Cómo implementar el método GTD en OmniFocus

Editado 2 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial

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Getting Things Done (GTD) es un método de gestión del tiempo creado por David Allen. El propósito de GTD es ayudarte a estar más organizado y ser más productivo. Este método se centra en sacar todo de tu cabeza y ponerlo en un sistema en el que puedas confiar. Esto te permite centrarte en completar tareas sin el estrés de recordar todo lo que necesitas hacer. Cuando se implementa correctamente, GTD puede aumentar significativamente tu productividad y tranquilidad.

OmniFocus es un potente software de gestión de tareas diseñado para dispositivos Apple, perfecto para implementar GTD. Con sus robustas características y flexibilidad, OmniFocus puede ayudarte a optimizar eficazmente tu flujo de trabajo de acuerdo con los principios de GTD. A continuación, repasaremos una guía detallada paso a paso sobre cómo configurar GTD dentro de OmniFocus y mantener tu sistema de productividad.

1. Saca todo de tu mente

El primer paso en el método GTD es sacar todo de tu cabeza. Esto significa capturar todas las tareas, ideas y obligaciones que te vengan a la mente en un sistema confiable. En OmniFocus, puedes crear fácilmente entradas para cada tarea o idea que te venga a la mente.

Comienza abriendo OmniFocus y accediendo a la Bandeja de Entrada. La Bandeja de Entrada es el punto de recopilación principal donde va todo lo que necesitas hacer. Utiliza la función "Entrada Rápida" para capturar rápidamente tareas sin interrumpir tu flujo. Puedes presionar una tecla de acceso rápido y aparecerá una ventana de Entrada Rápida que te permitirá anotar tu tarea o idea. No te preocupes por organizar estas entradas de inmediato; lo importante es asegurarte de que nada quede fuera de tu mente.

2. Procesa tu bandeja de entrada

Una vez que hayas capturado todo en tu bandeja de entrada, el siguiente paso es procesar cada elemento en tareas accionables. Esto significa mirar cada elemento, decidir qué se debe hacer con él y organizarlo en consecuencia.

Accionable vs. no accionable: Mira cada elemento y pregúntate, “¿Es esto accionable?” Si no, cae en una de las tres categorías:

• Papelera: Si el elemento ya no es útil, elimínalo.
• Referencia: Si puede ser útil en el futuro, guárdalo en un archivo de referencia.
• Algún día/Tal vez: Si es algo que quieres hacer, pero no ahora, ponlo en una lista o carpeta “Algún día/Tal vez” dentro de OmniFocus.

Si el elemento es accionable, decide la próxima acción y agrégalo al proyecto relevante o lista de acciones únicas en OmniFocus. Usa las funciones de proyectos y contextos de OmniFocus para categorizar tareas de manera efectiva. Puedes especificar fechas de vencimiento si es necesario y agregar etiquetas para una mejor organización y configuración de vistas de perspectivas.

3. Organiza

Después de procesar tu bandeja de entrada, es importante organizar tus tareas para que puedas encontrar rápidamente lo que necesitas hacer. OmniFocus te brinda varias formas de organizar y categorizar tareas y proyectos. Así es como puedes hacerlo:

Proyectos: Crea proyectos para agrupar tareas. En OmniFocus, puedes crear proyectos para representar resultados o áreas de responsabilidad. Esto te ayuda a enfocar tus esfuerzos hacia objetivos específicos.

Contexto: Tradicionalmente, GTD usa contextos (por ejemplo, "casa", "oficina", "trabajo") para categorizar tareas según la herramienta, ubicación o mentalidad necesaria para completarlas. En OmniFocus, estos han evolucionado a etiquetas. Crea etiquetas que se alineen con contextos, permitiendo múltiples contextos para la misma tarea si es necesario.

Marca elementos importantes: Usa la función de marcar para elementos que requieren atención especial o necesitan prioridad.

Mantén tu estructura flexible: los proyectos y las etiquetas o contextos cambian naturalmente para reflejar cambios en tus prioridades y rutina diaria. Adapta el sistema a lo que mejor funcione para ti, en lugar de obligarte a categorías rígidas.

4. Revisa regularmente

La revisión es una parte importante de GTD. Una rutina de revisión regular te ayuda a mantener las cosas actualizadas y asegurarte de que nada se pase por alto.

Realiza una revisión semanal siguiendo estos pasos:

1. Procesa todas tus bandejas de entrada, vacíalas completamente.
2. Revisa cualquier proyecto y tarea sin terminar, considerando tu progreso y obstáculos.
3. Crea, ajusta o elimina tareas antiguas según sea necesario.
4. Revisa fechas importantes de vencimiento o reuniones próximas.
5. Mira tu lista de algún día/tal vez para ver si algo puede moverse a proyectos activos.

OmniFocus tiene funciones de revisión integradas que te permiten saber cuándo se debe hacer una revisión. Utiliza esta herramienta para ayudarte a gestionar tus ciclos de revisión de manera eficiente.

5. Haz: Ejecuta el plan

Una vez que tienes todo organizado, la parte de ejecución viene de manera natural. Una vez que todo está capturado, procesado y organizado, tienes una lista clara de tareas que están listas para ejecutarse.

Referirse a las listas mejorará el enfoque, ya que indican tareas que se pueden realizar aquí y ahora, dada tu ubicación, recursos y tiempo disponible. Si es necesario priorizar, comienza con tareas marcadas o vencidas, o solo involúcrate en tareas que sean más inmediatamente accionables y adecuadas para tu configuración. A medida que ejecutas, recuerda actualizar OmniFocus con cualquier novedad o tarea adicional.

6. Consejos para optimizar OmniFocus

Dada la flexibilidad de OmniFocus, hablemos de personalizar aún más la herramienta para la efectividad de GTD:

• Perspectivas personalizadas: Aprovecha las perspectivas personalizadas para crear vistas personalizadas. Por ejemplo, una perspectiva “Hoy” que se centre solo en las tareas programadas para el día puede mantener tu enfoque agudo.
• Uso de automatización: OmniFocus admite AppleScript y atajos, lo que te permite automatizar tareas recurrentes o configurar horarios con menos entrada manual.
• Teclas de acceso rápido: Familiarízate con las poderosas teclas de acceso rápido en OmniFocus para aumentar la eficiencia. Simplificar la navegación y la entrada ahorrará tiempo durante todo el día.
• Sincronización entre dispositivos: Asegúrate de que OmniFocus esté configurado para sincronizar entre tu Mac, iPhone y iPad, para que siempre trabajes con los datos más actuales, sin importar el dispositivo.

Recuerda, el objetivo del sistema GTD no es abrumarte ni agregar complejidad, sino reducir el estrés y mejorar el enfoque. Lo mismo se aplica a OmniFocus; úsalos para simplificar tu flujo de trabajo.

Conclusión

Implementar GTD en OmniFocus implica capturar, procesar, organizar, revisar y ejecutar tareas utilizando las potentes funciones de la herramienta. Recuerda que el objetivo final de GTD es proporcionar claridad y control sobre tus tareas. OmniFocus, cuando se complementa con los principios de GTD, se convierte en un aliado aún más poderoso para gestionar tu vida personal y profesional.

El camino hacia un sistema de productividad optimizado requiere consistencia y adaptabilidad. A medida que te sientas cómodo con la metodología GTD en OmniFocus, sentirás un mayor control y menos estrés: las recompensas invaluables de un sistema organizativo bien organizado y confiable.

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