आउटलुक 2021 में ईमेल को एन्क्रिप्ट कैसे करें

संपादित 4 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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ईमेल एन्क्रिप्शन एक प्रक्रिया है जिसके द्वारा ईमेल की सामग्री को इस प्रकार कोड किया जाता है कि केवल अधिकृत प्राप्तकर्ता ही इसे पढ़ सकें। आज की डिजिटल दुनिया में, सूचना सुरक्षा बहुत महत्वपूर्ण है। ईमेल एन्क्रिप्ट करना संवेदनशील जानकारी को हैकरों और अनधिकृत पहुंच से बचाने में मदद करता है। यह गाइड विस्तार से समझाता है कि आउटलुक 2021 में ईमेल को कैसे एन्क्रिप्ट किया जाए।

ईमेल एन्क्रिप्शन की समझ

ईमेल एन्क्रिप्शन क्रिप्टोग्राफी का उपयोग करता है जिससे ईमेल सामग्री को एन्क्रिप्टेड टेक्स्ट में परिवर्तित किया जाता है, जिसे सही डिक्रिप्शन कुंजी के बिना नहीं पढ़ा जा सकता है। मुख्य रूप से दो प्रकार के ईमेल एन्क्रिप्शन होते हैं:

• S/MIME (सिक्योर/मल्टीपरपज़ इंटरनेट मेल एक्सटेंशन्स): प्रमाण पत्र जारी करने और प्रमाणीकरण के लिए डेटा एक्सचेंज हेतु एक केंद्रीकृत प्राधिकरण का उपयोग करता है।
• PGP/MIME (प्रिटी गुड प्राइवेसी/मल्टीपरपज़ इंटरनेट मेल एक्सटेंशन्स): एक विकेंद्रीकृत मॉडल और व्यक्तिगत कुंजियों का उपयोग करके ईमेल एन्क्रिप्ट करता है।

ईमेल एन्क्रिप्शन के लाभ

ईमेल एन्क्रिप्शन संवेदनशील डेटा को अवांछित प्राप्तकर्ताओं द्वारा रोकने और पढ़ने से रोकता है। यह साझा किए जा रहे डेटा की गोपनीयता और अखंडता सुनिश्चित करता है। ईमेल को एन्क्रिप्ट करना न केवल गोपनीयता की रक्षा करता है बल्कि GDPR और HIPAA जैसे विनियमनों का अनुपालन करने में भी मदद करता है जो डेटा सुरक्षा और ग्राहक डेटा की गोपनीयता की आवश्यकता रखते हैं।

आउटलुक 2021 में ईमेल एन्क्रिप्शन के लिए आवश्यकताएँ

अपने ईमेल को एन्क्रिप्ट करने से पहले, आपको कुछ चीजें सेटअप करनी होंगी:

1. डिजिटल प्रमाण पत्र: एक विश्वसनीय प्रमाणन प्राधिकरण (CA) से एक डिजिटल प्रमाण पत्र प्राप्त करें। डिजिटल प्रमाण पत्र आपकी पहचान को प्रमाणित करने और एन्क्रिप्शन को सक्षम करने में मदद करेगा।
2. प्रमाण पत्र स्थापित करें: एक बार सीए से डाउनलोड करने के बाद, डिजिटल प्रमाण पत्र को आपके सिस्टम और माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 2021 के साथ स्थापित करने की आवश्यकता होती है।

आउटलुक 2021 में S/MIME का उपयोग करके ईमेल को एन्क्रिप्ट कैसे करें

S/MIME का उपयोग करके आउटलुक 2021 में अपने ईमेल को एन्क्रिप्ट करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

चरण 1: एक डिजिटल प्रमाण पत्र प्राप्त करें और स्थापित करें

पहले, आपको एक विश्वसनीय प्रमाणन प्राधिकरण (CA) से एक डिजिटल प्रमाण पत्र प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। DigiCert, GlobalSign या Comodo जैसे कई CAs ईमेल एन्क्रिप्शन के लिए प्रमाण पत्र प्रदान करते हैं। एक बार इसे प्राप्त करने के बाद, प्रमाण पत्र को अपने सिस्टम पर स्थापित करें। इसे स्थापित करने की एक मूल रूपरेखा यहां दी गई है:

1. डाउनलोडेड प्रमाण पत्र फ़ाइल खोलें।
2. प्रमाण पत्र को विंडोज़ में आयात करने के लिए स्थापना संकेतों का पालन करें।
3. सुनिश्चित करें कि प्रमाणपत्र आपके ईमेल पते के साथ जुड़ा हुआ है।

चरण 2: आउटलुक को S/MIME प्रमाणपत्र का उपयोग करने के लिए कॉन्फ़िगर करें

स्थापित होने के बाद, आउटलुक 2021 को S/MIME प्रमाणपत्र का उपयोग करने के लिए कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता होती है:

• आउटलुक 2021 खोलें।
• फाइल टैब पर जाएं, और विकल्प पर क्लिक करें।
• आउटलुक विकल्प विंडो में, बाएं फलक में ट्रस्ट सेंटर चुनें।
• ट्रस्ट सेंटर सेटिंग्स पर क्लिक करें।
• ईमेल सुरक्षा का चयन करें।
• एन्क्रिप्टेड ईमेल अनुभाग में, सेटिंग्स पर क्लिक करें।
• सुरक्षा सेटिंग्स नाम बॉक्स में, अपनी सुरक्षा सेटिंग्स के लिए एक नाम दर्ज करें।
• साइनिंग प्रमाणपत्र के तहत चुनें पर क्लिक करें और अपना S/MIME प्रमाणपत्र चुनें।
• एन्क्रिप्शन प्रमाणपत्र के लिए इसे दोहराएं।
• कॉन्फ़िगरेशन सेटिंग्स को सहेजने के लिए ठीक है का चयन करें।

