Excel 2016 में एक वर्कशीट में डेटा को कैसे लिंक करें

संपादित 4 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Excel 2016 डेटा को संभालने के लिए व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला एक शक्तिशाली उपकरण है। इसकी सबसे उपयोगी विशेषताओं में से एक कार्यपुस्तिका के भीतर विभिन्न कार्यपत्रकों में डेटा को लिंक करने की क्षमता है। यह कई शीट्स में फैले डेटा के आसान प्रबंधन और विश्लेषण की सुविधा प्रदान करता है। वर्कशीट्स को लिंक करना उपयोगकर्ताओं को गतिशील वर्कशीट्स बनाने की अनुमति देता है, जो एक शीट में डेटा बदलने पर स्वचालित रूप से अपडेट हो सकते हैं। इससे समय की बचत होती है और त्रुटियों में कमी आती है, जिससे आपका काम अधिक कुशल और सटीक हो जाता है।

वर्कशीट्स को लिंक करने की मूल बातें समझना

वर्कशीट्स को लिंक करने की विशिष्टताओं में जाने से पहले, यह समझना महत्वपूर्ण है कि Excel के संदर्भ में लिंकिंग का क्या अर्थ है। वर्कशीट्स को लिंक करने में किसी अन्य वर्कशीट में एक सेल या सेल की श्रेणी का संदर्भ शामिल होता है। इसका अर्थ है कि आप एक कार्यपत्रक पर कोशिकाओं और एक अन्य कार्यपत्रक के बीच संबंध बना रहे हैं, जिससे आप डेटा को डुप्लिकेट किए बिना अन्य शीट से जानकारी प्रदर्शित या उपयोग कर सकते हैं।

शब्दावली

लिंकिंग को बेहतर ढंग से समझने के लिए, आइए Excel में प्रयुक्त कुछ मूल शब्दावली से परिचित हों:

• वर्कबुक: यह पूरा Excel फाइल है, जिसमें कई शीट्स हो सकते हैं।
• वर्कशीट: एक Excel वर्कबुक के भीतर एकल शीट।
• सेल संदर्भ: एक वर्कशीट के भीतर एक विशिष्ट सेल या सेल की श्रेणी को संदर्भित करता है।
• बाहरी संदर्भ: वर्तमान कार्यपुस्तिका के बाहर स्थित डेटा को संदर्भित करता है।

वर्कशीट्स को लिंक करने के लाभ

वर्कशीट्स को लिंक करने के कई प्रमुख लाभ हैं, जो इसे जटिल डाटासेट्स के साथ काम करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए आकर्षक फीचर बनाते हैं:

1. संगति: लिंक किए गए डेटा से यह सुनिश्चित होता है कि वर्कशीट्स में आंकड़े संगत रहें।
2. दक्षता: स्वचालित अपडेट से विभिन्न स्थानों पर मैन्युअल रूप से डेटा बदलने में लगने वाले समय में कमी आती है।
3. त्रुटियों में कमी: स्वचालित अपडेटिंग से मानवीय त्रुटि का जोखिम कम हो जाता है।
4. एकीकरण: लिंकिंग अधिक एकीकरण और आसान रिपोर्टिंग को सक्षम बनाता है।

वर्कशीट्स के बीच लिंक बनाना

Excel 2016 में वर्कशीट्स के बीच डेटा को लिंक करना आसान है जब आप प्रक्रिया को समझते हैं। आइए इसमें शामिल चरणों का अन्वेषण करें:

चरण 1: स्रोत डेटा से शुरू करें

पहला चरण उस डेटा की पहचान करना है जिसे आप लिंक करना चाहते हैं। मान लें कि आपके पास "SalesData" और "Summary" नामक दो वर्कशीट्स हैं। "SalesData" मासिक बिक्री के आंकड़े हैं, और आप इस डेटा को "Summary" वर्कशीट में सारांशित करना चाहते हैं।

चरण 2: गंतव्य शीट तैयार करें

"Summary" वर्कशीट पर जाएं जहां आप "SalesData" वर्कशीट से डेटा प्रदर्शित करना चाहते हैं। उस सेल का चयन करें जहां आप लिंक किए गए डेटा को प्रदर्शित करना चाहते हैं।

चरण 3: लिंकिंग शुरू करें

"Summary" शीट के उस सेल पर क्लिक करें जहां आप लिंक किए गए डेटा को प्रदर्शित करना चाहते हैं। एक बराबर चिह्न (=) दर्ज करें जैसे कि आप एक सूत्र दर्ज करने जा रहे थे।

चरण 4: स्रोत डेटा पर जाएं

उस सेल को संपादित करते समय जहां आपने बराबर चिह्न में प्रवेश किया है, स्रोत डेटा पर नेविगेट करने के लिए "SalesData" शीट टैब पर क्लिक करें। एक बार वहां होने के बाद, उस सेल का चयन करें जिसमें वह डेटा है जिसे आप लिंक करना चाहते हैं। आप देखेंगे कि गंतव्य शीट में सूत्र में स्रोत डेटा के सेल संदर्भ को स्वचालित रूप से जोड़ दिया जाता है।

चरण 5: लिंक पूरा करें

स्रोत सेल का चयन करने के बाद, Enter दबाएं। Excel "Summary" शीट में चयनित सेल से "SalesData" शीट में सेल के लिए लिंक बनाता है। अब, जब भी स्रोत सेल में डेटा बदलता है, "Summary" शीट में लिंक किया गया सेल स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा।

डेटा लिंकिंग उदाहरण

यहां एक उदाहरण है जो एक एप्लिकेशन में औपचारिक चरण दिखाता है:

