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如何在 Outlook 2021 中加密电子邮件
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翻译更新 4 几个月前
电子邮件加密是一种通过编码信息来保护电子邮件内容的方法，使只有授权的收件人才能读取。在当今数字世界中，信息安全非常重要。加密电子邮件有助于保护敏感信息免受黑客和未经授权的访问。本指南详细说明了如何在 Outlook 2021 中加密电子邮件。
了解电子邮件加密
电子邮件加密使用密码学将电子邮件内容转换为加密文本，未经正确的解密密钥无法读取。电子邮件加密主要有两种类型：
- S/MIME（安全/多用途互联网邮件扩展）： 使用集中式机构颁发证书并交换数据以进行认证。
- PGP/MIME（非常好的隐私/多用途互联网邮件扩展）： 使用去中心化模型和个人密钥对电子邮件进行加密。
电子邮件加密的好处
电子邮件加密可以防止敏感数据被拦截和被非预期接收者读取。它确保了所共享数据的机密性和完整性。加密电子邮件不仅保护隐私，还帮助遵守 GDPR 和 HIPAA 等要求数据安全和客户数据保密的法规。
在 Outlook 2021 中加密电子邮件的先决条件
在能够加密电子邮件之前，您需要设置一些内容：
- 数字证书： 从受信任的证书颁发机构 (CA) 获取数字证书。数字证书将帮助验证您的身份并启用加密。
- 安装证书： 从 CA 下载数字证书后，需要将其安装在系统以及 Microsoft Outlook 2021 中。
如何使用 S/MIME 在 Outlook 2021 中加密电子邮件
要使用 S/MIME 在 Outlook 2021 中加密电子邮件，请按照以下步骤操作：
步骤 1：获取并安装数字证书
首先，您需要从受信任的证书颁发机构 (CA) 获取数字证书。许多 CA，如 DigiCert、GlobalSign 或 Comodo，提供用于电子邮件加密的证书。获得证书后，将其安装在您的系统中。以下是安装的基本步骤：
- 打开下载的证书文件。
- 按照安装提示将证书导入 Windows。
- 确保证书与您的电子邮件地址关联。
步骤 2：配置 Outlook 使用 S/MIME 证书
安装后，需要配置 Outlook 2021 使用 S/MIME 证书：
- 打开 Outlook 2021。
- 转到文件选项卡，然后单击选项。
- 在 Outlook 选项窗口中，从左侧窗格中选择信任中心。
- 单击信任中心设置。
- 选择电子邮件安全性。
- 在加密的电子邮件部分，单击设置。
- 在安全设置名称框中，为您的安全设置输入名称。
- 单击选择下签名证书，并选择您的 S/MIME 证书。
- 对加密证书重复此操作。
- 选择确定以保存配置设置。
步骤 3：发送加密电子邮件
现在 S/MIME 已配置完毕，可以发送加密电子邮件：
- 撰写新电子邮件。
- 从功能区中选择选项。
- 单击加密并选择加密此邮件和附件。
- 输入您的电子邮件地址并发送。
请注意，收件人也必须安装数字证书才能成功解密。
在 Outlook 2021 中使用 PGP/MIME 加密电子邮件
S/MIME 适用于企业环境，而 PGP/MIME 可能更适合个人加密需求。要在 Outlook 2021 中使用 PGP，通常使用第三方工具，如：
步骤 1：使用第三方工具
如 Gpg4win 或 Enigmail 的工具为 Outlook 提供 PGP 加密。这些软件包与 Outlook 一起工作以提供加密功能：
- 下载并安装 Gpg4win。
- 按照安装向导完成设置。
- 使用软件创建 PGP 密钥对。确保创建一个强密码。
步骤 2：将第三方工具与 Outlook 配置
将第三方加密工具与 Outlook 2021 集成：
- 打开加密工具界面。
- 识别与 Outlook 集成的选项。
- 授权 Outlook 所需的权限以使用 PGP 功能。
步骤 3：发送 PGP 加密电子邮件
当 PGP 准备就绪时，按以下步骤发送加密电子邮件：
- 在 Outlook 中撰写邮件。
- 使用加密 按钮（通过安装的工具提供）。
- 您的邮件将使用收件人的公钥加密。
- 发送您的电子邮件。
收件人需要您的公钥才能发送加密响应，他们将需要 PGP 设置以进行解密。
排除常见问题
虽然加密电子邮件可以大大提高安全性，但您可能仍会遇到一些问题：
- 找不到证书： 确保您的证书已正确安装并与 Outlook 电子邮件地址关联。
- 收件人无法解密： 验证他们是否具有匹配的证书或密钥以进行解密。
- 加密被阻止： 检查组织策略或设置是否阻止加密功能。
总结
在 Outlook 2021 中加密电子邮件可以确保敏感信息保持机密且仅对预期收件人可访问。无论您使用 S/MIME 还是 PGP/MIME 加密，重要的是要设置正确的证书或密钥并正确配置 Outlook。虽然初始设置可能看起来复杂，但一旦配置完成，加密和发送电子邮件的过程就很简单。始终记得通知您的电子邮件联系人有关加密先决条件的信息，以确保顺畅和安全的通信。
按照本详细指南，您将能够有效地在 Outlook 2021 中加密电子邮件，从而为您的数字通信增加关键的安全层。
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