चरण 3: एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजें

अब जब S/MIME को कॉन्फ़िगर किया गया है और तैयार है, तो आप एन्क्रिप्टेड ईमेल भेज सकते हैं:

• एक नया ईमेल लिखें।
• रिबन से विकल्प चुनें।
• एन्क्रिप्ट पर क्लिक करें और इस संदेश और अनुलग्नकों को एन्क्रिप्ट करें चुनें।
• अपना ईमेल पता दर्ज करें और भेजें।

ध्यान दें कि सफल डिक्रिप्शन के लिए प्राप्तकर्ता को भी डिजिटल प्रमाणपत्र स्थापित करना होगा।

आउटलुक 2021 में PGP/MIME का उपयोग करके ईमेल एन्क्रिप्ट करना

S/MIME एंटरप्राइज वातावरण के लिए उपयुक्त है, जबकि PGP/MIME व्यक्तिगत एन्क्रिप्शन जरूरतों के लिए बेहतर हो सकता है। आउटलुक 2021 में PGP का उपयोग करने के लिए, आमतौर पर थर्ड-पार्टी टूल का उपयोग किया जाता है, जैसे:

चरण 1: एक तीसरे पक्ष के उपकरण का उपयोग करें

Gpg4win या Enigmail जैसे टूल आउटलुक पर PGP एन्क्रिप्शन प्रदान करते हैं। ये सॉफ़्टवेयर पैकेज आउटलुक के साथ मिलकर एन्क्रिप्शन सुविधाएँ प्रदान करते हैं:

• Gpg4win डाउनलोड और इंस्टॉल करें।
• सेटअप पूरा करने के लिए इंस्टॉलेशन विज़ार्ड का पालन करें।
• सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके एक PGP कुंजी जोड़ी बनाएं। सुनिश्चित करें कि आप एक मजबूत पासफ़्रेज़ बनाते हैं।

चरण 2: आउटलुक के साथ थर्ड-पार्टी टूल कॉन्फ़िगर करें

आउटलुक 2021 के साथ थर्ड-पार्टी एन्क्रिप्शन उपकरणों को एकीकृत करें:

• एन्क्रिप्शन टूल इंटरफ़ेस खोलें।
• आउटलुक के साथ एकीकरण के लिए विकल्प की पहचान करें।
• PGP फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए आउटलुक द्वारा आवश्यक अनुमतियों के साथ अधिकृत करें।

चरण 3: एक PGP एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजना

जब PGP तैयार हो, तो एक एन्क्रिप्टेड ईमेल निम्न प्रकार से भेजें:

• आउटलुक में एक ईमेल लिखें।
• इंस्टॉल किए गए टूल के माध्यम से उपलब्ध एन्क्रिप्ट बटन का उपयोग करें।
• आपका संदेश प्राप्तकर्ता की सार्वजनिक कुंजी का उपयोग करके एन्क्रिप्ट किया जाएगा।
• अपना ईमेल भेजें।

प्राप्तकर्ता को आपको एन्क्रिप्टेड प्रतिक्रिया भेजने के लिए आपकी सार्वजनिक कुंजी की आवश्यकता होगी, और उन्हें डिक्रिप्शन के लिए उनके PGP सेटअप की आवश्यकता होगी।

सामान्य समस्याओं का निवारण

हालांकि ईमेल को एन्क्रिप्ट करने से सुरक्षा में काफी वृद्धि हो सकती है, फिर भी आपको कुछ समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है:

• प्रमाणपत्र नहीं मिला: सुनिश्चित करें कि आपका प्रमाण पत्र सही ढंग से स्थापित किया गया है और आपके आउटलुक ईमेल पते के साथ जुड़ा हुआ है।
• प्राप्तकर्ता डिक्रिप्ट नहीं कर सकता: यह सत्यापित करें कि उनके पास डिक्रिप्शन प्रक्रिया के लिए एक मेल खाने वाला प्रमाण पत्र या कुंजी है।
• एन्क्रिप्शन अवरुद्ध: संगठनीय नीतियों या सेटिंग्स की जाँच करें जो एन्क्रिप्शन फ़ंक्शन को अवरुद्ध कर सकती हैं।

निष्कर्ष

आउटलुक 2021 में अपने ईमेल को एन्क्रिप्ट करने से यह सुनिश्चित होता है कि संवेदनशील जानकारी गोपनीय रहती है और केवल इच्छित प्राप्तकर्ताओं के लिए सुलभ है। चाहे आप S/MIME या PGP/MIME एन्क्रिप्शन का उपयोग करें, यह महत्वपूर्ण है कि सही प्रमाणपत्र या कुंजी सेटअप करें और आउटलुक को सही ढंग से कॉन्फ़िगर करें। हालांकि प्रारंभिक सेटअप जटिल लग सकता है, एक बार कॉन्फ़िगर किए जाने के बाद, ईमेल को एन्क्रिप्ट करने और भेजने की प्रक्रिया सरल होती है। हमेशा अपने ईमेल संवाददाताओं को एन्क्रिप्शन पूर्वापेक्षाओं के बारे में सूचित करना याद रखें ताकि सुचारू और सुरक्षित संचार सुनिश्चित हो सके।

इस विस्तृत गाइड का पालन करके, आप आउटलुक 2021 में अपने ईमेल को प्रभावी ढंग से एन्क्रिप्ट करने में सक्षम होंगे, जिससे आपकी डिजिटल संचार के लिए सुरक्षा की एक आवश्यक परत जुड़ जाएगी।

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