如何在 OmniFocus 中实施 GTD 方法

已编辑 2 几个月前 通过 ExtremeHow 编辑团队

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Getting Things Done (GTD) 是由 David Allen 创建的一种时间管理方法。GTD 的目的是帮助您更有条理并提高工作效率。该方法的重点是将所有事情从您的脑海中释放出来并放入您可以依赖的系统中。这样，您可以专注于完成任务，而不用记住所有需要做的事情而感到压力。如果正确实施，GTD 可以大大提高您的工作效率和保持内心的平静。

OmniFocus 是一款为苹果设备设计的强大任务管理软件，非常适合实施 GTD。凭借其强大的功能和灵活性，OmniFocus 可以帮助您根据 GTD 原则有效优化工作流程。下面，我们将详细介绍如何在 OmniFocus 中设置 GTD 并维护您的工作效率系统。

1. 将一切从脑海中释放出来

GTD 方法的第一步是将一切从您的脑海中释放出来。这意味着将所有的任务、想法和义务捕捉到一个可靠的系统中。在 OmniFocus 中，您可以轻松为每个进入脑海的任务或想法创建条目。

首先，打开 OmniFocus 并访问收件箱。收件箱是您需要做的所有事情的主要收集点。使用“快速输入”功能快速捕捉任务而不打断您的流程。您可以按下快捷键，一个快速输入窗口将会出现，允许您写下任务或想法。不必立即组织这些条目；重要的是确保没有任何事情被遗留在脑海中。

2. 处理您的收件箱

一旦您在收件箱中捕捉到一切，下一步就是将每个项目处理成可执行任务。这意味着查看每个项目，决定需要如何处置，然后进行相应的组织。

可执行与不可执行：查看每个项目并询问自己：“这是否可执行？” 如果不是，它将落入以下三类之一：

• 垃圾：如果该项目不再有用，请将其删除。
• 参考：如果将来可能有用，将其存储在参考文件中。
• 某天/也许：如果这是您想做的事，但不是现在，将其放入 OmniFocus 中的“某天/也许”列表或文件夹中。

如果该项目是可执行的，请决定下一步行动并将其添加到 OmniFocus 中的相关项目或单一任务列表中。使用 OmniFocus 的项目和上下文功能有效分类任务。如有需要，可以指定截止日期并添加标签以便更好地组织和设置视图。

3. 组织

处理完收件箱后，重要的是组织您的任务，以便您能快速找到需要做的事情。OmniFocus 提供了多种组织和分类任务和项目的方法。以下是操作方法：

项目：创建项目以将任务分组。在 OmniFocus 中，您可以创建项目来表示结果或责任领域。这有助于您将努力集中在具体目标上。

上下文：传统上，GTD 使用上下文（例如“家”、“办公室”、“工作”）来根据完成任务所需的工具、地点或心态对任务进行分类。在 OmniFocus 中，这些已演变为标签。创建与上下文一致的标签，如果需要，可以为同一任务分配多个上下文。

标记重要项目：使用标记功能标记需要特别关注或需要优先处理的项目。

保持结构灵活 - 项目和标签或上下文会自然变化以反映您的优先事项和日常工作。当系统适应您时，可获得最佳效果，而不是强迫自己进入僵硬的类别。

4. 定期评审

定期评审是 GTD 的重要组成部分。定期的评审惯例有助于您保持最新状态并确保没有被遗漏。

通过以下步骤进行每周评审：

1. 处理您所有的收件箱并完全清空它们。
2. 评审任何未完成的项目和任务，考虑您的进度和障碍。
3. 根据需要创建、调整或删除旧任务。
4. 评审即将到来的重要截止日期或会议。
5. 查看您的某天/也许列表，看看是否有任何内容可以转移到活动项目中。

OmniFocus 具有内置的评审功能，可以让您知道何时需要进行评审。使用此工具帮助您高效管理评审周期。

5. 执行计划

一旦您将一切组织好，执行部分就自然来了。在捕捉、处理和组织一切之后，您会有一份准备执行的任务清单。

查看这些列表将增强专注力，因为它们指出在此时此地可以完成的任务，考虑到您的位置、资源和可用时间。如果需要确定优先级，首先处理标记或到期的任务，或仅从最直接可执行且适合当前设置的任务开始。在执行时，请记住更新 OmniFocus 以反映任何进展或新增任务。

6. OmniFocus 优化提示

OmniFocus 的灵活性让我们来讨论进一步个性化工具以提高 GTD 效果的方法：

• 自定义视角：利用自定义视角创建个性化视图。例如，一个专注于当日任务的“今天”视角可以保持注意力集中。
• 使用自动化：OmniFocus 支持 AppleScript 和快捷命令，允许您自动化重复任务或设定日程安排，减少手动输入。
• 键盘快捷键：熟悉 OmniFocus 中强大的快捷键可提高效率。简化导航和输入将节省整天的时间。
• 跨设备同步：确保 OmniFocus 设置为在您的 Mac、iPhone 和 iPad 之间同步，这样无论设备如何，您始终在处理最新数据。

请记住，GTD 系统的目的是不让您不堪重负或增加复杂性，而是减少压力并提高专注力。同样适用于 OmniFocus；使用它简化您的工作流程。

结论

在 OmniFocus 中实施 GTD 涉及使用工具的强大功能来捕捉、处理、组织、评审和执行任务。请记住，GTD 的最终目的是提供任务的清晰度和控制感。当 OmniFocus 与 GTD 原则结合时，它成为管理个人和职业生活的更强大助手。

优化工作效率系统的旅程需要坚持和适应。当您对在 OmniFocus 中使用 GTD 方法感到自如时，您会感受到更大的控制感和更少的压力——一个组织良好、可靠的管理系统带来的无价回报。

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