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ट्रेलो में बोर्ड बनाने और प्रबंधित करने का तरीका
संपादित 3 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 3 महीने पहले
ट्रेलो एक वेब-आधारित परियोजना प्रबंधन उपकरण है जो आपको बोर्ड, सूचियों और कार्डों का उपयोग करके अपने कार्यों और परियोजनाओं को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। यह एक सरल लेकिन शक्तिशाली उपकरण है जिसका उपयोग व्यक्ति और टीम उत्पादकता बढ़ाने और संगठित कार्यप्रवाह बनाए रखने के लिए करते हैं। इस गाइड में, हम आपको ट्रेलो में बोर्ड बनाने और प्रबंधित करने की प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करेंगे। यह आपको अपनी कार्यों को प्रभावी ढंग से संरचित करने, सहयोग में सुधार लाने, और प्रगति का ट्रैक रखने में सहायता करेगा। चलिए शुरू करते हैं!
ट्रेलो की मूल संरचना को समझना
बोर्ड बनाना शुरू करने से पहले, ट्रेलो की मूल संरचना को समझना महत्वपूर्ण है। ट्रेलो का उपयोग तीन मुख्य घटकों द्वारा किया जाता है: बोर्ड, सूचियाँ, और कार्ड।
- बोर्ड: एक बोर्ड एक प्रोजेक्ट या कार्यक्षेत्र का प्रतिनिधित्व करता है। यह सूचियों से भरा एक व्हाइटबोर्ड की तरह होता है, जो एकल प्रोजेक्ट या कार्यप्रवाह को प्रबंधित करने के लिए होता है।
- सूचियाँ: सूचियाँ कॉलम होते हैं जिनका उपयोग आप कार्डों को वर्गीकृत और व्यवस्थित करने के लिए करते हैं। वे अक्सर एक प्रक्रिया में चरणों या गतिविधियों के प्रकार का प्रतिनिधित्व करते हैं।
- कार्ड्स: कार्ड्स ट्रेलो में सबसे छोटा इकाई हैं। ये अलग-अलग कार्य या आइटम होते हैं जो सूचियों के माध्यम से चलते हैं। आप प्रत्येक कार्ड में विवरण, अनुलग्नक, टिप्पणियाँ, और अधिक जोड़ सकते हैं।
ट्रेलो बोर्ड बनाना
ट्रेलो में बोर्ड बनाना आपके प्रोजेक्ट को संगठित करने की पहली कदम है। बोर्ड बनाने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- अपने ट्रेलो खाते में लॉग इन करें। यदि आपके पास खाता नहीं है, तो आप ट्रेलो की वेबसाइट पर साइन अप करके एक बना सकते हैं।
- लॉग इन होने के बाद, आपको अपना ट्रेलो होम पृष्ठ दिखाई देगा।
- नया बोर्ड बनाएं बटन या प्लस (+) आइकन पर क्लिक करें जो आमतौर पर पृष्ठ नेविगेशन बार के दाईं ओर स्थित होता है। यह "नया बनाएं..." के रूप में प्रकट हो सकता है।
- एक पॉप-अप विंडो दिखाई देगी। यहां, आप अपने बोर्ड का नाम दर्ज कर सकते हैं। एक ऐसा नाम चुनें जो प्रोजेक्ट या कार्यप्रवाह को दर्शाता हो, जिसे यह बोर्ड प्रतिनिधि करेगा।
- आप अपनी बोर्ड के लिए एक पृष्ठभूमि चुन सकते हैं यदि आप चाहते हैं। ट्रेलो कई रंग और चित्र चुनने के लिए प्रदान करता है।
- वह कार्यक्षेत्र चुनें जहाँ आप अपना बोर्ड बनाना चाहते हैं। कार्यक्षेत्र बोर्डों के समूह होते हैं जो आपको संबंधित प्रोजेक्टों को व्यवस्थित करने में मदद करते हैं। यदि आप व्यक्ति में काम कर रहे हैं, तो आपका डिफ़ॉल्ट कार्यक्षेत्र उपयुक्त है।
- आप बोर्ड की दृश्यता सेट कर सकते हैं। विकल्पों में आमतौर पर निजी, कार्यक्षेत्र दृश्यनीयता, या सार्वजनिक शामिल होते हैं।
- इन सेटिंग्स से संतुष्ट होने पर, प्रक्रिया को अंतिम रूप देने के लिए बोर्ड बनाएं बटन पर क्लिक करें।
अपनी ट्रेलो बोर्ड को प्रबंधित करना
एक बार जब आपने बोर्ड बना लिया है, तो इसका प्रबंधन सूचियों और कार्डों का संगठन, समय सीमाएँ निर्धारित करना, कार्य सौंपना, और टीम के सदस्यों के साथ सहयोग करना शामिल होता है।
