माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में रिपोर्ट कैसे बनाएं
संपादित 5 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 5 महीने पहले
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक शक्तिशाली डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली है जो डेटा को प्रबंधित और विश्लेषण करने के लिए कई उपकरण प्रदान करती है। इन उपकरणों में से एक है रिपोर्ट सुविधा, जो उपयोगकर्ताओं को अपने डेटा को संगठित और आकर्षक तरीके से प्रस्तुत करने की अनुमति देती है। यह गाइड आपको माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में रिपोर्ट बनाने के चरणों के माध्यम से मार्गदर्शन करेगी। इन दिशानिर्देशों का पालन करके, आप एक्सेस की क्षमताओं का लाभ उठा सकते हैं और विस्तृत, सुव्यवस्थित रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में रिपोर्ट को समझना
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में रिपोर्ट आपके डेटाबेस से डेटा को एक ऐसे तरीके से सम्मिलित और प्रस्तुत करने के लिए उपयोग की जाती हैं जो पढ़ने और समझने में आसान हो। एक रिपोर्ट में कई टेबल या क्वेरी से डेटा हो सकता है, और यह आपके डेटाबेस जानकारी को प्रदर्शित, प्रारूपित और प्रिंट करने का एक माध्यम प्रदान करती है। रिपोर्ट का उपयोग विभिन्न उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है, जैसे कि चालान, सारांश, और डेटा अंतर्दृष्टि, जो उन्हें डेटा प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बनाता है।
अपना डेटाबेस सेट करें
आप रिपोर्ट बनाने से पहले, आपको अपना डेटाबेस सही ढंग से सेट करना होगा। शुरुआत करें टेबल, फ़ील्ड और संबंधों को परिभाषित करके जो आपका डेटा स्टोर करेगा। यह सुनिश्चित करें कि जिस डेटा पर आप रिपोर्ट बनाना चाहते हैं वह सटीक और सुव्यवस्थित है। यदि आपको गणनाएँ या सारांशों की आवश्यकता है, तो पहले क्वेरी बनाने पर विचार करें, क्योंकि इन क्वेरी को सीधे आपकी रिपोर्ट में उपयोग किया जा सकता है।
सरल रिपोर्ट बनाना
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में एक सरल रिपोर्ट बनाने के लिए, निम्नलिखित चरणों का पालन करें:
- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस और वह डेटाबेस खोलें जिसके साथ आप काम करेंगे।
- रिबन पर "क्रिएट" टैब पर जाएं।
- "रिपोर्ट्स" समूह में, "रिपोर्ट" बटन पर क्लिक करें। एक्सेस एक बुनियादी रिपोर्ट बनायेगा जिसमें खुली हुई टेबल या चयनित क्वेरी के सभी फ़ील्ड शामिल होंगे।
- अपनी रिपोर्ट के लेआउट को समायोजित करने के लिए "लेआउट व्यू" का उपयोग करें। आप फ़ील्ड्स को स्थानांतरित कर सकते हैं, उनका आकार बदल सकते हैं और आगे की कस्टमाइजेशन कर सकते हैं।
- यह देखने के लिए कि आपकी रिपोर्ट प्रिंट होने पर कैसी दिखती है, "रिपोर्ट व्यू" या "प्रिंट प्रीव्यू" में स्विच करें।
रिपोर्ट को कस्टमाइज करना
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी रिपोर्ट आपकी सभी आवश्यकताओं को पूरा करती है, आपको इसे और अधिक अनुकूलित करने की आवश्यकता हो सकती है:
- हेडर/फुटर को संशोधित करें: अपनी रिपोर्ट में दिनांक, पृष्ठ संख्या, या रिपोर्ट शीर्षक शामिल करते हुए हेडर और फुटर जोड़ें, ऐसा "डिज़ाइन व्यू" में रिपोर्ट को खोलकर और फील्ड्स को हेडर या फुटर सेक्शन में खींच कर छोड़े।
