Как внедрить метод GTD в OmniFocus

Отредактировано 2 несколько месяцев назад от ExtremeHow Редакционная команда

OmniFocusMacGTDВсё в порядкеУправление задачамиПродуктивностьОрганизацияПроектыРабочий процессУправление временемСистема личной продуктивности

Getting Things Done (GTD) — это метод управления временем, созданный Дэвидом Алленом. Цель GTD — помочь вам стать более организованным и повысить вашу продуктивность. Этот метод сосредоточен на том, чтобы перенести все из вашей головы в надежную систему, что позволяет вам сосредоточиться на выполнении задач без стресса от необходимости помнить обо всех делах. При правильном внедрении GTD может значительно повысить вашу продуктивность и душевное спокойствие.

OmniFocus — это мощное программное обеспечение для управления задачами, разработанное для устройств Apple, идеально подходящее для внедрения GTD. С его надежными функциями и гибкостью OmniFocus может помочь вам эффективно оптимизировать ваш рабочий процесс в соответствии с принципами GTD. Далее мы подробно разберем пошаговое руководство по настройке GTD в OmniFocus и поддержке вашей системы продуктивности.

1. Избавьтесь от всего из своей головы

Первый шаг в методе GTD — избавиться от всего из своей головы. Это означает фиксирование всех задач, идей и обязательств, которые приходят вам в голову, в надежной системе. В OmniFocus вы можете легко создавать записи для каждой задачи или идеи, которая приходит в голову.

Начните с открытия OmniFocus и доступа к Входящим. Входящие — это основная точка сбора, куда идет все, что вам нужно сделать. Используйте функцию «Быстрый ввод», чтобы быстро фиксировать задачи, не прерывая вашего потока. Вы можете нажать комбинацию клавиш, и появится окно быстрого ввода, позволяющее записать вашу задачу или идею. Не беспокойтесь о немедленной организации этих записей; важным является то, чтобы ничего не осталось у вас в голове.

2. Обработайте ваш вход

Как только вы зафиксировали все во входящих, следующий шаг — обработать каждый элемент в достижимые задачи. Это означает, что нужно рассмотреть каждый элемент, решить, что с ним делать, и организовать соответствующим образом.

Действуемое против недействуемого: Посмотрите на каждый элемент и спросите: «Можно ли это выполнить?» Если нет, это попадает в одну из трех категорий:

• Удалить: если элемент больше не полезен, удалите его.
• Справка: если это может быть полезно в будущем, сохраните его в справочном файле.
• Когда-нибудь/возможно: если это что-то, что вы хотите сделать, но не прямо сейчас, поместите это в список или папку «Когда-нибудь/возможно» в OmniFocus.

Если элемент можно выполнить, определите следующее действие и добавьте его в соответствующий проект или список отдельных действий в OmniFocus. Используйте функции проектов и контекста OmniFocus для эффективной классификации задач. Вы можете указать сроки, если это необходимо, и добавить теги для лучшей организации и настройки представлений.

3. Организуйте

После обработки вашего входа важно организовать задачи, чтобы вы могли быстро найти, что нужно сделать. OmniFocus предоставляет вам несколько способов организовать и классифицировать задачи и проекты. Вот как это можно сделать:

Проекты: Создавайте проекты для группировки задач. В OmniFocus вы можете создавать проекты, чтобы представлять результаты или области ответственности. Это поможет вам сосредотачиваться на конкретных целях.

Контекст: Традиционно GTD использует контексты (например, «дом», «офис», «работа») для классификации задач на основе инструмента, места или состояния ума, необходимого для их выполнения. В OmniFocus они превратились в теги. Создайте теги, соответствующие контекстам, позволяя использовать несколько контекстов для одной и той же задачи, если это необходимо.

Отметьте важные элементы: Используйте функцию отметки для элементов, которым требуется особое внимание или приоритет.

Держите вашу структуру гибкой - проекты и теги или контексты естественно меняются, чтобы отражать изменения в ваших приоритетах и ежедневной рутине. Адаптируйте систему так, чтобы она работала для вас лучше всего, а не принуждайте себя к жестким категориям.

4. Регулярно пересматривайте

Пересмотр — важная часть GTD. Регулярная пересмотра помогает вам поддерживать вещи в актуальном состоянии и гарантирует, что ничего не будет упущено.

Проводите еженедельный пересмотр, следуя этим шагам:

1. Обработайте все ваши входящие, полностью очистите их.
2. Пересмотрите любые незавершенные проекты и задачи, учитывая ваши успехи и препятствия.
3. Создавайте, корректируйте или удаляйте старые задачи по мере необходимости.
4. Пересмотрите важные предстоящие сроки или встречи.
5. Посмотрите на ваш список когда-нибудь/возможно, чтобы увидеть, можно ли что-то перенести в активные проекты.

В OmniFocus есть встроенные функции пересмотра, которые позволяют узнать, когда нужно провести пересмотр. Используйте этот инструмент, чтобы помочь вам эффективно управлять циклами пересмотра.

5. Исполняйте план

Как только вы все организовали, этап выполнения следует естественно. Как только все зафиксировано, обработано и организовано, у вас есть четкий список задач, готовых к выполнению.

Ссылаясь на списки, вы сможете повысить концентрацию, так как они указывают на задачи, которые можно выполнить здесь и сейчас, учитывая ваше местоположение, ресурсы и доступное время. Если необходимо установить приоритеты, начните с отмеченных или срочных задач или занимайтесь только теми задачами, которые наиболее актуальны и подходят для вашей настройки. По мере выполнения не забывайте обновлять OmniFocus с новыми событиями или дополнительными задачами.

6. Советы по оптимизации OmniFocus

Учитывая гибкость OmniFocus, давайте поговорим о дальнейшем персонализировании инструмента для эффективности GTD:

• Задайте пользовательские перспективы: Используйте пользовательские перспективы для создания персонализированных представлений. Например, перспектива «Сегодня», которая фокусируется только на задачах, запланированных на день, может сохранить вашу концентрацию острой.
• Использование автоматизации: OmniFocus поддерживает AppleScript и шорткаты, позволяя автоматизировать повторяющиеся задачи или настраивать расписание с меньшим количеством ручного ввода.
• Горячие клавиши: Овладейте мощными клавиатурными сокращениями в OmniFocus для повышения эффективности. Оптимизация навигации и ввода сэкономит время в течение дня.
• Синхронизация между устройствами: Убедитесь, что OmniFocus настроен на синхронизацию между вашим Mac, iPhone и iPad, чтобы вы всегда работали с самыми актуальными данными, независимо от устройства.

Помните, цель системы GTD не в том, чтобы переутомить вас или добавить сложности, а в том, чтобы уменьшить стресс и улучшить концентрацию. То же самое относится и к OmniFocus; используйте его для упрощения вашего рабочего процесса.

Заключение

Внедрение GTD в OmniFocus включает в себя фиксацию, обработку, организацию, пересмотр и выполнение задач с использованием мощных функций инструмента. Помните, что конечная цель GTD — обеспечить ясность и контроль над вашими задачами. OmniFocus, сопровождаемый принципами GTD, становится еще более мощным союзником, управляющим вашей личной и профессиональной жизнью.

Путь к оптимизированной системе продуктивности требует последовательности и адаптации. По мере того как вы станете увереннее в методологии GTD в OmniFocus, вы ощутите больше контроля и меньше стресса — бесценные награды хорошо организованной, надежной организационной системы.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление