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Como criar um gráfico de Gantt no Microsoft Project
Editado 2 meses atrás por ExtremeHow Equipe Editorial
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Tradução atualizada 2 meses atrás
Criar um gráfico de Gantt no Microsoft Project é uma habilidade essencial que ajuda a gerenciar projetos de forma eficaz. O Microsoft Project, um software versátil de gerenciamento de projetos, oferece uma plataforma robusta para planejamento, agendamento, alocação de recursos e acompanhamento do progresso do projeto. O gráfico de Gantt é uma de suas ferramentas mais poderosas, oferecendo aos usuários uma representação visual do cronograma do projeto, tarefas e dependências. Este guia o levará pelas etapas para criar um gráfico de Gantt no Microsoft Project usando um inglês simples e direto.
Começando com o Microsoft Project
Antes de começar a criar um gráfico de Gantt, certifique-se de ter o Microsoft Project instalado no seu computador. Após a instalação, abra o Microsoft Project para iniciar um novo projeto seguindo estas etapas:
- Abra o Microsoft Project: Você pode encontrar o Microsoft Project no seu computador buscando por ele no menu Iniciar ou utilizando o ícone de atalho na sua área de trabalho.
- Inicie um novo projeto: Quando o Microsoft Project abrir, clique em “Arquivo” na barra de menu. Em seguida, selecione “Novo” e clique em “Projeto Vazio” para criar um novo arquivo de projeto.
Inserindo informações do projeto
Após iniciar um novo projeto, você precisará inserir algumas informações básicas sobre o projeto. Veja como fazer isso:
- Data de início do projeto: Vá para a guia “Projeto” e clique em “Informações do Projeto”. Uma caixa de diálogo aparecerá onde você poderá definir a data de início do seu projeto.
- Título e propriedades do projeto: Clique em “Arquivo” e selecione “Informações”. Aqui, você pode preencher o título do projeto e quaisquer outros detalhes que possam ajudar a identificá-lo.
Inserindo tarefas
A próxima etapa envolve a criação de tarefas que fazem parte do projeto. Cada tarefa representa uma atividade específica ou parte do trabalho que deve ser concluída como parte do projeto. Siga estas instruções:
- Alterne para a visualização de Gráfico de Gantt: Vá para a guia “Exibir” e selecione “Gráfico de Gantt”. Essa visualização permitirá que você insira tarefas e veja sua duração visualmente.
- Insira a tarefa na coluna Nome da Tarefa: Clique na primeira célula vazia sob a coluna “Nome da Tarefa” e digite o nome da tarefa. Pressione “Enter” para adicionar a tarefa à lista.
- Adicione mais tarefas: Continue inserindo mais tarefas conforme necessário. Cada tarefa aparecerá automaticamente como uma nova linha no lado esquerdo da visualização do gráfico de Gantt.
Especificando a duração do trabalho
Cada tarefa deve ter uma duração – o tempo necessário para sua conclusão. Veja como atribuir uma duração às suas tarefas:
- Localize a coluna Duração: Ao lado da coluna “Nome da Tarefa”, você verá a coluna “Duração”.
- Insira a duração: Clique na célula sob a coluna “Duração” e digite o número de dias (ou outras unidades de tempo) que levará para concluir a tarefa. Use abreviações como “d” para dias, “h” para horas ou “s” para semanas.
- Repita para todas as tarefas: Insira a duração para todas as tarefas listadas para fornecer um cronograma completo para o projeto.
Determinar dependências de tarefas
As tarefas geralmente dependem da conclusão umas das outras. Por exemplo, a tarefa B só pode começar após a tarefa A ser concluída. Esse relacionamento é conhecido como dependência de tarefa, e você pode configurá-lo da seguinte forma:
- Selecione uma tarefa: Destaque a tarefa para a qual deseja definir uma dependência clicando na barra de tarefas no gráfico de Gantt.
- Vincular tarefas: Vá para a guia “Tarefas” no menu superior. Clique em “Vincular as tarefas selecionadas” (o ícone de elo de corrente). O Microsoft Project criará automaticamente uma dependência término-início, o que significa que a primeira tarefa deve ser concluída antes que a segunda possa começar.
- Modificar dependências: Se precisar de um tipo diferente de dependência, clique duas vezes na linha de vínculo entre as tarefas e ajuste o tipo de relacionamento.
