप-डाउन सूची से चयन पर निर्भर हो। इसका एक उदाहरण यह है कि एक देश चुनें और फिर उस देश पर आधारित शहरों को सूचीबद्ध करें।
निर्भर ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाने के लिए, आपको पहले प्रत्येक संबंधित सूची बनानी होगी और फिर प्रत्येक निर्भर सूची के लिए एक श्रेणी का नाम सेट करना होगा। प्रत्येक परेंट्री के लिए, उसकी निर्भर सूची का नाम उसके नाम के साथ बिल्कुल मेल खाना चाहिए। डेटा मान्यता स्रोत बॉक्स के भीतर INDIRECT फ़ंक्शन का उपयोग करें:
मान लें कि आपके पास देश के लिए एक ड्रॉप-डाउन है और शहर के लिए एक अन्य सूची:
- देशों के लिए अपनी पहली ड्रॉप-डाउन सूची उपर्युक्त वर्णित चरणों का उपयोग करके बनाएं।
- शहरों के लिए, प्रत्येक देश के नाम के साथ अलग-अलग सूची बनाएं (उदाहरण के लिए, "संयुक्त राज्य अमेरिका सूची")।
- दूसरी ड्रॉप-डाउन सूची के "स्रोत" के लिए
=INDIRECT(A1)का उपयोग करें, जहांA1वह सेल है जिसमें चयनित देश है।
इस सेटअप के साथ, शहरों की ड्रॉप-डाउन सूची उस देश की ड्रॉप-डाउन सूची में उपयोगकर्ता के चयन के अनुसार बदल जाएगी।
निष्कर्ष
Excel में ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाना आपकी स्प्रेडशीट्स को अधिक पेशेवर, कुशल और उपयोग में आसान बनाने का एक शानदार तरीका है। इन चरणों का पालन करके, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी डेटा प्रविष्टि केवल तेज ही नहीं, बल्कि सटीक और सुसंगत भी है, जिससे आपको लंबी अवधि में समय और प्रयास की बचत होगी। चाहे आप साधारण सूचियों के साथ काम कर रहे हों या अधिक उन्नत सूची प्रबंधन को नियोजित करने की आवश्यकता हो, Excel के पास आपकी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए कार्यात्मक और गतिशील ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाने में आपकी सहायता करने के लिए उपकरण हैं।
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