वर्ड 2016 में सामग्री तालिका कैसे बनाई जाए

संपादित 4 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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वर्ड 2016 में सामग्री तालिका बनाना आपके दस्तावेज़ को संगठित करने और इसकी पठनीयता में सुधार करने का एक शानदार तरीका है। सामग्री तालिका आपके दस्तावेज़ के लिए एक रोडमैप के रूप में कार्य करती है, जिससे पाठकों को वो जानकारी जल्दी मिल जाती है जिसकी वे तलाश कर रहे हैं। यह मार्गदर्शिका आपको सरल भाषा और विस्तृत निर्देशों का उपयोग करके वर्ड 2016 में सामग्री तालिका बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया से परिचित कराएगी।

सामग्री तालिका के उद्देश्य को समझना

एक सामग्री तालिका का मुख्य उद्देश्य एक दस्तावेज़ के माध्यम से आसान नेविगेशन प्रदान करना है। पुस्तकों, मैनुअल, और रिपोर्ट जैसे बड़े दस्तावेजों में, एक सामग्री तालिका पाठकों को सामग्री की संरचना और संगठन की पहचान करने में मदद करती है, उनके पढ़ने के अनुभव में सुधार करती है। अध्यायों, अनुभागों और उप-अनुभागों को सूचीबद्ध करके, एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई सामग्री तालिका दस्तावेज़ की स्पष्टता को बढ़ाती है।

सामग्री तालिका बनाने के लिए एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

चरण 1: शीर्षक शैलियों का उपयोग करें

सामग्री तालिका बनाने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपका दस्तावेज़ सही ढंग से स्वरूपित किया गया है। वर्ड 2016 स्वचालित रूप से सामग्री तालिका बनाने के लिए शीर्षक शैलियों का उपयोग करता है। यहां बताया गया है कि आप शीर्षक शैलियों को कैसे लागू कर सकते हैं:

• उस पाठ का चयन करें जिसे आप एक शीर्षक बनाना चाहते हैं। यह एक अध्याय शीर्षक, एक अनुभाग शीर्षक, या एक उप-अनुभाग शीर्षक हो सकता है।
• रिबन पर होम टैब पर जाएं।
• शैलियों समूह में, उपयुक्त शीर्षक शैली (जैसे शीर्षक 1, शीर्षक 2, या शीर्षक 3) पर क्लिक करें। शीर्षक 1 आमतौर पर प्रमुख वर्गों के लिए उपयोग किया जाता है, शीर्षक 2 मुख्य उप-अनुभागों के लिए, और शीर्षक 3 उप-उप-अनुभागों के लिए।

शीर्षक शैलियों का संगत उपयोग यह सुनिश्चित करेगा कि आपके सभी शीर्षक सामग्री तालिका में सही ढंग से फिट हों।

चरण 2: एक सामग्री तालिका डालें

एक बार जब आपने अपने दस्तावेज़ के सभी प्रासंगिक वर्गों पर शीर्षक शैलियों को लागू कर दिया है, तो अगला कदम आपकी सामग्री तालिका डालना है। इन कदमों का पालन करें:

• अपनी सामग्री तालिका को जहाँ आप दिखाना चाहते हैं, वहां अपने कर्सर को रखें, आमतौर पर दस्तावेज़ की शुरुआत में।
• रिबन पर संदर्भ टैब पर जाएं।
• सामग्री तालिका समूह में, सामग्री तालिका बटन पर क्लिक करें।
• ड्रॉप-डाउन मेनू से, "स्वचालित सामग्री तालिका" विकल्पों में से एक चुनें। ये विकल्प आपके दस्तावेज़ की मौजूदा शीर्षक शैलियों से स्वचालित रूप से एक तालिका बनाते हैं।

चरण 3: अपनी सामग्री तालिका अनुकूलित करें

वर्ड 2016 आपके दस्तावेज़ की डिज़ाइन और संरचना के अनुसार आपकी सामग्री तालिका को कुछ हद तक अनुकूलित करने की अनुमति देता है। यहां बताया गया है कि आप अपनी सामग्री तालिका को कैसे अनुकूलित कर सकते हैं:

• जिस सामग्री तालिका में आप प्रवेश किए हैं, उस पर क्लिक करें।
• संदर्भ टैब पर, सामग्री तालिका समूह के तहत, कस्टम सामग्री तालिका विकल्प पर क्लिक करें।
• सामग्री तालिका संवाद बॉक्स में, आपके पास कई अनुकूलन विकल्प होते हैं:
• स्तरों को दिखाएं: आप चुन सकते हैं कि आप कितने स्तरों के शीर्षकों को शामिल करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप सिर्फ अध्याय और अनुभाग शामिल करना चाहते हैं, उप-अनुभाग नहीं, तो आप सिर्फ दो स्तर दिखा सकते हैं।
• टैब लीडर: अनुभाग शीर्षकों को पृष्ठ संख्याओं से जोड़ने के लिए डॉट लीडर की शैली चुनें।
• स्वरूप: अपनी सामग्री तालिका के रूप को बदलने के लिए एक पूर्वनिर्धारित स्वरूप शैली का चयन करें।
• अपनी परवर्तनों को लागू करने के लिए ओके पर क्लिक करें।

चरण 4: सामग्री तालिका को अपडेट करें

जब आप अपने दस्तावेज़ में नए अनुभाग जोड़ते या मौजूदा अनुभागों को संशोधित करते हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आपकी सामग्री तालिका अपडेट की जाए। सौभाग्य से, वर्ड 2016 इसे सरल बनाता है:

