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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में मैक्रोज़ कैसे बनाएं
संपादित 2 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 2 महीने पहले
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक यूज़र-फ्रेंडली डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम है जो रिलेशनल माइक्रोसॉफ्ट जेट डेटाबेस इंजन को ग्राफिकल यूज़र इंटरफेस और सॉफ्टवेयर-डेवलपमेंट टूल्स के साथ जोड़ता है। एक्सेस की शक्तिशाली विशेषताओं में से एक इसकी मैक्रोज़ का उपयोग करके रूटीन कार्यों को ऑटोमेट करने की क्षमता है। एक्सेस मैक्रोज़ का उपयोग दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित बनाने के लिए किया जा सकता है, जिससे प्रक्रियाओं को अधिक कुशल और मानव त्रुटि के प्रति कम संवेदनशील बनाया जा सकता है। इस गाइड में, हम माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में मैक्रोज़ बनाने के तरीके पर विस्तार से चर्चा करेंगे।
एक्सेस में मैक्रो क्या होता है?
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में मैक्रोज़ एक निर्देशों का सेट होता है जिसे आप मैक्रो बिल्डर का उपयोग करके बनाते हैं। ये मैक्रोज़ फंडामेंटल कंपोनेंट्स होते हैं जो दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं। वे आपको अपने एक्सेस डेटाबेस में स्वचालित व्यवहार और इंटरफेस प्रतिक्रियाएं निर्धारित करने की अनुमति देते हैं। वे विशेष रूप से उपयोगी होते हैं क्योंकि वे समय और संसाधनों की बचत करते हैं जिन्हें अन्यथा मैन्युअल रूप से इन कार्यों को पूरा करने में खर्च किया जाएगा।
एक्सेस में मैक्रोज़ से शुरुआत करना
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में मैक्रोज़ बनाने और उपयोग करने के लिए, सबसे पहले आपको एक्सेस खोलना होगा और उस डेटाबेस को चुनना होगा जिसमें आप एक मैक्रो बनाना चाहते हैं। यहाँ एक सरल गाइड है कि कैसे मैक्रोज़ बनाना शुरू किया जाए:
- अपना माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस अनुप्रयोग खोलें।
- उस डेटाबेस को चुनें जिस पर आप काम कर रहे हैं या एक नया डेटाबेस बनाएं।
- एक बार आपका डेटाबेस खुला होने के बाद, क्रिएट टैब पर जाएं।
- मैकर्स और कोड समूह में, मैक्रो पर क्लिक करें।
मैक्रो डिज़ाइन विंडो को समझना
एक बार जब आप मैक्रो बटन पर क्लिक करते हैं, तो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस मैक्रो डिज़ाइन विंडो खोलता है। यहाँ आप विभिन्न क्रियाओं को जोड़कर और उन परिस्थितियों को परिभाषित करके अपना मैक्रो बनाएँगे जिसके तहत ये क्रियाएं निष्पादित की जानी चाहिए।
मैक्रो डिज़ाइन विंडो में कई घटक होते हैं:
- नई क्रिया जोड़ें: एक स्थान जहाँ आप विभिन्न क्रियाएं या संचालन निर्दिष्ट कर सकते हैं, जैसे कि एक फॉर्म खोलना, एक क्वेरी चलाना आदि।
- तर्क: प्रत्येक क्रिया के साथ जुड़े विकल्प या पैरामीटर जो बताते हैं कि क्रिया कैसे प्रदर्शन करेगी।
- मैक्रो का नाम: यदि आप एक मैक्रो समूह बना रहे हैं, तो आप एक नाम निर्दिष्ट कर सकते हैं।
एक सरल मैक्रो बनाने के चरण
आइए एक सरल मैक्रो बनाते हैं जो डेटाबेस शुरू होने पर एक फॉर्म खोलता है:
- मैक्रो डिज़ाइन विंडो में, नई क्रिया जोड़ें फ़ील्ड पर क्लिक करें।
- उपलब्ध क्रियाओं की सूची से, ओपनफॉर्म का चयन करें।
- फॉर्म का नाम तर्क में, उस फॉर्म का चयन करें जिसे आप मैक्रो के साथ खोलना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप ग्राहकों के फॉर्म को खोलना चाहते हैं, तो "ग्राहक" का चयन करें।
- इस साधारण मैक्रो के लिए आप अन्य तर्कों को उनके डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स पर छोड़ सकते हैं।
- एक बार जब आप कर लें, तो आप रिबन पर बंद करें पर क्लिक करके अपने मैक्रो को सेव कर सकते हैं। आपसे अपने मैक्रो का नाम पूछा जाएगा, उदाहरण के लिए, "ऑटोएग्ज़ेक". इस विशिष्ट नाम को टाइप करने से मैक्रो स्वचालित रूप से चलता है जब कोई डेटाबेस खोलता है।
