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Cómo crear y administrar tableros en Trello
Editado 3 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial
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Traducción actualizada 3 hace meses
Trello es una herramienta de gestión de proyectos basada en la web que te permite organizar tus tareas y proyectos usando tableros, listas y tarjetas. Es una herramienta simple pero poderosa utilizada por individuos y equipos para aumentar la productividad y mantener un flujo de trabajo organizado. En esta guía, te guiaremos a través del proceso de creación y gestión de tableros en Trello. Esto te ayudará a estructurar tus tareas de manera efectiva, mejorar la colaboración y realizar un seguimiento del progreso. ¡Comencemos!
Entendiendo la estructura básica de Trello
Antes de comenzar a crear tableros, es importante entender la estructura básica de Trello. Trello utiliza tres componentes principales: tableros, listas y tarjetas.
- Tablero: Un tablero representa un proyecto o espacio de trabajo. Es como una pizarra llena de listas, destinada a gestionar un solo proyecto o flujo de trabajo.
- Listas: Las listas son columnas que usas para categorizar y organizar tarjetas. A menudo representan pasos en un proceso o tipos de actividades.
- Tarjetas: Las tarjetas son la unidad más pequeña en Trello. Estas son tareas individuales o elementos que se mueven a través de las listas. Puedes agregar descripciones, archivos adjuntos, comentarios y más a cada tarjeta.
Creando un tablero en Trello
Crear tableros en Trello es el primer paso para organizar tu proyecto. Sigue estos pasos para crear un tablero:
- Inicia sesión en tu cuenta de Trello. Si no tienes una cuenta, puedes crear una inscribiéndote en el sitio web de Trello.
- Una vez que hayas iniciado sesión, verás tu página de inicio de Trello.
- Haz clic en el botón Crear nuevo tablero o el ícono de más (+) que generalmente se encuentra en el lado derecho de la barra de navegación de la página. Puede aparecer como "Crear nuevo..." dependiendo del contexto.
- Aparecerá una ventana emergente. Aquí puedes ingresar el nombre de tu tablero. Elige un nombre que refleje el proyecto o flujo de trabajo que representará.
- Puedes elegir un fondo para tu tablero si lo deseas. Trello ofrece muchos colores e imágenes para elegir.
- Elige el espacio de trabajo donde deseas crear tu tablero. Los espacios de trabajo son grupos de tableros que te ayudan a organizar proyectos relacionados. Si estás trabajando en persona, tu espacio de trabajo predeterminado está bien.
- Puedes establecer la visibilidad del tablero. Las opciones suelen incluir privado, visible al espacio de trabajo o público.
- Cuando estés satisfecho con estos ajustes, haz clic en el botón Crear tablero para finalizar el proceso.
Gestionando tus tableros de Trello
Una vez que hayas creado un tablero, gestionarlo incluye organizar listas y tarjetas, establecer fechas de vencimiento, asignar tareas y colaborar con los miembros del equipo.
Agregar listas a tus tableros
Las listas ayudan a clasificar tareas en diferentes etapas o categorías. Así es como puedes agregar listas a tu tablero:
- Abre el tablero que acabas de crear.
- Verás un botón en tu tablero que dice 'Agregar una lista'. Haz clic en él.
- Ingresa un título para tu lista. Ejemplos comunes podrían ser "Por hacer", "En progreso", "Hecho".
- Presiona Enter o haz clic en el botón Agregar lista para crear tu lista.
Repite este proceso para crear tantas listas como necesite tu proyecto.
Agregar tarjetas a las listas
Las tarjetas representan tareas o elementos individuales. Así es como puedes agregarlas:
- Ve a la lista donde deseas agregar la nueva tarjeta.
- Haz clic en el botón Agregar tarjeta a la lista o el área.
- Ingresa un título descriptivo para tu tarjeta.
- Presiona Agregar tarjeta para completar el proceso.
Ahora, tu tarjeta es parte de la lista, esperando que le añadas más detalles.
Personalizando la tarjeta
Al hacer clic en una tarjeta, se abren más detalles donde puedes personalizar y gestionar una variedad de configuraciones de la tarjeta. Aquí hay algunas formas de personalizar tu tarjeta:
- Descripción: Proporciona una descripción detallada de la tarea o elemento.
- Miembros: Asigna tarjetas a uno o más miembros del equipo, y hazlos responsables de esa tarea específica.
- Etiquetas: Categoriza y codifica con colores tus tarjetas para una fácil organización visual.
- Listas de verificación: Agrega subtareas con casillas de verificación a tus tarjetas, lo que te permite dividir una tarea en partes más pequeñas y manejables.