- गणितीय फ़ील्ड शामिल करें: यदि आपको बिक्री की कुल राशि या औसत निकालने की आवश्यकता है, तो एक गणितीय कंट्रोल का उपयोग करें। "डिज़ाइन व्यू" में, "डिज़ाइन" > "मौजूदा फ़ील्ड जोड़ें" पर क्लिक करें। फिर, एक नया गणितीय फ़ील्ड जोड़ें जो एक सूत्र का उपयोग करता है, उदाहरण के लिए,
=Sum([FieldName])। - डेटा को समूहित करना: ग्राहक या ऑर्डर द्वारा रिपोर्ट को समूहित करने जैसे डेटा को समूहित करने के लिए, "डिज़ाइन" टैब के तहत "ग्रुप और सॉर्ट" फ़ंक्शन का उपयोग करें और सॉर्टिंग और समूह स्तर जोड़ें।
- फिल्टर और सॉर्ट्स: रपटों पर सीधे छंटाई और फ़िल्टरिंग लागू करें "डिज़ाइन" टैब के तहत "सॉर्ट और फिल्टर" समूह का उपयोग करके।
रिपोर्ट विजार्ड का उपयोग करके रिपोर्ट बनाना
रिपोर्ट विज़ार्ड रिपोर्ट निर्माण प्रक्रिया को सरल बनाता है। यह आपको फ़ील्ड्स का चयन करने, सॉर्टिंग, समूह निर्धारित करने और दो प्रकार के लेआउट्स को कस्टमाइज करने में मार्गदर्शन करता है:
- "क्रिएट" टैब पर, "रिपोर्ट विजार्ड" का चयन करें।
- टेबल या क्वेरी का चयन करें जिसमें वह डेटा हो जिसे आप अपनी रिपोर्ट के लिए उपयोग करना चाहते हैं।
- उन फ़ील्ड्स का चयन करें जिन्हें आप रिपोर्ट में प्रदर्शित करना चाहते हैं। ये एक या एकाधिक टेबल्स/क्वेरीज से आ सकते हैं, बशर्ते कि संबंध सही तरीके से परिभाषित हों।
- समूह स्तर को सेट करें, उन फ़ील्ड्स को चुनकर जिनके द्वारा आप डेटा समूहित करना चाहते हैं। विज़ार्ड आपको छटाई के ऑर्डर को सेट करने की अनुमति भी देता है।
- लेआउट शैली (स्तंभन, टेबुलर, आदि) का चयन करें और निर्णय लें कि आपकी रिपोर्ट को पोर्ट्रेट या लैंडस्केप ओरिएंटेशन में होगी।
- अपनी रिपोर्ट देखने के लिए विज़ार्ड को समाप्त करें। आप इसे और अधिक समायोजन करने के लिए "डिज़ाइन व्यू" में खोल सकते हैं।
उन्नत रिपोर्टिंग तकनीकें
एक बार जब आप बुनियादी रिपोर्टों से परिचित हो जाते हैं, तो आप अपनी रिपोर्टों को अधिक जानकारीपूर्ण और दृश्यात्मक बनाने के लिए अधिक उन्नत तकनीकों की ओर बढ़ सकते हैं:
- उप-रिपोर्ट:
संबंधित डेटा को प्रदर्शित करने के लिए उप-रिपोर्ट को एकीकृत करें। आप संबद्ध टेबल्स या क्वेरीज को मुख्य रिपोर्ट में उप-रिपोर्ट्स के रूप में खींच सकते हैं। उदाहरण के लिए, ग्राहक रिपोर्ट में, एक उप-रिपोर्ट प्रत्येक ग्राहक के हालिया लेन-देन को प्रदर्शित कर सकती है।
- शर्तीय प्रारूपण:
महत्वपूर्ण जानकारी को उभारने के लिए रिपोर्ट फ़ील्ड्स पर शर्तीय प्रारूपण लागू करें। "डिज़ाइन व्यू" में, "फॉर्मेट" टैब का उपयोग करें और शर्तें निर्दिष्ट करें। उदाहरण के लिए, किसी विशेष सीमा से ऊपर के मानों को बोल्ड या अन्य रंग में हाइलाइट करें।
- डेटा बार:
डेटा को दृश्यात्मक प्रारूप में देखने के लिए डेटा बार का उपयोग करें। संख्यात्मक फ़ील्ड्स के लिए तुलनाएँ दृश्य रूप से दिखाने के लिए डेटा बारों को शर्तीय प्रारूपण के माध्यम से लागू करें।
- चार्ट:
अपनी रिपोर्ट में डेटा के एक ग्राफिकल प्रस्तुतिकरण
यदि आपको लेख की सामग्री में कुछ गलत लगता है, आप कर सकते हैं
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