अपने बोर्ड में सूचियाँ जोड़ें
सूचियाँ कार्यों को विभिन्न चरणों या श्रेणियों में वर्गीकृत करने में मदद करती हैं। यहां बताया गया है कि आप बोर्ड में सूचियाँ कैसे जोड़ सकते हैं:
- अभी बनाए गए बोर्ड को खोलें।
- आपको अपने बोर्ड पर एक बटन दिखाई देगा जिस पर 'सूची जोड़ें' लिखा होगा। उस पर क्लिक करें।
- अपनी सूची के लिए एक शीर्षक दर्ज करें। आम उदाहरण हो सकते हैं "करना है", "प्रगति में", "हो गया"।
- सूची बनाने के लिए एंटर दबाएं या सूची जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
अपने प्रोजेक्ट की आवश्यकता अनुसार जितनी सूचियाँ बनानी हैं, इस प्रक्रिया को दोहराएं।
सूचियों में कार्ड जोड़ना
कार्ड अलग-अलग कार्यों या आइटम का प्रतिनिधित्व करते हैं। इन्हें जोड़ने का तरीका यहां दिया गया है:
- उस सूची में जाएं जहाँ आप नया कार्ड जोड़ना चाहते हैं।
- को सूची में कार्ड जोड़ें बटन या क्षेत्र पर क्लिक करें।
- अपने कार्ड के लिए एक वर्णनात्मक शीर्षक दर्ज करें।
- प्रक्रिया को पूरा करने के लिए कार्ड जोड़ें दबाएं।
अब, आपका कार्ड सूची का हिस्सा है, जो आपके द्वारा अधिक विवरण जोड़ने की प्रतीक्षा कर रहा है।
कार्ड को व्यक्तिगत बनाना
किसी कार्ड पर क्लिक करने से अधिक विवरण खुल जाते हैं जहां आप कार्ड सेटिंग्स की विभिन्न प्रकार से आदेश और प्रबंधित कर सकते हैं। यहाँ आपके कार्ड को व्यक्तिगत बनाने के कुछ तरीके हैं:
- विवरण: कार्य या आइटम का विस्तृत विवरण प्रदान करें।
- सदस्य: कार्ड को एक या अधिक टीम के सदस्यों को सौंपें, और उस विशिष्ट कार्य के लिए उन्हें जिम्मेदार बनाएं।
- लेबल्स: आसान दृश्य संगठन के लिए अपने कार्डों को श्रेणीबद्ध और रंग-कोड करें।
- चेकलिस्ट: अपने कार्डों में उपकार्य जोड़ें, जो आपको एक कार्य को छोटे, प्रबंधनीय भागों में तोड़ने की अनुमति देते हैं।
- समय सीमा: कार्य को पूरा करने के लिए एक समय सीमा निर्धारित करें।
- संलग्नक: अपनी कंप्यूटर, गूगल ड्राइव या अन्य एकत्रित सेवाओं से फाइल अपलोड करें।
- टिप्पणियाँ: कार्ड की कार्यप्रणाली से संबंधित अपडेट और जानकारी संचारित करने के लिए टिप्पणियों का उपयोग करें।
स्वचालन और पावर-अप के साथ बोर्डों का आयोजन
ट्रेलो आपको स्वचालन (बटलर्स) और पावर-अप के साथ अपने बोर्डों को बढ़ाने की अनुमति देता है।
ट्रेलो बटलर (स्वचालन) का उपयोग करना
ट्रेलो बटलर ट्रेलो बोर्ड्स पर दोहराई जाने वाली कार्यों को स्वचालित करता है। यहां आपके बोर्ड को स्वचालित करने के कुछ उदाहरण दिए गए हैं:
- जब कार्ड्स पूर्ण होते हैं, तो उन्हें एक अलग सूची में स्थानांतरित करने के लिए नियम बनाएँ।
- जब समय सीमा निकट आती है, सदस्यों को सूचित करने के लिए एक ट्रिगर सेट करें।
- अनुसूचित आदेशों का उपयोग करके साप्ताहिक या दैनिक नए कार्ड्स का निर्माण स्वचालित करें।
स्वचालन बनाने के लिए:
- उस बोर्ड को खोलें जिसे आप स्वचालित करना चाहते हैं।
- बोर्ड के शीर्ष के पास स्वचालन बटन पर क्लिक करें।
- आप ऑन-स्क्रीन निर्देशों का पालन करके एक नया नियम, बटन, या अनुसूची बना सकते हैं।
- अपने स्वचालन के लिए कार्यों और शर्तों का चयन करें, और उन्हें सहेजें।
पावर-अप का उपयोग करना
पावर-अप ट्रेलो की कार्यक्षमता को अन्य अनुप्रयोगों के साथ एकत्रिकरण या अतिरिक्त विशेषताओं को जोड़कर बढ़ाते हैं। इसे सक्षम करने का तरीका यहां दिया गया है:
- अपने बोर्ड पर, मेनू दिखाएँ विकल्प पर क्लिक करें (आमतौर पर दाईं ओर पाया जाता है)।
- पावर-अप पर जाएं।