मैक्रोज़ में स्थितियाँ जोड़ना
कभी-कभी, आपको यह चाहिए कि आपका मैक्रो विशेष परिस्थितियों पर आधारित क्रियाएं करें। ऐक्सेस आपको अपने मैक्रो क्रियाओं में स्थितियाँ जोड़ने की अनुमति देता है। यहाँ आपको स्थिति जोड़ने का तरीका दिया गया है:
- मैक्रो डिज़ाइन विंडो में, सुनिश्चित करें कि आपके पास वह क्रिया है जहाँ आप स्थिति लागू करना चाहते हैं।
- मैक्रो विंडो में, शो/हाइड समूह में शर्तें बटन पर क्लिक करें। इससे शर्त कॉलम मैक्रो डिज़ाइन ग्रिड में जुड़ जाएगी।
- शर्त कॉलम में अपनी शर्त दर्ज करें। उदाहरण के लिए, [फॉर्म]![ग्राहक]![देश] = "यूएसए", जो जाँचता है कि चयनित देश "यूएसए" है या नहीं।
- यदि शर्त सही मानी जाती है, तो मैक्रो क्रिया निष्पादित की जाएगी; अन्यथा, इस क्रिया को छोड़ दिया जाएगा।
उपयोगी मैक्रो क्रियाएं
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस कई क्रियाएं प्रदान करता है जिन्हें आप अपने मैक्रोज़ में जोड़ सकते हैं। कुछ आमतौर पर इस्तेमाल की जाने वाली क्रियाएं इस प्रकार हैं:
- ओपनफॉर्म: एक विशिष्ट फॉर्म खोलता है।
- बंद करें: एक विशिष्ट विंडो को बंद करता है, जैसे कि एक फॉर्म या रिपोर्ट।
- रनएसक्यूएल: INSERT, UPDATE, DELETE जैसी क्रियाओं को निष्पादित करता है।
- सेटवैल्यू: एक फ़ील्ड या नियंत्रण का मान सेट करता है।
- जाऔरिकॉर्ड: एक फॉर्म या डेटा शीट में एक विशिष्ट रिकॉर्ड पर नेविगेट करता है।
एंबेडेड मैक्रोज़ का उपयोग करना
एक्सेस में एंबेडेड मैक्रोज़ वे मैक्रोज़ होते हैं जो विशिष्ट ऑब्जेक्ट्स के साथ संलग्न होते हैं, जैसे फॉर्म या नियंत्रण। वे स्टैंडअलोन मैक्रोज़ से भिन्न होते हैं। यहाँ बताया गया है कि कैसे आप एंबेडेड मैक्रोज़ बनाएं और उपयोग करें:
- डिज़ाइन व्यू या लेआउट व्यू में फॉर्म या रिपोर्ट खोलें।
- उस नियंत्रण का चयन करें जिसमें आप मैक्रो एंबेड करना चाहते हैं, जैसे कि एक बटन या कॉम्बो बॉक्स।
- प्रॉपर्टी शीट में, उस इवेंट प्रॉपर्टी को खोजें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, जैसे कि क्लिक पर एक बटन के लिए।
- प्रॉपर्टीज़ बॉक्स में क्लिक करें, फिर ... पर क्लिक करें ताकि चुनें बिल्डर डायलॉग खुले। मैक्रो बिल्डर चुनें और ओके पर क्लिक करें।
- मैक्रो बिल्डर विंडो खुलता है, जहाँ आप अपने मैक्रो क्रियाएं और स्थितियाँ निर्धारित कर सकते हैं।
मैक्रोज़ को डिबग और टेस्ट करना
मैक्रोज़ के साथ काम करते समय, यह संभव है कि आपको त्रुटियाँ या अप्रत्याशित व्यवहार का सामना करना पड़े। टेस्टिंग और डिबगिंग प्रभावी मैक्रो निर्माण में महत्वपूर्ण कदम हैं:
- सिंगल स्टेप का उपयोग करें: आप मैक्रो को सिंगल-स्टेप मोड में चला सकते हैं, जो प्रत्येक क्रिया के बाद रोक देता है। यह पता लगाने में मदद करता है कि कहाँ कुछ गलत हो सकता है।
- त्रुटियों की जाँच करें: यदि कोई मैक्रो असफल होता है, तो एक्सेस एक त्रुटि संदेश प्रदान करता है जो समस्या को पहचानने में मदद करता है।
- शर्तों की समीक्षा करें: सुनिश्चित करें कि सभी शर्तें सही ढंग से निर्धारित की गई हैं और तार्किक हैं।
सारांश
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में मैक्रोज़ बनाना उत्पादकता को काफी बढ़ाता है क्योंकि यह रूटीन कार्यों को स्वचालित बनाता है। सरल क्रियाओं, जैसे कि एक फॉर्म खोलने से लेकर जटिल स्थितियों और क्रमों तक, मैक्रोज़ एक्सेस वातावरण के भीतर महत्वपूर्ण उपकरण के रूप में कार्य करते हैं। मैक्रो निर्माण के अंदर और बाहर समझना - जिसमें एंबेडेड मैक्रोज़, स्थितियों को जोड़ना, और परीक्षण शामिल हैं - उपयोगकर्ताओं को अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप मजबूत और कुशल डेटाबेस समाधान बनाने में सक्षम बनाता है।
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