Cómo gestionar subtareas en Asana

Editado 3 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial

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Asana es una popular herramienta de gestión de proyectos diseñada para ayudar a los equipos a coordinar y gestionar su trabajo. Una de las características clave que mejora su funcionalidad es el uso de subtareas. Las subtareas en Asana te permiten descomponer tareas más grandes en partes más pequeñas y manejables. Esto puede facilitar la organización de proyectos complejos, asignar responsabilidades y seguir el progreso. Aquí, exploraremos cómo gestionar eficazmente las subtareas en Asana.

Comprendiendo las subtareas en Asana

Las subtareas son esencialmente tareas dentro de una tarea. Te permiten descomponer la tarea principal en partes más pequeñas, que se pueden asignar y rastrear individualmente. Las subtareas son útiles para detallar los pasos necesarios para completar la tarea principal y garantizar la responsabilidad dentro del equipo.

Por ejemplo, si tu tarea principal es “lanzar un nuevo sitio web”, las subtareas podrían incluir “finalizar el diseño”, “escribir el contenido”, “implementar el código” y “probar”. Cada una de estas subtareas puede ser asignada a diferentes miembros del equipo y tener diferentes plazos, haciendo que el gran proyecto sea más manejable.

Creando subtareas en Asana

Crear subtareas en Asana es sencillo:

1. Abre la tarea a la que deseas añadir subtareas.
2. Encuentra la sección de "Subtareas" en el panel de detalles de la tarea.
3. Haz clic en el botón "Agregar Subtarea".
4. Introduce un nombre para tu subtarea.
5. Asigna una subtarea a un miembro del equipo, establece una fecha de vencimiento y agrega cualquier detalle adicional necesario.

Es importante notar que las subtareas pueden tener sus propias fechas de vencimiento, asignados y adjuntos, al igual que cualquier otra tarea. Esto proporciona mucha flexibilidad en la gestión de tus proyectos.

Mejores prácticas para gestionar subtareas

Si bien las subtareas pueden ser increíblemente poderosas, son más efectivas cuando se utilizan correctamente. Aquí hay algunas mejores prácticas para gestionar subtareas en Asana:

1. Define claramente los objetivos de las subtareas

Cada subtarea debe tener un objetivo claro y específico. Evita descripciones vagas. Por ejemplo, en lugar de una subtarea etiquetada como “Trabajar en contenido”, una mejor subtarea sería “Redactar una entrada de blog para la página Sobre Nosotros”.

2. Asigna subtareas a las personas adecuadas

Asegúrate de que cada subtarea esté asignada al miembro del equipo adecuado con las habilidades y conocimientos correctos. Esto ayuda a garantizar que el trabajo se realice de manera eficiente y efectiva.

3. Establece plazos realistas

Al establecer fechas de vencimiento para las subtareas, sé realista sobre el tiempo necesario para completar estas tareas. Considera la carga de trabajo y otros compromisos de los miembros del equipo.

4. Usa dependencias de subtareas

Si una subtarea no se puede iniciar antes de completar otra tarea, establece una relación de dependencia. Esto ayuda a gestionar el flujo de trabajo de manera eficiente.

5. Revisa el progreso de las subtareas regularmente

Revisa regularmente el progreso de cada subtarea para asegurarte de que todo se esté moviendo en la dirección correcta. Esto se puede hacer en una reunión de equipo o mediante las funciones de seguimiento de progreso de Asana.

Uso de campos personalizados para subtareas

Los campos personalizados en Asana permiten un nivel adicional de especificidad al gestionar subtareas. Por ejemplo, puedes querer un campo personalizado para “prioridad” o “etapa” para proporcionar un contexto adicional para cada subtarea.

Para añadir un campo personalizado:

1. Abre la tarea principal a la que se relaciona tu subtarea.
2. Haz clic en "Personalizar" en el panel de detalles de la tarea.
3. Selecciona "Agregar Campo" y elige entre los campos existentes o crea un nuevo campo.
4. Personaliza los campos según sea necesario.
5. Luego verás los campos personalizados disponibles para tus subtareas.

Consejos para una colaboración efectiva utilizando subtareas

La colaboración es vital en cualquier proyecto. Aquí hay algunos consejos al usar subtareas:

1. Usa comentarios

Cada subtarea tiene una sección de comentarios. Usa esta función para proporcionar retroalimentación o instrucciones adicionales. Asegúrate de que todos los miembros relevantes del equipo puedan ver estos comentarios para transparencia y claridad.

2. Adjunta archivos

Si una subtarea requiere materiales de referencia o activos, agréguelos directamente a la subtarea. Esto facilita que los miembros del equipo accedan a toda la información necesaria en un solo lugar.

3. Fomenta actualizaciones regulares

Pide a los miembros del equipo que actualicen el progreso de sus subtareas. Esto ayuda a los gestores de proyectos a seguir el ritmo e identificar cualquier cuello de botella.

Gestionando proyectos complejos con subtareas

Para proyectos más grandes y complejos, las subtareas pueden organizarse en estructuras anidadas o jerarquías. Aunque Asana no soporta subtareas anidadas infinitamente, crear un nivel de tareas secundarias bajo la tarea principal suele ser suficiente para la mayoría de las necesidades del proyecto.

Para gestionar la complejidad, considera usar otras funciones de Asana como secciones y hitos junto con subtareas. Las secciones pueden agrupar tareas al mismo nivel, mientras que los hitos rastrean logros importantes en la línea de tiempo de tu proyecto.

Informes y análisis de subtareas

Las herramientas de informes de Asana pueden ayudarte a analizar el progreso de tus subtareas:

• Usa la "Vista de Progreso" para ver cómo las subtareas contribuyen a los objetivos generales del proyecto.
• Incluye campos personalizados en tus informes para obtener información detallada sobre la gestión de tareas.
• Usa la función "Búsqueda Avanzada" para filtrar tareas y subtareas en base a varios criterios, como fecha de vencimiento, asignado y estado de finalización.

Los informes pueden ser personalizados para diferentes interesados, como miembros del equipo, gestores de proyectos o ejecutivos, asegurando que todos reciban la información relevante para ellos.

Desafíos y soluciones con subtareas

Aunque las subtareas son extremadamente útiles, también pueden presentar algunos desafíos.

Desafío: Falta de visibilidad

Las subtareas son menos visibles en las vistas principales del proyecto. Solución: Revisa regularmente las subtareas en el panel de detalles de la tarea y usa filtros de búsqueda avanzada para mantener visibles las subtareas.

Desafío: Duplicación de esfuerzos

Si las tareas y subtareas no están claramente definidas, puede ocurrir solapamiento. Solución: Asegura una comunicación clara y descripciones bien definidas de las subtareas.

Desafío: Hacer los proyectos excesivamente complejos

Demasiadas subtareas pueden hacer que un proyecto se sienta abrumador. Solución: Mantén las subtareas simples, enfocadas y directamente relacionadas con la tarea principal.

Conclusión

Gestionar subtareas en Asana puede transformar la forma en que tu equipo maneja los proyectos, haciéndolos más organizados y eficientes. Al descomponer tareas en subtareas más pequeñas, puedes proporcionar claridad, asignar responsabilidades y garantizar que todos los miembros del equipo estén alineados. Recuerda revisar las subtareas regularmente, usar campos personalizados para detalles adicionales y mantener la comunicación abierta a través de comentarios y archivos adjuntos. Con estas prácticas, estarás bien preparado para manejar proyectos de cualquier tamaño y complejidad en Asana.

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