कल्पना करें कि एक कार्यपुस्तिका में दो शीट्स हैं - "JanuarySales" और "Annual Summary"। "JanuarySales" शीट में सेल B10 में कुल बिक्री आंकड़ा होता है। आप इस आंकड़े को "Annual Summary" शीट में सेल A2 में प्रदर्शित करना चाहते हैं।

यह प्राप्त करने के लिए:

• "Annual Summary" वर्कशीट खोलें।
• सेल A2 का चयन करें, जहां आप लिंक किए गए डेटा को प्रदर्शित करना चाहते हैं।
• लिंकिंग प्रक्रिया प्रारंभ करने के लिए = टाइप करें।
• "JanuarySales" वर्कशीट टैब पर क्लिक करें।
• सेल B10 का चयन करें।
• लिंक बनाने के लिए Enter दबाएं।

अब, जब भी "जनवरी सेल्स" की B10 में मान बदलता है, तो "वार्षिक सारांश" की A2 में मान परिवर्तन को दर्शाने के लिए स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा।

विभिन्न कार्यपुस्तिकाओं को लिंक करना

Excel न केवल एक ही कामपुस्तिका की वर्कशीट्स के भीतर, बल्कि विभिन्न कार्यपुस्तिकाओं में भी डेटा को लिंक करने की अनुमति देता है। इसे बाहरी संदर्भ बनाना कहा जाता है।

बाहरी संदर्भ बनाना

एक कार्यपुस्तिका से दूसरी कार्यपुस्तिका में डेटा को लिंक करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

• चरण 1: दोनों कार्यपुस्तिकाएँ खोलें। उदाहरण के लिए, कार्यपुस्तिकाएँ "DataSource.xlsx" और "DataSummary.xlsx"।
• चरण 2: "डेटा सारांश" कार्यपुस्तिका में, वर्कशीट और सेल पर जाएँ जिसमें आप लिंक किए गए डेटा को रखना चाहते हैं।
• चरण 3: उस सेल में एक बराबर चिह्न (=) टाइप करें।
• चरण 4: "DataSource.xlsx" पर जाएं और उस सेल का चयन करें जिसका डेटा आप लिंक करना चाहते हैं।
• चरण 5: Enter दबाएं।

बाहरी लिंक सूत्र प्रतिनिधित्व

बाहरी लिंक सूत्र कुछ ऐसा दिखेगा:

=[DataSource.xlsx]Sheet1!A1

यहाँ, DataSource.xlsx बाहरी कार्यपुस्तिका का नाम है, Sheet1 वर्कशीट के लिए खड़ा है, और A1 उस शीट के भीतर सेल का प्रतिनिधित्व करता है।

लिंक किए गए डेटा को अपडेट करना

जब स्रोत वर्कबुक खुला होता है तो लिंक किया गया डेटा स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा; हालांकि, यदि आप डेटा में परिवर्तन करते समय स्रोत वर्कबुक बंद है, तो आपको लिंक को मैन्युअली अपडेट करना पड़ सकता है।

मैन्युअल लिंक अपडेट

लिंक को मैन्युअली अपडेट करने के लिए, रिबन पर "डेटा" टैब पर जाएं, और "कनेक्शंस" समूह में "लिंक संपादित करें" पर क्लिक करें। यह लिंक को अपडेट करने, स्रोत बदलने या तोड़ने के विकल्प प्रदान करता है।

Excel में डेटा को लिंक करते समय सर्वोत्तम अभ्यास

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका लिंक किया गया डेटा प्रभावी रूप से कार्य करता है, निम्न सर्वोत्तम अभ्यासों पर विचार करें:

• वर्कबुक को व्यवस्थित रखें: अपनी वर्कशीट्स और वर्कबुक्स का नाम सहज रूप से दें ताकि डेटा स्रोत की आसानी से पहचान हो सके।
• रखरखाव: फाइलों को स्थानांतरित करने या उनका नाम बदलने पर विशेष रूप से लिंक की सटीकता का नियमित रूप से निरीक्षण करें।
• प्रलेखन: लिंक की गई फाइलों और स्रोतों की सूची बनाए रखें ताकि यह पता लगाया जा सके कि डेटा कहाँ से आ रहा है।
• सुरक्षा: कार्यपुस्तिकाएँ साझा करने पर संवेदनशील डेटा की सुरक्षा के लिए उचित अनुमतियाँ सुनिश्चित करें।

निष्कर्ष

Excel 2016 में वर्कशीट्स के बीच डेटा को लिंक करने की क्षमता आपके स्प्रेडशीट्स की लचीलापन और कार्यशीलता को बहुत बढ़ा सकती है। लिंक बनाकर, आप डेटा को दोहराए बिना आसानी से प्रबंधित और विश्लेषण कर सकते हैं, इस प्रकार एक सुव्यवस्थित और त्रुटि रहित डेटा सेट बनाए रखते हैं। डेटा को प्रभावी ढंग से लिंक करना सीखने से कार्य प्रवाह प्रक्रियाएं अधिक कुशल हो सकती हैं और अंततः समय की बचत हो सकती है जबकि डेटा की सटीकता सुनिश्चित होती है।

वर्कशीट्स और वर्कबुक्स को सहजता से लिंक करने की Excel की क्षमता बेहतर डेटा प्रबंधन और व्यावहारिक डेटा विश्लेषण कार्यों का द्वार खोलती है, जिससे यह व्यावसायिक और व्यक्तिगत दोनों अनुप्रयोगों में एक अपरिहार्य उपकरण बन जाती है। Excel 2016 की इस सुविधा का लाभ उठाना उत्पादक और प्रभावी डेटा विश्लेषण, रिपोर्टिंग और प्रबंधन में महत्वपूर्ण योगदान दे सकता है।

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