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OmniFocus में GTD विधि को कैसे लागू करें
संपादित 2 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 2 महीने पहले
गेटिंग थिंग्स डन (GTD) डेविड एलेन द्वारा बनाई गई एक समय प्रबंधन विधि है। GTD का उद्देश्य आपको अधिक संगठित होने और अधिक उत्पादक बनने में मदद करना है। यह विधि आपके दिमाग से सब कुछ बाहर निकालने और एक ऐसे सिस्टम में डालने पर ध्यान केंद्रित करती है जिस पर आप भरोसा कर सकते हैं। यह आपको उन सभी चीज़ों को याद रखने के तनाव के बिना कार्यों को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है जो आपको करने की आवश्यकता है। सही तरीके से लागू होने पर, GTD आपकी उत्पादकता और मन की शांति को बहुत बढ़ा सकता है।
ओम्निफोकस एक शक्तिशाली कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर है जो ऐप्पल डिवाइस के लिए डिज़ाइन किया गया है, जो GTD को लागू करने के लिए एकदम सही है। इसकी मजबूत विशेषताओं और लचीलेपन के साथ, ओम्निफोकस आपको GTD के सिद्धांतों के अनुसार अपने वर्कफ़्लो को प्रभावी ढंग से अनुकूलित करने में मदद कर सकता है। नीचे, हम OmniFocus में GTD सेट करने और अपनी उत्पादकता प्रणाली बनाए रखने के तरीके के बारे में एक विस्तृत चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका में जाएंगे।
1. अपने दिमाग से सब कुछ बाहर निकालें
GTD विधि का पहला कदम आपके सिर से सब कुछ बाहर निकालना है। इसका अर्थ है आपके मन में आने वाले सभी कार्यों, विचारों और दायित्वों को एक विश्वसनीय प्रणाली में कैप्चर करना। ओम्निफोकस में, आप आसानी से अपने दिमाग में आने वाले हर कार्य या विचार के लिए प्रविष्टियाँ बना सकते हैं।
ओम्निफोकस खोलकर और इनबॉक्स तक पहुंच बनाकर शुरुआत करें। इनबॉक्स मुख्य संग्रह बिंदु है जहां आपको करने की आवश्यकता है। अपने प्रवाह को बाधित किए बिना कार्यों को जल्दी से कैप्चर करने के लिए "त्वरित प्रविष्टि" सुविधा का उपयोग करें। आप शॉर्टकट कुंजी दबा सकते हैं, और एक त्वरित प्रविष्टि विंडो दिखाई देगी, जिससे आपको अपना कार्य या विचार लिखने की अनुमति मिलेगी। इन प्रविष्टियों को तुरंत व्यवस्थित करने की चिंता न करें; महत्वपूर्ण बात यह है कि यह सुनिश्चित करना है कि कुछ भी आपके दिमाग से बाहर न जाए।
2. अपने इनबॉक्स को संसाधित करें
एक बार जब आप सब कुछ अपने इनबॉक्स में कैप्चर कर लेते हैं, तो अगला कदम प्रत्येक आइटम को लागू करने योग्य कार्यों में संसाधित करना होता है। इसका मतलब है कि प्रत्येक आइटम को देखना, यह तय करना कि इसके साथ क्या करना है, और इसे उसी के अनुसार व्यवस्थित करना।
लागू करने योग्य बनाम गैर-लागू: प्रत्येक आइटम को देखें और पूछें, "क्या यह लागू करने योग्य है?" यदि नहीं, तो यह तीन श्रेणियों में से एक में आता है:
- कचरा: यदि आइटम अब उपयोगी नहीं है, तो इसे हटा दें।
- संदर्भ: यदि यह भविष्य में उपयोगी हो सकता है, तो इसे संदर्भ फ़ाइल में संग्रहीत करें।