- आप जिस पावर-अप को सक्षम करना चाहते हैं उसे खोजें या ब्राउज़ करें (उदाहरण के लिए, कैलेंडर, गूगल ड्राइव, इत्यादि)।
- अपने बोर्ड के लिए पावर-अप सक्रिय करने के लिए सक्षम करें पर क्लिक करें।
बोर्ड पर टीम सहयोग
ट्रेलो की एक मुख्य विशेषता उसकी टीम के सदस्यों के बीच सहयोग को बढ़ावा देने की क्षमता है। यहां बताया गया है कि आप टीम सहयोग का प्रबंधन कैसे कर सकते हैं:
टीम के सदस्यों को आमंत्रित करना
सहयोगियों को अपने बोर्ड में आमंत्रित करके साथ काम करें:
- उस बोर्ड को खोलें जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
- बोर्ड के शीर्ष पर आमंत्रण बटन पर क्लिक करें।
- आप उनके ईमेल पते दर्ज करके टीम के सदस्यों को आमंत्रित कर सकते हैं या बोर्ड लिंक साझा कर सकते हैं।
- उनकी भूमिकाओं के आधार पर अपने आमंत्रितों के लिए उपयुक्त अनुमतियाँ चुनें, जैसे दर्शक, टिप्पणीकार, संपादक, या प्रशासक।
- आमंत्रण भेजें पर क्लिक करें।
टीम के सदस्यों के साथ संवाद करें
किसी भी टीम परियोजना के लिए प्रभावी संवाद अत्यंत महत्वपूर्ण है। ट्रेलो कई तरीके प्रदान करता है यह सुनिश्चित करने के लिए कि संपर्क सहज है:
- टिप्पणियाँ: ट्रेलो के भीतर सीधे कार्यों पर चर्चा करने के लिए कार्ड की टिप्पणियाँ अनुभाग का उपयोग करें।
- उल्लेख: टिप्पणियों में विशिष्ट टीम के सदस्यों को सूचित करने के लिए @उपयोगकर्ता नाम का उपयोग करें।
- सूचनाएँ: सदस्य बोर्ड गतिविधियों के बारे में सूचनाएँ प्राप्त करेंगे, जिससे वे अपडेट रह सकते हैं।
बोर्ड सेटिंग्स को बनाए रखना और प्रबंधित करना
सुनिश्चित करें कि आपकी उत्पादकता टूल अपने उद्देश्य को अच्छी तरह से पूरा कर सके। ट्रेलो के बोर्ड विभिन्न सेटिंग विकल्प प्रदान करते हैं:
बोर्ड सेटिंग्स
अपनी बोर्ड सेटिंग्स को एक्सेस और संशोधित करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- बोर्ड पर मेनू दिखाएँ पर क्लिक करें।
- ... अधिक पर जाएँ और फिर सेटिंग्स चुनें।
- यहाँ आप बोर्ड के नाम और विवरण को बदल सकते हैं, सदस्य अनुमतियों को समायोजित कर सकते हैं, और अन्य बोर्ड-विशिष्ट सेटिंग्स प्रबंधित कर सकते हैं।
बोर्ड बंद करना और हटाना
यदि कोई प्रोजेक्ट समाप्त होता है या कोई बोर्ड अब जरूरी नहीं है, तो इसे व्यवस्थित रखने के लिए आप बोर्ड को बंद या हटा सकते हैं:
- उस बोर्ड को खोलें जिसे आप बंद करना चाहते हैं।
- मेनू दिखाएँ पर क्लिक करें फिर अधिक पर क्लिक करें और बोर्ड बंद करें का चयन करें।
- एक बार जब आप इसे बंद करते हैं, तो आप इसे अपनी सक्रिय बोर्डों की सूची में नहीं देखेंगे।
- वैकल्पिक रूप से, आप बोर्डों के मेनू से स्थायी रूप से एक बोर्ड हटा सकते हैं, लेकिन ध्यान दें कि यह क्रिया अपरिवर्तनीय है।
निष्कर्ष
ट्रेलो में बोर्ड बनाना और प्रबंधित करना एक सहज प्रक्रिया है जो व्यक्तिगत और व्यापारिक उत्पादकता को काफी बढ़ा सकती है। ट्रेलो की संरचना को समझकर, इसकी विशेषताओं का उपयोग करके और अपनी टीम के साथ प्रभावी ढंग से सहयोग करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके सभी प्रोजेक्ट सुव्यवस्थित हैं और कुशलता से निष्पादित किए गए हैं। चाहे आप ट्रेलो का उपयोग सरल टू-डू सूचियों के लिए कर रहे हों या जटिल परियोजना प्रबंधन के लिए, बोर्ड, सूचियाँ, और कार्ड में महारत हासिल करने—और स्वचालन और पावर-अप का लाभ उठाने से—आप अपने लक्ष्यों को आसानी से पूरा कर पाएँगे।
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