Asana में कार्य दृश्य को कैसे अनुकूलित करें

संपादित 2 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

असानाकार्यदृश्यअनुकूलनइंटरफ़ेसउत्पादकतावर्कफ़्लोनिजीकरणदक्षताविंडोमैकलिनक्स

Asana एक शक्तिशाली परियोजना प्रबंधन उपकरण है जो टीमों को उनके काम को संगठित करने, ट्रैक करने और प्रबंधित करने में मदद करता है। Asana की सबसे उपयोगी विशेषताओं में से एक इसके कार्य दृश्य को अनुकूलित करने की क्षमता है। कार्य दृश्य को अनुकूलित करने से आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अपने कार्यों को विभिन्न तरीकों से देख सकते हैं, जिससे आप अपनी परियोजनाओं का अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधन कर सकते हैं। चाहे आप किसी बड़ी परियोजना पर एक टीम के साथ काम कर रहे हों या अपने व्यक्तिगत कार्यों का प्रबंधन कर रहे हों, Asana में कार्य दृश्य को अनुकूलित करना आपके काम करने के तरीके में बड़ा बदलाव ला सकता है।

कार्य अनुक्रम को समझना

अनुकूलन प्रक्रिया में जाने से पहले, यह समझना महत्वपूर्ण है कि Asana में कार्य दृश्य क्या हैं। कार्य दृश्य मूल रूप से इस बात का प्रतिनिधित्व करते हैं कि Asana इंटरफ़ेस में कार्य कैसे प्रदर्शित किए जाते हैं। इसमें लेआउट, फ़िल्टर और सॉर्टिंग मानदंड शामिल होते हैं जो यह निर्धारित करते हैं कि कार्य आपकी स्क्रीन पर कैसे दिखाई देते हैं। Asana विभिन्न दृश्य प्रदान करता है जैसे सूची दृश्य, बोर्ड दृश्य, कैलेंडर दृश्य और टाइमलाइन दृश्य। इन प्रत्येक दृश्यों का अलग-अलग उद्देश्य होता है और इसे आपकी विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित किया जा सकता है।

सूची दृश्य

सूची दृश्य Asana में डिफ़ॉल्ट दृश्य है और कार्यों को साधारण सूची प्रारूप में प्रदर्शित करता है। यह दृश्य विस्तृत कार्य प्रबंधन के लिए उपयोगी है, क्योंकि यह आपको एक नज़र में प्रत्येक कार्य का नाम, असाइन किया गया व्यक्ति, नियत तारीख और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी देखने की अनुमति देता है। सूची दृश्य में, कार्य अनुभागों या स्तंभों में व्यवस्थित होते हैं (एक स्प्रेडशीट के समान), और आप इस दृश्य से आसानी से कार्य जोड़ सकते हैं, संपादित कर सकते हैं या हटा सकते हैं।

बोर्ड दृश्य

बोर्ड दृश्य स्तंभों में कार्ड के रूप में कार्यों को प्रदर्शित करता है, जो कनबन विधि का उपयोग करके परियोजनाओं का प्रबंधन करने के लिए आदर्श है। प्रत्येक स्तंभ आमतौर पर कार्यप्रवाह के एक चरण का प्रतिनिधित्व करता है, जैसे 'करना है', 'प्रगति में' और 'पूरा'। आप उनके स्थिति को अपडेट करने के लिए कार्य कार्ड को स्तंभों के बीच खींच सकते और छोड़ सकते हैं, जिससे बोर्ड दृश्य अत्यधिक दृश्य और इंटरैक्टिव बनता है।

कैलेंडर दृश्य

कैलेंडर दृश्य नियत तारीखों के आधार पर कैलेंडर पर कार्यों को प्रदर्शित करता है। यह दृश्य डेडलाइन ट्रैक करने और यह सुनिश्चित करने के लिए एकदम सही है कि सभी टीम सदस्य डेडलाइन से अवगत हों। यह शेड्यूल पर व्यापक दृष्टिकोण प्रदान करता है और गतिविधियों की योजना बनाने और तदनुसार प्राथमिकताएं निर्धारित करने में मदद करता है।

टाइमलाइन दृश्य

टाइमलाइन दृश्य मुख्य रूप से परियोजना नियोजन और शेड्यूलिंग के लिए उपयोग किया जाता है। यह गैंट चार्ट जैसा दिखता है और आपको समय के साथ एक-दूसरे से संबंधित कार्यों को देखने की अनुमति देता है। टाइमलाइन को विज़ुअलाइज़ करके, आप निर्भरता और संभावित बाधाओं की पहचान कर सकते हैं, और परियोजना के सुचारू निष्पादन को सुनिश्चित करने के लिए अपनी योजनाओं को आवश्यकतानुसार समायोजित कर सकते हैं।

कार्य दृश्य को क्यों अनुकूलित करें?

