Como criptografar e-mails no Outlook 2021

Editado 4 meses atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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A criptografia de e-mails é uma maneira de proteger o conteúdo de um e-mail codificando a mensagem de forma que apenas destinatários autorizados possam lê-la. No mundo digital de hoje, a segurança da informação é muito importante. Criptografar e-mails ajuda a proteger informações sensíveis de hackers e acesso não autorizado. Este guia explica em detalhes como criptografar e-mails no Outlook 2021.

Entendendo a criptografia de e-mails

A criptografia de e-mails usa criptografia para converter o conteúdo do e-mail em texto criptografado que é ilegível sem a chave de descriptografia correta. Existem principalmente dois tipos de criptografia de e-mails:

• S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions): Usa uma autoridade centralizada para emitir certificados e trocar dados para autenticação.
• PGP/MIME (Pretty Good Privacy/Multipurpose Internet Mail Extensions): Usa um modelo descentralizado e chaves individuais para criptografar e-mails.

Benefícios da criptografia de e-mails

A criptografia de e-mails impede que dados sensíveis sejam interceptados e lidos por destinatários não intencionais. Ela garante a confidencialidade e integridade dos dados compartilhados. Criptografar e-mails não apenas protege a privacidade, mas também ajuda a cumprir regulamentos como o GDPR e HIPAA que exigem segurança de dados e confidencialidade dos dados do cliente.

Pré-requisitos para criptografia de e-mails no Outlook 2021

Antes de você poder criptografar seus e-mails, será necessário configurar algumas coisas:

1. Certificado digital: Obtenha um certificado digital de uma autoridade certificadora confiável (CA). O certificado digital ajudará a autenticar sua identidade e a habilitar a criptografia.
2. Instale o certificado: Após o download a partir da CA, o certificado digital precisa ser instalado no seu sistema junto com o Microsoft Outlook 2021.

Como criptografar e-mails no Outlook 2021 usando S/MIME

Para criptografar seus e-mails usando S/MIME no Outlook 2021, siga estas etapas:

Etapa 1: Obter e instalar um certificado digital

Primeiro, você precisará obter um certificado digital de uma autoridade certificadora confiável (CA). Muitas CAs, como DigiCert, GlobalSign ou Comodo, oferecem certificados para criptografia de e-mails. Uma vez que você o tenha, instale o certificado em seu sistema. Aqui está um esboço básico de como instalá-lo:

1. Abra o arquivo de certificado baixado.
2. Siga as instruções de instalação para importar o certificado no Windows.
3. Certifique-se de que o certificado está associado ao seu endereço de e-mail.

Etapa 2: Configurar o Outlook para usar um certificado S/MIME

Uma vez instalado, o Outlook 2021 precisa ser configurado para usar o certificado S/MIME:

• Abra o Outlook 2021.
• Vá para a guia Arquivo e clique em Opções.
• Na janela Opções do Outlook, selecione Central de Confiabilidade no painel esquerdo.
• Clique em Configurações da Central de Confiabilidade.
• Selecione Segurança de Email.
• Na seção Email Criptografado, clique em Configurações.
• Na caixa de nome das configurações de segurança, insira um nome para suas configurações de segurança.
• Clique em Escolher em Certificados de Assinatura e selecione seu certificado S/MIME.
• Repita este processo para o certificado de criptografia.
• Selecione OK para salvar as configurações de configuração.

Etapa 3: Enviar e-mail criptografado

Agora que o S/MIME está configurado e pronto, você pode enviar e-mails criptografados:

• Componha um novo e-mail.
• Selecione Opções na faixa de opções.
• Clique em Criptografar e selecione Criptografar esta mensagem e anexos.
• Insira seu endereço de e-mail e envie.

Observe que o destinatário também deve ter o certificado digital instalado para decodificação bem-sucedida.

Criptografando e-mails usando PGP/MIME no Outlook 2021

O S/MIME é adequado para ambientes empresariais, enquanto o PGP/MIME pode ser melhor para necessidades pessoais de criptografia. Para usar o PGP no Outlook 2021, geralmente são utilizados ferramentas de terceiros, como:

Etapa 1: Usar uma ferramenta de terceiros

Ferramentas como Gpg4win ou Enigmail oferecem criptografia PGP no Outlook. Esses pacotes de software funcionam juntamente com o Outlook para fornecer recursos de criptografia:

• Baixe e instale o Gpg4win.
• Siga o assistente de instalação para concluir a configuração.
• Crie um par de chaves PGP usando o software. Certifique-se de criar uma senha forte.

Etapa 2: Configurar ferramentas de terceiros com o Outlook

Integre ferramentas de criptografia de terceiros com o Outlook 2021:

• Abra a interface da ferramenta de criptografia.
• Identifique a opção para integrar com o Outlook.
• Autorize com as permissões exigidas pelo Outlook para usar a função PGP.

Etapa 3: Enviando um e-mail criptografado PGP

Quando o PGP estiver pronto, envie um e-mail criptografado da seguinte forma:

• Componha um e-mail no Outlook.
• Use o botão criptografar disponível na ferramenta instalada.
• Sua mensagem será criptografada usando a chave pública do destinatário.
• Envie seu e-mail.

O destinatário precisará de sua chave pública para enviar uma resposta criptografada, e ele precisará ter sua configuração PGP para decodificação.

Solução de problemas comuns

Embora a criptografia de e-mails possa aumentar significativamente a segurança, você ainda pode enfrentar alguns problemas:

• Certificado não encontrado: Certifique-se de que seu certificado está devidamente instalado e associado ao seu endereço de e-mail no Outlook.
• Destinatário não consegue decifrar: Verifique se ele possui um certificado ou chave correspondente para o processo de decodificação.
• Criptografia bloqueada: Verifique se há políticas organizacionais ou configurações que possam bloquear a função de criptografia.

Conclusão

Criptografar seus e-mails no Outlook 2021 garante que informações sensíveis permaneçam confidenciais e acessíveis apenas aos destinatários pretendidos. Seja usando a criptografia S/MIME ou PGP/MIME, é importante configurar os certificados ou chaves adequados e configurar corretamente o Outlook. Embora a configuração inicial possa parecer complicada, uma vez configurada, o processo de criptografar e enviar e-mails é simples. Lembre-se sempre de informar seus correspondentes por e-mail sobre os pré-requisitos de criptografia para garantir uma comunicação suave e segura.

Seguindo este guia detalhado, você poderá criptografar com eficiência seus e-mails no Outlook 2021, adicionando assim uma camada essencial de segurança às suas comunicações digitais.

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