- कभी-कभी/शायद: यदि यह कुछ ऐसा है जिसे आप करना चाहते हैं, लेकिन अभी नहीं, तो इसे "कभी-कभी/शायद" सूची या ओम्निफोकस में फ़ोल्डर में डाल दें।
यदि आइटम लागू करने योग्य है, तो अगले कार्य के बारे में निर्णय लें और इसे ओम्निफोकस में प्रासंगिक परियोजना या एकल-क्रिया सूची में जोड़ें। कार्यों को प्रभावी ढंग से श्रेणीबद्ध करने के लिए ओम्निफोकस की परियोजना और संदर्भ सुविधाओं का उपयोग करें। यदि आवश्यक हो तो आप नियत तिथियां निर्दिष्ट कर सकते हैं और बेहतर संगठन और परिप्रेक्ष्य दृश्य सेटअप के लिए टैग जोड़ सकते हैं।
3. व्यवस्थित करें
अपने इनबॉक्स को संसाधित करने के बाद, आपके कार्यों को व्यवस्थित करना महत्वपूर्ण है ताकि आप तेजी से पा सकें कि आपको क्या करना है। ओम्निफोकस आपको कार्यों और परियोजनाओं को व्यवस्थित और श्रेणीबद्ध करने के कई तरीके देता है। आप इसे इस प्रकार कर सकते हैं:
परियोजनाएँ: कार्यों को एक साथ समूहित करने के लिए परियोजनाएँ बनाएँ। ओम्निफोकस में, आप परिणामों या जिम्मेदारी के क्षेत्रों का प्रतिनिधित्व करने के लिए परियोजनाएँ बना सकते हैं। इससे आप अपने प्रयासों को विशिष्ट लक्ष्यों की ओर केंद्रित कर सकते हैं।
संदर्भ: पारंपरिक रूप से, GTD टूल, स्थान, या मनोस्थिति के आधार पर कार्यों को श्रेणीबद्ध करने के लिए संदर्भों (जैसे "घर", "कार्यालय", "काम") का उपयोग करता है। ओम्निफोकस में, ये टैग में बदल गए हैं। संदर्भों के साथ संरेखित करने वाले टैग बनाएं, यदि आवश्यक हो तो एक ही कार्य के लिए कई संदर्भों की अनुमति दें।
महत्वपूर्ण आइटम चिह्नित करें: ऐसे आइटम के लिए चिह्नित सुविधा का उपयोग करें जिन्हें विशेष ध्यान देने या प्राथमिकता की आवश्यकता होती है।
अपनी संरचना को लचीला रखें - परियोजनाएं और टैग या संदर्भ स्वाभाविक रूप से आपकी प्राथमिकताओं और दैनिक दिनचर्या में बदलाव को दर्शाने के लिए बदलते हैं। सिस्टम को उस पर अनुकूल बनाएं जो आपके लिए सबसे अच्छा काम करता है, बजाय इसके कि आप स्वयं को कठोर श्रेणियों में मजबूर करें।
4. नियमित रूप से समीक्षा करें
समीक्षा करना GTD का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। एक नियमित समीक्षा दिनचर्या आपको चीज़ों को अद्यतित रखने और यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि कुछ भी छूट न जाए।
इन चरणों का पालन करके साप्ताहिक समीक्षा आयोजित करें:
- सभी अपने इनबॉक्स संसाधित करें, उन्हें पूरी तरह से साफ़ करें।
- अपनी प्रगति और बाधाओं पर विचार करते हुए किसी भी अधूरी परियोजनाओं और कार्यों की समीक्षा करें।
- आवश्यकतानुसार पुराने कार्य बनाएं, समायोजित करें या उन्हें हटाएं।
- महत्वपूर्ण आगामी डेडलाइन या मीटिंग की समीक्षा करें।
- यह देखने के लिए अपनी कभी-कभी/शायद सूची देखें कि क्या कुछ भी सक्रिय परियोजनाओं में स्थानांतरित किया जा सकता है।
ओम्निफोकस में बिल्ट-इन समीक्षा सुविधाएँ हैं जो आपको यह जानने देती हैं कि समीक्षा कब की जानी चाहिए। अपनी समीक्षा चक्रों का कुशलता से प्रबंधन करने में आपकी मदद करने के लिए इस टूल का उपयोग करें।
5. करें: योजना लागू करें