Asana में कार्य दृश्य को अनुकूलित करना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपकी विशिष्ट ज़रूरतों को पूरा करने के लिए प्रदर्शन को अनुकूलित करने की अनुमति देता है। सबसे प्रासंगिक जानकारी को उजागर करने वाले दृश्य सेट करके, आप समय बचा सकते हैं और संज्ञानात्मक भार को कम कर सकते हैं। अनुकूलित दृश्य टीम के सदस्यों को सबसे महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित रखने में मदद करते हैं, जिससे उत्पादकता और दक्षता में सुधार होता है। कस्टम दृश्य केवल व्यक्तिगत प्राथमिकताओं के बारे में नहीं हैं, बल्कि हर किसी को संरेखित और सूचित रखकर सहयोग को बढ़ाने के बारे में भी हैं।

Asana में कार्य दृश्य को कैसे अनुकूलित करें

Asana में कार्य दृश्य को अनुकूलित करना एक सरल प्रक्रिया है जिसमें फ़िल्टर, सॉर्टिंग विकल्प और लेआउट समायोजन का उपयोग शामिल है। इसे कैसे करें, इस पर यहां एक व्यापक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका दी गई है:

1. परियोजना तक पहुंच

अपनी Asana खाते में उस परियोजना के लिए नेविगेट करके प्रारंभ करें जिसे आप अनुकूलित करना चाहते हैं। परियोजना पर क्लिक करें ताकि आप उससे संबंधित कार्यों को देख सकें।

2. दृश्य का चयन करना

एक बार जब आप परियोजना तक पहुंच जाते हैं, तो उस दृश्य प्रकार का चयन करें जिसे आप अनुकूलित करना चाहते हैं। परियोजना क्षेत्र के शीर्ष पर, आपको सूची, बोर्ड, कैलेंडर और टाइमलाइन दृश्यों के लिए टैब मिलेंगे। उस वांछित दृश्य के लिए टैब पर क्लिक करें जिसे आप अनुकूलित करना चाहते हैं।

3. कार्यों को फ़िल्टर करना

कार्यों को फ़िल्टर करने से आपको विशिष्ट मानदंडों, जैसे असाइन किए गए व्यक्ति, स्थिति, या नियत तारीख के आधार पर प्रदर्शित कार्यों को सीमित करने की अनुमति मिलती है। एक फ़िल्टर बनाने के लिए:

• टूलबार में 'फ़िल्टर' बटन या आइकन पर क्लिक करें।
• उस मानदंड को चुनें जिसे आप लागू करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, किसी विशिष्ट व्यक्ति को सौंपे गए कार्यों को ही दिखाने के लिए 'असाइन किए गए व्यक्ति' के अनुसार फ़िल्टर करें।
• आवश्यकतानुसार अतिरिक्त फ़िल्टर समायोजित करें, जटिल फ़िल्टर बनाने के लिए कई मानदंडों को संयोजित करें।
• लागू करें पर क्लिक करें ताकि लागू फ़िल्टर सक्रिय हो और अद्यतन दृश्य देखें।

4. कार्यों को छांटना

छंटाई आपको कार्यों को उस विशेष क्रम में व्यवस्थित करने में मदद करती है जो आपके लिए काम करती है। आप विभिन्न विशेषताओं के अनुसार कार्यों को सॉर्ट कर सकते हैं, जैसे प्राथमिकता या नियत तारीख। कार्यों को सॉर्ट करने के लिए:

