Cómo exportar tableros y tarjetas de Trello

Editado 3 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial

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Trello es una herramienta de gestión de proyectos popular que individuos y equipos utilizan para organizar tareas y colaborar eficazmente. Ya sea que uses Trello para proyectos personales, trabajo o educación, es posible que desees exportar tus tableros y tarjetas por diversas razones. Por ejemplo, la exportación te permite crear copias de seguridad, analizar datos sin conexión, o incluso cambiar a otra herramienta de gestión de proyectos. En esta guía detallada, profundizaremos en el proceso de exportación de tableros y tarjetas de Trello.

Comprender la necesidad de exportar

Antes de adentrarnos en los pasos técnicos, es importante entender por qué puede ser necesario exportar. Exportar tus datos de Trello ofrece varios beneficios:

• Copias de seguridad y seguridad: Tener una copia de seguridad garantiza que no pierdas datos importantes si algo le ocurre a tu cuenta de Trello.
• Análisis de datos: Analizar datos fuera de Trello puede proporcionar información y permitir una manipulación más extensa de los datos utilizando software como Excel o Google Sheets.
• Migración: Puedes decidir cambiar a otra plataforma y necesitar migrar tus datos.
• Informes: Exportar datos puede facilitar la creación de informes para partes interesadas o reuniones de equipo.

Preparación para la exportación

Antes de exportar, asegúrate de tener los permisos necesarios si estás trabajando con un equipo. Generalmente, solo los miembros del tablero pueden exportar tableros. Además, ten en cuenta que algunas funciones de exportación solo están disponibles para usuarios de Trello Business Class.

Qué puedes exportar

Trello permite principalmente a los usuarios exportar tableros y tarjetas. Un tablero es una colección de listas, y cada lista contiene tarjetas que representan tareas o ítems individuales. Al exportar, puedes incluir lo siguiente:

• Detalles del tablero como nombre y descripción.
• Listar los encabezados dentro del tablero.
• Detalles de la tarjeta como título, descripción, etiqueta y comentarios.
• Fechas de vencimiento, archivos adjuntos y listas de verificación en la tarjeta.
• Registro de actividad de tablero y tarjeta.

Exportar un tablero de Trello a JSON

Guía paso a paso

Trello te permite exportar tableros en formato JSON, que es un formato de intercambio de datos ligero que es fácil de analizar y generar por máquinas. Así es como se hace:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Trello y navega al tablero que deseas exportar.
2. Una vez que llegues al tablero, haz clic en el botón "Mostrar menú" en la esquina superior derecha de la vista del tablero.
3. En el menú que aparece, haz clic en "Más" para ver más opciones.
4. Luego, selecciona "Imprimir y Exportar."
5. Haz clic en "Exportar como JSON." Esto descargará el archivo JSON de tu tablero en tu computadora.

El archivo JSON contiene datos estructurados que incluyen toda la información del tablero, incluidos los detalles de las tarjetas, nombres de las listas y acciones de los usuarios.

Comprender la estructura JSON

Comprender el formato JSON es útil para manipular o revisar los datos exportados. A continuación, se muestra un ejemplo de una estructura JSON:

{ "name": "Tablero de muestra", "lists": [ { "name": "Por hacer", "cards": [ { "name": "Escribir artículo", "description": "Escribir un artículo sobre la exportación de tableros de Trello." } ] } ] }

Cada tablero contiene listas, y cada lista contiene tarjetas. El archivo JSON también puede incluir información adicional como comentarios de la tarjeta y archivos adjuntos, dependiendo de lo que esté en tu tablero.

Exportar un tablero de Trello como CSV

Facilidad prémium para usuarios de clase empresarial

Los usuarios de Trello Business Class tienen la capacidad de exportar tableros directamente a un archivo CSV, que se puede abrir fácilmente en software de hojas de cálculo:

1. Ve al tablero deseado.
2. Haz clic en el ícono "Mostrar menú".
3. Selecciona "Más," luego "Imprimir y Exportar."
4. Selecciona "Exportar como CSV."

Esta característica te proporciona un archivo de hoja de cálculo estructurado que organiza los datos del tablero en filas y columnas, haciéndolo conveniente para el procesamiento y análisis de datos.

Exportar tarjetas manualmente

Método de copiar y pegar

Si no tienes una cuenta de Business Class o necesitas exportar menos tarjetas, puedes exportar los detalles de la tarjeta manualmente:

1. Abre la tarjeta que deseas exportar.
2. Copia la información del texto manualmente seleccionándola con tu cursor y usando la función de copiar de tu sistema (Ctrl+C o Cmd+C).
3. Pega la información en un documento o hoja de cálculo (Ctrl+V o Cmd+V).

Aunque este no es un método de exportación automático, te permite gestionar una cantidad limitada de tarjetas directamente, sin requerir una membresía de Business Class.

Automatizar exportaciones con herramientas de terceros

Si los métodos manuales y las capacidades de exportación nativas de Trello no satisfacen tus necesidades, puedes optar por usar herramientas de terceros o integraciones. Herramientas como Zapier y Butler permiten configurar la automatización para exportar datos sistemáticamente.

Ejemplo usando Zapier

Zapier es una herramienta de automatización popular que puede conectar Trello a más de 2000 otras aplicaciones. Puedes configurar una exportación así:

1. Crea un Zap en Zapier.
2. Selecciona Trello como la aplicación de activación y elige una acción (por ejemplo, "Nueva tarjeta").
3. Configura tu activador con los detalles del tablero y la lista requeridos.
4. Elige una aplicación de destino, como Google Sheets, para exportar los datos.
5. Mapea los campos de la tarjeta a las columnas de la hoja de cálculo y activa tu Zap.

Este proceso amplía las capacidades de Trello utilizando la lógica y características de conectividad de Zapier, creando un flujo continuo y sin interrupciones de datos a otras plataformas.

Consideraciones de seguridad y privacidad

Al exportar datos, asegúrate de que todos los archivos exportados se almacenen de forma segura para mantener la confidencialidad de tu información. Si estás colaborando dentro de un equipo u organización, asegúrate de que la exportación cumpla con las políticas de protección de datos relevantes y de que solo el personal autorizado maneje datos sensibles.

Conclusión

Exportar tableros y tarjetas de Trello puede ser un proceso sencillo si sabes qué opciones están disponibles y cómo utilizarlas. Ya sea que utilices las funciones de exportación integradas de Trello o aproveches herramientas de terceros para la automatización y funcionalidad adicional, mantener tus datos organizados y accesibles en otros formatos puede ser muy beneficioso. A medida que gestionas proyectos continuamente, exportar tus datos regularmente te asegurará que siempre estés preparado para cualquier situación, ya sea para propósitos de respaldo o para obtener una visión más profunda de tu flujo de trabajo.

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