• अपने दस्तावेज़ में सामग्री तालिका पर क्लिक करें।
• संदर्भ टैब पर, सामग्री तालिका समूह में, टेबिल का अद्यतन पर क्लिक करें।
• आपको दो विकल्प दिए जाएंगे: केवल पृष्ठ संख्याओं को अपडेट करें या पूरी तालिका को अपडेट करें। आपकी आवश्यकताओं के अनुसार उपयुक्त विकल्प चुनें। बड़े परिवर्तनों के लिए, पूरी तालिका को अपडेट करना अनुशंसित है।

चरण 5: सामग्री तालिका को देखना और नेविगेट करना

एक बार सामग्री तालिका तैयार हो जाने के बाद, यह न केवल आपके दस्तावेज़ का दृश्य मानचित्र प्रदान करती है, बल्कि एक नेविगेशन टूल के रूप में भी कार्य करती है। किसी विशेष अनुभाग पर जाने के लिए:

• अपने कीबोर्ड पर कंट्रोल (Ctrl) कुंजी को दबाए रखें।
• दस्तावेज़ के उस हिस्से पर सीधे जाने के लिए सामग्री तालिका में एक अनुभाग शीर्षक पर क्लिक करें।

व्यावहारिक विचार और सर्वोत्तम प्रथाएं

सामग्री तालिका बनाने की प्रक्रिया से परे, कुछ अतिरिक्त बातों पर विचार करना इसकी उपयोगिता बढ़ा सकता है:

शैलियों का संगत उपयोग

सांगठनिकता यह सुनिश्चित करने में महत्वपूर्ण है कि सामग्री तालिका दस्तावेज़ की संरचना को सही ढंग से प्रतिबिंबित करती है। हमेशा समान शीर्षक शैली का उपयोग समान अनुभागों के लिए करें। यह संगतता वर्ड 2016 को दस्तावेज़ के पदानुक्रम को सही ढंग से पढ़ने और सामग्री तालिका में इसे प्रतिबिंबित करने की अनुमति देती है।

दस्तावेज़ की संरचना और संगठन

जहां उपयुक्त हो, बड़े अनुभागों को छोटे उप-अनुभागों में बांटने पर विचार करें, विभिन्न विषयों या थीमों को स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट करने के लिए शीर्षकों का उपयोग करें। संरचना में स्पष्टता न केवल पाठक के अनुभव में सुधार करेगी बल्कि सामग्री तालिका की कार्यक्षमता और उपस्थिति भी।

पृष्ठ लेआउट

दस्तावेज़ के भीतर आपकी सामग्री तालिका की नियुक्ति महत्वपूर्ण है। सामान्यतः इसे शुरुआत में रखा जाता है, लेकिन भविष्य में अतिरिक्त प्रविष्टियों को समायोजित करने के लिए पर्याप्त स्थान आवंटित करें। इस सेटअप के भीतर स्थान को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए पृष्ठ ब्रेक का उपयोग करने पर विचार करें।

व्यावसायिक उपयोग के लिए अनुकूलन

एक शानदार सामग्री तालिका आपके दस्तावेज़ को पेशेवर रूप दे सकती है। दस्तावेज़ की डिज़ाइन योजना का मिलान करने के लिए सामग्री तालिका बनाने के लिए वर्ड की अनुकूलन सुविधाओं का लाभ उठाएं। जब तक यह इच्छित सौंदर्य प्राप्त नहीं कर लेती तब तक सामग्री तालिका के विभिन्न रूपों, फोंट, और शैलियों के साथ प्रयोग करें।

सामान्य समस्याएं और समाधान के उपाय

समस्या 1: सामग्री तालिका दस्तावेज़ को प्रतिबिंबित नहीं करती

सुनिश्चित करें कि आपने सही शीर्षक शैलियों को लागू किया है। यदि कुछ अनुभाग दिखाई नहीं देते हैं, तो चेक करें कि सही शीर्षक शैली लागू की गई है। यदि सब कुछ विफल हो जाता है, तो सामग्री तालिका को हटा दें और पुनः बनाएँ।

समस्या 2: पृष्ठ संख्या गलत है

अक्सर यह दस्तावेज़ में परिवर्तन करने के बाद सामग्री तालिका को अपडेट नहीं करने के कारण होता है। पृष्ठ संख्याओं को सही रखने के लिए नियमित रूप से अपनी तालिका को अपडेट करना याद रखें।

समस्या 3: प्रविष्टि त्रुटियाँ

यदि सामग्री तालिका में प्रविष्टियां अपेक्षित रूप से नहीं दिख रही हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके दस्तावेज़ में पाठ सही ढंग से वांछित शीर्षक शैली के साथ स्वरूपित है। अगर शीर्षक पाठ लम्बा है तो दस्तावेज़ के भीतर प्रविष्टियों को संक्षिप्त करने पर विचार करें ताकि सामग्री तालिका संक्षिप्त हो सके।

निष्कर्ष

वर्ड 2016 में सामग्री तालिका बनाना आपके दस्तावेज़ के संगठन और सुलभता में बहुत सुधार करता है। दिए गए कदमों का पालन करके, संगत स्वरूपण लागू करके, इसे अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित करके, और इसे नियमित रूप से अपडेट करके, आप किसी भी लंबे दस्तावेज़ को अधिक उपयोगकर्ता के अनुकूल और पेशेवर रूप से संरचित बना सकते हैं। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई सामग्री तालिका न केवल पाठकों की मदद करती है बल्कि प्रभावी दस्तावेज़ीकरण के लिए आवश्यक डिज़ाइन सिद्धांतों की समझ भी प्रदर्शित करती है।

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