• टूलबार में 'सॉर्ट' विकल्प खोजें।
• उस विशेषता को चुनें जिसके अनुसार आप कार्यों को सॉर्ट करना चाहते हैं। सामान्य विकल्पों में 'नियत तारीख', 'प्राथमिकता', या 'वर्णानुक्रम' शामिल हैं।
• निर्णय लें कि आप आरोही या अवरोही क्रम में सॉर्ट करना चाहते हैं या नहीं।
• सॉर्ट लागू करें ताकि कार्य आपकी पसंद के अनुसार पुन: व्यवस्थित हो सकें।

5. कॉलम समायोजित करना (सूची दृश्य)

सूची दृश्य में, आप कार्यों के बारे में विशिष्ट जानकारी प्रदर्शित करने या छिपाने के लिए कॉलम को समायोजित कर सकते हैं। यहां बताया गया है कैसे:

• कार्य सूची के ऊपर कॉलम हेडर का पता लगाएं।
• 'कॉलम' ड्रॉपडाउन या सेटिंग्स आइकन पर क्लिक करें, यदि उपलब्ध हो।
• 'टैग', 'प्रोजेक्ट', या 'नियत तारीख' जैसी कॉलम के लिए प्रदर्शन या छिपाने के लिए चेकबॉक्स का चयन या अचयनित करें।
• यह अनुकूलन आपके सूची दृश्य के विवरण को संशोधित करेगा, जो जानकारी आपके लिए सबसे मूल्यवान है उसके अनुसार।

6. कॉलम और कार्ड को अनुकूलित करना (बोर्ड दृश्य)

बोर्ड दृश्य में, आप अपने कार्यप्रवाह के चरणों को बेहतर ढंग से प्रतिबिंबित करने के लिए कॉलम का नाम बदल सकते हैं और विवरण जोड़ सकते हैं:

• किसी कॉलम का नाम बदलने के लिए, कॉलम हेडर पर क्लिक करें और 'बैकलॉग' या 'चल रही परियोजनाएँ' जैसे एक नया नाम टाइप करें।
• कॉलम नामों के तहत विवरण या मानदंड जोड़ें ताकि टीम के सदस्यों को यह समझने में मदद मिल सके कि प्रत्येक चरण के लिए क्या आवश्यक है।
• कार्य कार्ड को संशोधित करने और अटैचमेंट, टिप्पणियां, या विवरण जोड़ने जैसे जानकारी जोड़ने के लिए उन पर क्लिक करें।

7. कस्टम दृश्य सहेजना

एक बार जब आपने अपने दृश्य को अपनी संतुष्टि के अनुसार अनुकूलित कर दिया, तो आप भविष्य के उपयोग के लिए इसे सहेजना चाहते हैं। Asana आपको इन अनुकूलनों को सहेजने की अनुमति देता है:

• कस्टम दृश्य सहेजने के विकल्प की तलाश करें, जिसे 'सभी के लिए दृश्य सहेजें' के रूप में लेबल किया जा सकता है।
• दृश्य सहेजने से यह सुनिश्चित होता है कि जब भी आप इस परियोजना पर वापस आएंगे, तो कार्य आपकी प्राथमिकताओं के अनुसार प्रदर्शित होंगे।
• यदि आप किसी टीम में काम कर रहे हैं और चाहते हैं कि अन्य लोग आपके कस्टम दृश्य से लाभान्वित हों, तो सभी के लिए दृश्य सहेजने का विकल्प चुनें।

8. डिफ़ॉल्ट दृश्य पर लौटना

यदि आपने किसी दृश्य को अनुकूलित किया है और Asana के डिफ़ॉल्ट दृश्य पर लौटने की आवश्यकता है:

• दृश्य विकल्प या सेटिंग्स मेनू में अक्सर स्थित 'रीसेट' या 'डिफ़ॉल्ट दृश्य' विकल्प की तलाश करें।
• दृश्य रीसेट करने के लिए क्लिक करें, और Asana चयनित दृश्य प्रकार के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स पर वापस आ जाएगा।

9. कस्टम फ़ील्ड बनाना

अपने कार्य दृश्य पर अधिक नियंत्रण के लिए, Asana आपको कस्टम फ़ील्ड जोड़ने की अनुमति देता है:

• यदि उपलब्ध हो तो 'प्रोजेक्ट सेटिंग्स' या 'कस्टमाइज़' विकल्प पर जाएं।
• 'कस्टम फ़ील्ड जोड़ें' का चयन करें ताकि नए डेटा बिंदु जैसे प्राथमिकता स्तर, अनुमानित घंटे, या कार्य श्रेणियाँ जोड़ी जा सकें।
• फ़ील्ड प्रकार निर्धारित करें, जैसे ड्रॉपडाउन, टेक्स्ट, या संख्या, और उस फ़ील्ड के लिए विकल्प भरें।
• एक बार सहेजने के बाद, ये फ़ील्ड आपके जॉब विवरण में दिखाई देंगे, जिससे अधिक विस्तृत छंटाई और फ़िल्टरिंग की अनुमति मिलती है।

दृश्यों को अनुकूलित करने के उदाहरण

आइए कुछ व्यावहारिक उदाहरणों पर नज़र डालें ताकि हम समझ सकें कि कार्य दृश्य कैसे अनुकूलित किए जा सकते हैं।

उदाहरण 1: एक विपणन अभियान का प्रबंधन

मान लीजिए कि आप एक विपणन अभियान प्रबंधित कर रहे हैं। आप चरणों में कार्यों को ट्रैक करने के लिए बोर्ड दृश्य का उपयोग कर सकते हैं:

• 'दृश्य', 'सामग्री निर्माण', 'मंजूरी', और 'प्रकाशित' जैसे कॉलम बनाएं।
• प्रत्येक कार्रवाई कार्ड अभियान के एक पहलू का प्रतिनिधित्व कर सकता है, जैसे ब्लॉग पोस्ट या सोशल मीडिया सामग्री।
• कार्य कार्ड को सामग्री प्रकार, दर्शक समूह, और प्रकाशन मंच जैसे फ़ील्ड शामिल करने के लिए अनुकूलित करें।
• व्यक्तिगत वर्कलोड पर ध्यान केंद्रित करने के लिए असाइन किए गए व्यक्ति के अनुसार कार्यों को फ़िल्टर करें, और समय की निगरानी के लिए नियत तारीख के अनुसार सॉर्ट करें।

उदाहरण 2: सॉफ्टवेयर विकास परियोजना

सॉफ्टवेयर विकास टीमों के लिए, टाइमलाइन दृश्य का उपयोग स्प्रिंट्स को प्रबंधित करने में सहायता कर सकता है:

• कोडिंग, परीक्षण, और तैनाती जैसी प्रोग्रामिंग गतिविधियों के लिए कार्य अनुसूची करें, आवश्यक होने पर निर्भरता जोड़ें।
• किसी विशिष्ट स्प्रिंट या रिलीज़ चक्र के लिए कार्यों को प्रदर्शित करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करें।
• 'प्राथमिकता' और 'जटिलता' के लिए कस्टम फ़ील्ड बनाएं, इन मानदंडों के आधार पर उच्च प्राथमिकता वाले कार्यों को पहले निपटने के लिए छांटें।
• विशेष स्प्रिंट अवधि पर ध्यान केंद्रित करने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि टीम ट्रैक पर रहे, डेडलाइन की अवधि को समायोजित करें।

निष्कर्ष

Asana में कार्य दृश्य को अनुकूलित करना मंच की क्षमता का पूरा उपयोग करने का एक अनिवार्य पहलू है। चाहे व्यक्तिगत उत्पादकता बढ़ा रहा हो या टीम परियोजना को सुव्यवस्थित कर रहा हो, विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए दृश्य अनुकूलित करने की क्षमता का समग्र प्रभावशीलता पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ सकता है। ऊपर उल्लिखित चरणों का पालन करके और वास्तविक दुनिया परिदृश्यों में अनुकूलन लागू करके, उपयोगकर्ता अपने कार्य प्रबंधन दृष्टिकोण को बदल सकते हैं, सुनिश्चित कर सकते हैं कि उनका काम लक्ष्यों के अनुरूप है और टीमों के बीच बेहतर सहयोग को सुगम बनाता है। Asana के अनुकूलन योग्य दृश्यों द्वारा प्रदान की जाने वाली लचीलापन इसे दुनिया भर में विविध टीमों के लिए एक पसंदीदा उपकरण बनाती है, जो एजाइल से जलप्रपात तक विभिन्न परियोजना प्रबंधन पद्धतियों का समर्थन करती है।

  इस लेख को साझा करें

यदि आपको लेख की सामग्री में कुछ गलत लगता है, आप कर सकते हैं अपडेट का अनुरोध करें