Ajustar o cronograma e o layout
Assim que suas tarefas e dependências estiverem determinadas, talvez seja necessário ajustar o layout do gráfico de Gantt para clareza ou para atender a necessidades específicas de apresentação. Veja como fazer isso:
- Aumentar e diminuir o zoom: Vá para a guia “Exibir”, e no grupo “Zoom”, use as opções de Zoom In e Out para ajustar o quanto do cronograma do projeto você pode ver de uma vez.
- Mudar estilos de barras: Para alterar a aparência da barra de tarefas, vá para a guia “Formatar”, onde encontrará opções para alterar as cores e padrões das barras.
Alocando recursos
Alocar recursos para tarefas ajuda a identificar quem é responsável por diferentes partes do projeto. Os recursos podem ser pessoas, equipamentos ou materiais. Siga estas etapas:
- Abra uma planilha de recursos: Clique em Exibir e selecione Planilha de Recursos para abrir a Visualização de Recursos.
- Adicione recursos: Na visualização da Planilha de Recursos, insira os nomes das pessoas ou outros recursos que farão parte do projeto.
- Atribua recursos a uma tarefa: Retorne à visualização do gráfico de Gantt, selecione uma tarefa e clique na guia “Recursos”. Atribua recursos clicando em “Atribuir Recursos” e selecionando-os na lista que você criou.
Acompanhando o progresso
Uma vez que seu gráfico de Gantt servir como uma linha de base para o projeto, você poderá começar a acompanhar o progresso do projeto. Veja como monitorar o projeto:
- Insira as datas reais de início e término: À medida que as tarefas começam ou são concluídas, insira as datas reais de início e término nas colunas correspondentes do gráfico de Gantt.
- Atualize o progresso da tarefa: Clique na tarefa e atualize a porcentagem de conclusão usando a guia Informações da Tarefa na faixa de opções.
- Visualize as linhas de progresso: As linhas de progresso fornecem uma representação visual do progresso das tarefas em relação ao cronograma. Ative estas linhas na guia “Formatar” em “Estilos de Barra”.
Usando a linha de base
Definir uma linha de base é importante porque reflete o plano inicial do projeto. Veja como definir e usar uma linha de base:
- Definir uma linha de base: Clique na guia Projeto, depois selecione Definir Linha de Base. Escolha definir uma linha de base para o projeto inteiro ou para tarefas selecionadas.
- Compare com o progresso real: Após definir a linha de base, você pode comparar o progresso planejado com as realizações reais. Esta comparação ajuda a identificar atrasos e excessos.
Analisando e imprimindo gráficos de Gantt
Uma vez que seu gráfico de Gantt estiver completo e o projeto tiver começado, você pode precisar compartilhar seu gráfico de Gantt com outras pessoas ou mantê-lo para registro. Use estas dicas para revisão e impressão:
- Visualize o gráfico: Sempre revise seu gráfico de Gantt no modo "Visualizar Impressão" sob o menu "Arquivo" para garantir que ele se encaixe na página e seja fácil de ler.
- Imprima o gráfico: Quando estiver satisfeito com sua aparência, selecione “Imprimir” para criar uma cópia impressa ou salve como PDF para distribuição eletrônica.
Lidando com problemas comuns
Finalmente, aqui estão soluções para alguns problemas comuns que os usuários encontram ao criar gráficos de Gantt no Microsoft Project:
- Mudanças nas datas das tarefas: Certifique-se de que todas as dependências, restrições e calendários de recursos estejam configurados corretamente. Frequentemente, as datas mudam porque uma tarefa depende do prazo de outra tarefa.
- Superalocação de recursos: Use a visualização "Uso de Recursos" para verificar recursos superalocados e ajuste atribuições ou durações das tarefas conforme necessário.
- Erros de formatação: Verifique novamente os estilos de barra e o layout para garantir que o gráfico de Gantt permaneça claro e compreensível.
Conclusão
Criar um gráfico de Gantt no Microsoft Project é um processo sistemático que requer atenção aos detalhes no planejamento de tarefas, agendamento e alocação de recursos. Seguindo as etapas descritas neste guia abrangente, os gerentes de projeto podem usar efetivamente o Microsoft Project para visualizar, gerenciar e executar projetos com um alto nível de controle e percepção. Um gráfico de Gantt não apenas fornece um cronograma visual, mas também fornece informações importantes que os stakeholders podem usar para tomar decisões informadas e manter os projetos nos trilhos. À medida que você se familiariza mais com o Microsoft Project, encontrará maneiras de personalizar e aprimorar os gráficos de Gantt para melhor atender às suas necessidades de gerenciamento de projetos.
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