Como implementar o método GTD no OmniFocus

Editado 2 meses atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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Getting Things Done (GTD) é um método de gerenciamento de tempo criado por David Allen. O objetivo do GTD é ajudá-lo a se organizar melhor e ser mais produtivo. Este método se concentra em tirar tudo da sua cabeça e colocá-lo em um sistema em que você possa confiar. Isso permite que você se concentre em concluir tarefas sem o estresse de lembrar de todas as coisas que precisa fazer. Quando implementado corretamente, o GTD pode aumentar muito sua produtividade e tranquilidade.

OmniFocus é um poderoso software de gerenciamento de tarefas projetado para dispositivos Apple, perfeito para implementar o GTD. Com seus recursos robustos e flexibilidade, o OmniFocus pode ajudá-lo a otimizar seu fluxo de trabalho de forma eficaz de acordo com os princípios do GTD. Abaixo, vamos passar por um detalhado passo a passo sobre como configurar o GTD no OmniFocus e manter seu sistema de produtividade.

1. Tire tudo da sua mente

O primeiro passo no método GTD é tirar tudo da sua cabeça. Isso significa capturar todas as tarefas, ideias e obrigações que surgem em sua mente em um sistema confiável. No OmniFocus, você pode facilmente criar entradas para cada tarefa ou ideia que surgir.

Comece abrindo o OmniFocus e acessando a Caixa de Entrada. A Caixa de Entrada é o ponto de coleta principal onde tudo o que você precisa fazer vai. Use o recurso “Entrada Rápida” para capturar rapidamente as tarefas sem interromper seu fluxo. Você pode pressionar uma tecla de atalho, e uma janela de Entrada Rápida aparecerá, permitindo que você escreva sua tarefa ou ideia. Não se preocupe em organizar essas entradas imediatamente; o importante é garantir que nada seja esquecido da sua mente.

2. Processe sua Caixa de Entrada

Depois de capturar tudo na sua Caixa de Entrada, o próximo passo é processar cada item em tarefas acionáveis. Isso significa olhar para cada item, decidir o que precisa ser feito com ele e organizá-lo de acordo.

Acionável vs. não acionável: Olhe para cada item e pergunte: "Isso é acionável?" Caso não seja, ele se enquadra em uma das três categorias:

• Lixo: Se o item não for mais útil, exclua-o.
• Referência: Se pode ser útil no futuro, armazene-o em um arquivo de referência.
• Um dia/Talvez: Se isso é algo que você quer fazer, mas não agora, coloque em uma lista ou pasta “Um dia/Talvez” no OmniFocus.

Se o item for acionável, decida a próxima ação e adicione-a ao projeto ou lista de ações individuais relevante no OmniFocus. Use os recursos de projeto e contexto do OmniFocus para categorizar efetivamente as tarefas. Você pode especificar datas de vencimento, se necessário, e adicionar tags para melhor organização e configuração da visão de perspectiva.

3. Organize

Depois de processar sua Caixa de Entrada, é importante organizar suas tarefas para que você possa encontrar rapidamente o que precisa fazer. O OmniFocus oferece várias maneiras de organizar e categorizar tarefas e projetos. Veja como você pode fazer isso:

Projetos: Crie projetos para agrupar tarefas. No OmniFocus, você pode criar projetos para representar resultados ou áreas de responsabilidade. Isso ajuda você a concentrar seus esforços em objetivos específicos.

Contexto: Tradicionalmente, o GTD usa contextos (por exemplo, "casa", "escritório", "trabalho") para categorizar tarefas com base na ferramenta, localização ou mentalidade necessária para completá-las. No OmniFocus, eles evoluíram para tags. Crie tags que se alinhem com contextos, permitindo múltiplos contextos para a mesma tarefa, se necessário.

Marque itens importantes: Use o recurso de marcação para itens que requerem atenção especial ou prioridade.

Mantenha sua estrutura flexível - projetos e tags ou contextos naturalmente mudam para refletir mudanças em suas prioridades e rotina diária. Adapte o sistema ao que funciona melhor para você, em vez de se forçar em categorias rígidas.

4. Revise regularmente

Revisar é uma parte importante do GTD. Uma rotina de revisão regular ajuda a manter as coisas atualizadas e garantir que nada seja esquecido.

Conduza uma revisão semanal seguindo estes passos:

1. Processe todas as suas Caixas de Entrada, limpe-as completamente.
2. Revise qualquer projeto e tarefa não concluídos, considerando seu progresso e obstáculos.
3. Crie, ajuste ou exclua tarefas antigas conforme necessário.
4. Revise prazos ou reuniões importantes que estão por vir.
5. Olhe sua lista um dia/talvez para ver se algo pode ser movido para projetos ativos.

O OmniFocus possui recursos de revisão integrados que informam quando uma revisão precisa ser feita. Use esta ferramenta para ajudar a gerenciar seus ciclos de revisão de forma eficiente.

5. Fazer: Execute o plano

Uma vez que você tenha tudo organizado, a execução se torna natural. Uma vez que tudo está capturado, processado e organizado, você tem uma lista clara de tarefas prontas para serem executadas.

Consultar as listas aumentará o foco, pois elas indicam as tarefas que podem ser feitas aqui e agora, dada sua localização, recursos e tempo disponível. Se priorizar for necessário, comece com tarefas marcadas ou vencidas, ou dedique-se apenas às tarefas mais imediatamente acionáveis e adequadas à sua configuração. Conforme você executa, lembre-se de atualizar o OmniFocus com qualquer desenvolvimento ou tarefa adicional.

6. Dicas para otimizar o OmniFocus

Dada a flexibilidade do OmniFocus, vamos falar sobre personalizar ainda mais a ferramenta para uma maior eficácia do GTD:

• Perspectivas personalizadas: Aproveite as perspectivas personalizadas para criar visões personalizadas. Por exemplo, uma perspectiva “Hoje” que foca apenas nas tarefas do dia pode manter seu foco aguçado.
• Uso de automação: O OmniFocus suporta AppleScript e atalhos, permitindo automatizar tarefas recorrentes ou configurar agendas com menos entrada manual.
• Atalhos de teclado: Familiarize-se com as poderosas teclas de atalho no OmniFocus para aumentar a eficiência. Otimizando a navegação e entrada, você economizará tempo ao longo do dia.
• Sincronize entre dispositivos: Certifique-se de que o OmniFocus esteja configurado para sincronizar entre seu Mac, iPhone e iPad, para que você esteja sempre trabalhando com os dados mais atuais, independentemente do dispositivo.

Lembre-se, o propósito do sistema GTD não é sobrecarregá-lo ou adicionar complexidade, mas sim reduzir o estresse e melhorar o foco. O mesmo vale para o OmniFocus; use-o para simplificar seu fluxo de trabalho.

Conclusão

Implementar o GTD no OmniFocus envolve capturar, processar, organizar, revisar e executar tarefas usando os poderosos recursos da ferramenta. Lembre-se de que o objetivo final do GTD é proporcionar clareza e controle sobre suas tarefas. O OmniFocus, quando complementado com os princípios do GTD, torna-se um aliado ainda mais poderoso na gestão de sua vida pessoal e profissional.

A jornada para um sistema de produtividade otimizado requer consistência e adaptabilidade. À medida que você se familiariza com a metodologia GTD no OmniFocus, sentirá um maior controle e menos estresse - as recompensas inestimáveis de um sistema organizacional bem organizado e confiável.

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