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Cómo rellenar un formulario PDF en Adobe Acrobat Reader
Editado 3 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial
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Traducción actualizada 3 hace meses
Los archivos PDF o Portable Document Format se utilizan comúnmente para documentos que deben ser vistos y completados digitalmente. Sin embargo, una de las preguntas más comunes es cómo completar formularios PDF de manera efectiva usando Adobe Acrobat Reader. Esta explicación te ayudará a entender los pasos y características involucradas en completar formularios PDF utilizando este software.
Adobe Acrobat Reader es un programa de software gratuito desarrollado por Adobe Systems. Te permite ver, imprimir e interactuar con archivos PDF. Sus características también incluyen la capacidad de rellenar formularios PDF. Completar formularios PDF puede ser muy fácil una vez que conoces el proceso. Esta explicación te guiará paso a paso.
Descargar e instalar Adobe Acrobat Reader
Primero, necesitas instalar Adobe Acrobat Reader en tu computadora. Si no lo tienes, puedes descargarlo desde el sitio web oficial de Adobe. Solo busca Adobe Acrobat Reader, sigue el enlace al sitio oficial y descarga la aplicación.
Después de descargar el archivo de instalación, ábrelo y sigue las instrucciones en pantalla para instalar el software en tu dispositivo. Una vez que la instalación esté completa, encontrarás Adobe Acrobat Reader en tu lista de programas.
Abrir un formulario PDF
Una vez que hayas instalado Adobe Acrobat Reader, el siguiente paso es abrir el formulario PDF que deseas completar. Abre Adobe Acrobat Reader y luego ve a Archivo -> Abrir para localizar y abrir el archivo PDF guardado en tu computadora. También puedes navegar hasta la ubicación del archivo PDF en tu computadora, hacer clic derecho en el archivo y seleccionar Abrir con -> Adobe Acrobat Reader.
Entender los formularios PDF editables
No todos los PDF son editables, lo cual es importante tener en cuenta antes de comenzar. Algunos PDF son solo para ver, mientras que otros incluyen campos de formulario integrados que se pueden llenar. Los PDF editables te permitirán escribir información al hacer clic en el campo. Cuando puedes interactuar con un campo en el formulario, deberías ver una herramienta de mano o un símbolo de cursor.
Principalmente hay dos tipos de formularios PDF:
- Formularios interactivos: Estos formularios tienen campos con los que puedes interactuar directamente. Puedes hacer clic en estos campos y comenzar a escribir.
- Formularios no interactivos: Estos formularios aparecen como documentos normales, pero se pueden completar usando métodos como la herramienta Rellenar y Firmar.
Rellenar formularios interactivos
Para formularios con campos interactivos, el proceso es relativamente sencillo. Una vez que el formulario PDF está abierto en Adobe Acrobat Reader, puedes navegar a través del formulario usando tu mouse o la tecla Tab en tu teclado.
Pasos para rellenar un formulario interactivo
- Haz clic en el campo del formulario donde necesitas ingresar tus datos.
- Introduce la información directamente en los campos.
- Usa la tecla Tab para moverte rápidamente al siguiente campo, o haz clic en otro campo usando el puntero del mouse.
- Si el formulario contiene botones de opción o menús desplegables, haz clic en la opción que deseas para seleccionarla.
- También puedes deseleccionar opciones si es necesario, o cambiarlas haciendo clic en la opción adecuada nuevamente.
- Algunos formularios pueden incluir casillas de verificación; estas te permiten marcar opciones haciendo clic directamente en el área de la casilla.
Rellenar formularios no interactivos
Cuando estás tratando con formularios que no son interactivos, necesitas usar la función Rellenar y Firmar de Adobe Acrobat Reader. Esta función te permite superponer texto, símbolos y otros elementos sobre el documento PDF según sea necesario.
Pasos para usar Rellenar y Firmar
- Abre el formulario PDF no interactivo en Adobe Acrobat Reader.
- Ve a la opción Rellenar y Firmar en la barra de herramientas o accede a través de Herramientas -> Rellenar y Firmar.
- Selecciona la herramienta Agregar Texto. Tu cursor cambiará a una herramienta de inserción de texto.
- Haz clic en el área del documento donde deseas agregar el texto. Escribe la información requerida.
- Ajusta la posición del cuadro de texto arrastrándolo para alinearlo más precisamente en el campo del formulario.