- Fecha de vencimiento: Establece un plazo para completar la tarea.
- Archivos adjuntos: Sube archivos desde tu computadora, Google Drive u otros servicios integrados.
- Comentarios: Usa comentarios para comunicar actualizaciones e información relacionada con la función de la tarjeta.
Organizar tableros con automatización y complementos
Trello te permite mejorar tus tableros con automatización (mayordomos) y complementos.
Uso de Trello Butler (Automatización)
Trello Butler automatiza tareas repetitivas en los tableros de Trello. Estos son algunos ejemplos de cómo puedes automatizar tu tablero:
- Cuando las tarjetas se marcan como completadas, crea reglas para moverlas a una lista diferente.
- Establece un desencadenante para notificar a los miembros cuando se acerque la fecha de vencimiento.
- Automatiza la creación de nuevas tarjetas semanales o diarias usando comandos programados.
Para crear una automatización:
- Abre el tablero que deseas automatizar.
- Haz clic en el botón Automatización cerca de la parte superior del tablero.
- Puedes crear una nueva regla, botón o programa siguiendo las instrucciones en pantalla.
- Elige las acciones y condiciones para tu automatización y guárdalas.
Usar complementos
Los complementos extienden la funcionalidad de Trello integrándolo con otras aplicaciones o añadiendo funciones adicionales. Así es como puedes habilitar un complemento:
- En tu tablero, haz clic en la opción Mostrar menú (generalmente se encuentra a la derecha).
- Ve a Complemento.
- Busca o navega hasta el complemento que deseas habilitar (por ejemplo, Calendario, Google Drive, etc.).
- Haz clic en Habilitar para activar el complemento para tu tablero.
Colaboración en equipo en el tablero
Una de las características clave de Trello es su capacidad para facilitar la colaboración entre los miembros del equipo. Aquí te mostramos cómo puedes gestionar la colaboración en equipo:
Invitar a miembros del equipo
Invita a colegas a tu tablero para trabajar juntos:
- Abre el tablero que deseas compartir.
- Haz clic en el botón Invitar en la parte superior del tablero.
- Puedes invitar a integrantes del equipo ingresando sus direcciones de correo electrónico o compartiendo el enlace del tablero.
- Elige los permisos adecuados para tus invitados según sus roles, como espectador, comentarista, editor o administrador.
- Haz clic en Enviar invitación.
Comunicarte con miembros del equipo
La comunicación eficaz es crucial para cualquier proyecto en equipo. Trello ofrece varias formas de asegurar una interacción sin problemas:
- Comentarios: Usa la sección de comentarios de una tarjeta para discutir tareas directamente dentro de Trello.
- Mención: Usa @nombredeusuario para mencionar a miembros específicos del equipo en los comentarios, notificándoles de inmediato.
- Notificaciones: Los miembros recibirán notificaciones sobre actividades del tablero, permitiéndoles mantenerse actualizados.
Mantenimiento y gestión de la configuración del tablero
Gestionar la configuración del tablero de manera efectiva asegura que tu herramienta de productividad cumpla bien con su propósito. Los tableros de Trello ofrecen varias opciones de configuración:
Configuración del tablero
Para acceder y modificar la configuración de tu tablero, sigue estos pasos:
- Haz clic en Mostrar menú en el tablero.
- ... Ve a Más y luego selecciona Configuración.
- Aquí, puedes cambiar el nombre y la descripción del tablero, ajustar los permisos de los miembros y gestionar otras configuraciones específicas del tablero.
Cerrar y eliminar tableros
Si un proyecto termina o un tablero ya no es necesario, puedes cerrar o eliminar el tablero para mantener todo organizado:
- Abre el tablero que deseas cerrar.
- Haz clic en el menú Mostrar luego haz clic en Más y selecciona Cerrar tablero.
- Una vez que lo cierres, ya no lo verás en tu lista de tableros activos.
- Alternativamente, puedes eliminar permanentemente un tablero desde el menú de tableros, pero ten en cuenta que esta acción es irreversible.
Conclusión
Crear y gestionar tableros en Trello es un proceso intuitivo que puede aumentar significativamente la productividad personal y empresarial. Al entender la estructura de Trello, usar sus características y colaborar eficazmente con tu equipo, puedes asegurarte de que todos tus proyectos se racionalicen y se ejecuten de manera eficiente. Ya sea que uses Trello para listas de tareas simples o gestión de proyectos complejos, dominar tableros, listas y tarjetas, y aprovechar la automatización y los complementos te permitirá lograr tus objetivos con facilidad.
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