एक बार जब आपके पास सब कुछ व्यवस्थित हो जाए तो निष्पादन भाग स्वाभाविक रूप से आता है। एक बार सब कुछ कैप्चर हो जाने के बाद, संसाधित और व्यवस्थित हो जाने के बाद, आपके पास कार्यों की एक स्पष्ट सूची होती है, जिन्हें पूरा किया जाना तैयार है।
सूचियों का संदर्भ आपके फ़ोकस को बढ़ाएगा, क्योंकि वे कार्यों को इंगित करते हैं जो आपकी स्थिति, संसाधनों और उपलब्ध समय को देखते हुए यहीं और अभी किए जा सकते हैं। यदि प्राथमिकता देना आवश्यक है, तो चिह्नित या नियत कार्यों से शुरुआत करें, या केवल उन कार्यों में संलग्न हों जो आपके सेटअप के लिए सबसे तुरंत लागू करने योग्य और उपयुक्त हैं। जैसे ही आप निष्पादन करते हैं, ओम्निफोकस को किसी भी विकास या अतिरिक्त कार्यों के साथ अपडेट करना याद रखें।
6. ओम्निफोकस को अनुकूलित करने के लिए युक्तियाँ
ओम्निफोकस की लचीलेपन को देखते हुए, आइए GTD प्रभावशीलता के लिए टूल को और अधिक व्यक्तिगत बनाने के बारे में बात करते हैं:
- कस्टम परिप्रेक्ष्य: व्यक्तिगत दृश्य बनाने के लिए कस्टम परिप्रेक्ष्य का लाभ उठाएं। उदाहरण के लिए, एक "आज" परिप्रेक्ष्य जो केवल दिन के लिए नियत कार्यों पर केंद्रित होता है, आपके फ़ोकस को तेज रख सकता है।
- स्वचालन का उपयोग करना: ओम्निफोकस एप्पलस्क्रिप्ट और शॉर्टकट का समर्थन करता है, जिससे आप पुनरावर्ती कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं या कम मैनुअल इनपुट के साथ कार्यक्रम सेट कर सकते हैं।
- कीबोर्ड शॉर्टकट: कुशलता बढ़ाने के लिए ओम्निफोकस में शक्तिशाली शॉर्टकट कुंजियों से परिचित हों। नेविगेशन और प्रविष्टि को सुव्यवस्थित करने से दिन के दौरान समय की बचत होगी।
- डिवाइसों के बीच सिंक करें: सुनिश्चित करें कि ओम्निफोकस आपके मैक, आईफोन और आईपैड के बीच सिंक करने के लिए सेट है, ताकि आप चाहे जो भी डिवाइस उपयोग कर रहे हों, आप हमेशा सबसे वर्तमान डेटा के साथ काम कर सकें।
याद रखें, GTD प्रणाली का उद्देश्य आपको भारी पड़ना या जटिलता में जोड़ना नहीं है, बल्कि तनाव को कम करना और ध्यान केंद्रित करना है। ओम्निफोकस के लिए भी यही बात लागू होती है; इसका उपयोग अपने वर्कफ़्लो को सरल बनाने के लिए करें।
निष्कर्ष
ओम्निफोकस में GTD को लागू करना टूल की शक्तिशाली विशेषताओं का उपयोग करके कार्यों को कैप्चर करने, संसाधित करने, व्यवस्थित करने, समीक्षा करने और निष्पादित करने में शामिल है। याद रखें कि GTD का अंतिम उद्देश्य आपके कार्यों पर स्पष्टता और नियंत्रण प्रदान करना है। जब ओम्निफोकस को GTD सिद्धांतों के साथ पूरक किया जाता है, तो यह आपके व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन के प्रबंधन के लिए एक और अधिक शक्तिशाली सहयोगी बन जाता है।
एक अनुकूलित उत्पादकता प्रणाली का मार्ग स्थिरता और अनुकूलता की आवश्यकता होती है। जैसे ही आप ओम्निफोकस में GTD कार्यप्रणाली के साथ सहज हो जाते हैं, आपको नियंत्रण और तनाव में कमी महसूस होगी - एक अच्छी तरह से संगठित, विश्वसनीय संगठनात्मक प्रणाली के अमूल्य पुरस्कार।
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