- Puedes usar las opciones disponibles en la barra de herramientas para cambiar el estilo del texto, tamaño y color para que coincida mejor con el formato original.
- Usa la opción Firmar para agregar tu firma si es necesario. Puedes dibujar tu firma con un mouse o trackpad, o subir una imagen de tu firma si está disponible.
Agregar anotaciones y comentarios
Además de completar formularios, Acrobat Reader también te permite agregar anotaciones y comentarios a los documentos PDF. Esta función es útil cuando deseas proporcionar información adicional o indicaciones para el revisor o para ti mismo.
Pasos para agregar anotaciones o comentarios
- Abre el documento en Adobe Acrobat Reader.
- Haz clic en el botón Comentario en la barra de herramientas para iniciar la herramienta.
- Resalta o haz clic en las áreas donde deseas agregar tus comentarios.
- Agrega comentarios de texto haciendo clic en áreas específicas del documento.
- Para resaltar, usa la herramienta de resaltado para enfatizar texto o áreas notables.
- La herramienta de Comentario también te permite adjuntar notas adhesivas haciendo clic en el icono de notas y colocándolo en cualquier ubicación deseada del documento.
Guardar formularios completados
Después de rellenar el formulario, el siguiente paso lógico es guardar tu trabajo. Esto es muy importante para prevenir la pérdida de datos y asegurar que tus esfuerzos e insumos permanezcan intactos.
Pasos para guardar tu PDF rellenado
- Una vez que estés satisfecho con tus entradas y ediciones, ve a Archivo -> Guardar Como.
- Selecciona la ubicación de destino en tu computadora donde deseas guardar tu documento.
- Es una buena idea renombrar el archivo para que muestre que ha sido editado y completado, para poder distinguirlo del documento original.
- Haz clic en Guardar para completar el proceso.
Guardar el documento como una copia separada ayuda a mantener el formato original para su uso o referencia futura.
Imprimir y compartir el formulario completado
Una vez que el formulario está completado, es posible que necesites imprimirlo o compartirlo. Adobe Acrobat Reader proporciona formas sencillas de imprimir o compartir digitalmente formularios completados.
Pasos para imprimir el formulario rellenado
- Abre el PDF completado en Adobe Acrobat Reader.
- Ve a Archivo -> Imprimir.
- Elige tu impresora y ajusta la configuración, como la orientación de página y el número de copias.
- Haz clic en Imprimir para obtener la copia impresa de tu formulario rellenado.
Pasos para compartir el formulario rellenado
- Haz clic en Archivo -> Guardar Como para asegurarte de que el documento esté guardado y listo para compartir.
- Usa el correo electrónico, servicios en la nube o las funciones de compartir de Adobe para enviar tu formulario completado a otros. Puedes encontrar una opción adecuada en la barra de herramientas.
- Para compartir por correo electrónico, adjunta el archivo a un correo en tu cliente de correo favorito y envíalo al destinatario deseado.
Si se están utilizando servicios basados en la nube, subir y compartir enlaces puede ser una forma flexible de compartir documentos sin las limitaciones de tamaño de adjuntos de correo electrónico.
Consejos para rellenar formularios PDF
Aquí hay algunos consejos para simplificar tu experiencia al rellenar formularios PDF:
- Asegúrate de que Adobe Acrobat Reader esté siempre actualizado a la última versión para acceso a la compatibilidad y características.
- Usa la función de zoom para ampliar partes del formulario para una mejor visibilidad y precisión mientras completas detalles como cifras y escritura.
- Verifica tus entradas cuidadosamente, especialmente en documentos financieros o legales, antes de guardar y enviar el formulario.
- Usa la función de validación para verificar campos incompletos o desajustes de formato, si está disponible.
- Prueba tu formulario completado viendo cómo se verá el documento final cuando esté completo.
Conclusión
Rellenar formularios PDF con Adobe Acrobat Reader es una forma sencilla pero poderosa de gestionar y completar formularios digitales. Ya sea que estés tratando con documentos interactivos o no interactivos, el robusto conjunto de herramientas de Adobe Acrobat Reader puede ayudarte a navegar y completar estas tareas con facilidad. Siguiendo los pasos y consejos descritos, puedes rellenar, anotar, guardar y compartir formularios PDF de manera efectiva, haciéndolos listos para su presentación o registro personal.
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