如何格式化PowerPoint幻灯片以便打印

已编辑 4 几个月前 通过 ExtremeHow 编辑团队

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PowerPoint是一种经常用于创建各种目的演示文稿的工具。然而，有时您可能需要打印幻灯片用于讲义、学习材料或分发。打印演示文稿需要与屏幕展示不同的方法。需要考虑的主要因素包括幻灯片大小、背景颜色、字体、布局和排列。本综合指南将向您介绍格式化PowerPoint幻灯片以便打印的每个方面。

1. 确定幻灯片大小

在开始格式化幻灯片以便打印之前，重要的是设置正确的幻灯片大小。默认情况下，PowerPoint使用宽屏格式（16:9），适合屏幕，但不总是适合纸张。要调整幻灯片大小以便打印，请执行以下步骤：

1. 转到PowerPoint功能区上的设计选项卡。
2. 单击幻灯片大小，您将在“自定义”组中找到它。
3. 选择标准（4:3）或设置与您的纸张格式匹配的自定义幻灯片大小。
4. 单击确定以将新幻灯片大小应用于演示文稿。如果出现提示，请选择最大化或确保适合—通常选择确保适合更适合打印。

2. 调整背景

打印时，简单背景通常比彩色背景更实用。繁忙或深色背景会耗费大量打印机墨水，并使打印时文本更难阅读。以下是更改背景的方法：

1. 再次转到设计选项卡。
2. 从“自定义”组中选择格式化背景。
3. 选择浅色实心填充、渐变填充或图案填充。白色或浅灰色通常是安全的选择。
4. 如果要将此背景均应用于所有幻灯片，请单击全部应用。

3. 自定义字体样式和大小

确保打印可读性通常需要比屏幕演示更大的字体。此外，避免使用过于装饰的字体，因为它们在打印时可能难以阅读。简单字体如Arial或Times New Roman通常是最佳选择。确保：

• 正文使用至少11pt的字体大小，标题至少使用20pt的字体大小。
• 保持高颜色对比，例如，白色背景上的黑色文本。
• 谨慎使用粗体以强调内容，而不让读者不知所措。

如果要修改字体样式或大小：

1. 选择要更改的文本框。
2. 转到主页选项卡。
3. 使用字体组更改字体、大小和样式。

4. 选择合适的布局

为屏幕演示创建的布局可能不适合打印幻灯片。您可能需要选择或创建新的幻灯片布局，以确保一切都能在纸上正确放置。请按以下步骤操作：

1. 单击要更改的幻灯片。
2. 转到主页选项卡并选择布局。
3. 选择适合纸张的布局。对于打印的幻灯片，少即是多——考虑使用促进简洁、清晰演示的布局。

5. 选择每页的内容和幻灯片数量

PowerPoint允许您将多张幻灯片打印在单页上。这对于创建讲义很有用。根据用途，您可能希望每页更多幻灯片以节省纸张，或更少幻灯片以获得更好的可读性。以下是设置方法：

1. 单击文件，然后选择打印。
2. 在打印设置中，找到全部页面幻灯片下拉菜单。
3. 选择每页您想要的幻灯片数量—选项包括1、2、3、4、6、9或每页讲义。

6. 添加页眉和页脚

添加页眉和页脚可以添加重要信息，如幻灯片编号、日期或您的姓名和公司。这可以为打印件增加专业外观。要添加页眉和页脚：

1. 转到插入选项卡。
2. 选择页眉和页脚。
3. 在对话框中，选择要添加到幻灯片的元素。这可以包括幻灯片编号、日期和时间以及页脚文本。
4. 将其应用于所有幻灯片或选择特定幻灯片来获得页眉/页脚。

7. 彩色打印与黑白打印

决定是彩色打印还是黑白打印取决于您的观众和目的，以及成本。在许多情况下，灰度打印已足够并且更具成本效益。要选择您的打印选项：

1. 转到文件然后打印。
2. 在打印设置中，找到颜色设置。
3. 根据需要选择彩色、灰度或纯黑白。

8. 打印前的审查和测试

在打印之前，审查和测试幻灯片总是一个好主意。这将有助于确保一切都按预期出现，并且没有格式错误。请考虑以下内容：

• 点击文件然后打印来预览您的幻灯片，看看它们在纸上的外观。
• 如果可能，打印一张测试页以确认颜色、可读性和布局。
• 重新查看显示不正确的幻灯片并进行必要的调整。

9. 最后一步：打印幻灯片

一旦您仔细检查了幻灯片并确认设置正确，就可以开始打印幻灯片了。

1. 转到文件，然后打印。
2. 在菜单顶部确认您的打印机选择。
3. 单击打印以开始打印幻灯片。

结论

准备PowerPoint幻灯片以便打印需要仔细注意几个与准备数字演示文稿不同的重要细节。通过调整幻灯片大小、背景、字体和布局，您可以提高打印时的演示文稿可读性。记住在按下打印按钮之前进行测试和审查，以确保您的文档按预期输出。通过遵循本指南，您应该能够有效地打印PowerPoint幻灯片以满足任何讲义或实物分发的需求。

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