Excel 2016 में कोशिकाओं को मर्ज कैसे करें

संपादित 7 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Microsoft Excel 2016 एक शक्तिशाली टूल है जो उपयोगकर्ताओं को स्प्रेडशीट में डेटा को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करने, विभिन्न गणनाएँ लागने, और आकर्षक रिपोर्ट्स बनाने की सुविधा देता है। इसकी एक उपयोगी विशेषता कोशिकाओं को मर्ज करने की क्षमता है। Excel में कोशिकाओं का मर्ज करना बहुत उपयोगी हो सकता है जब आप स्प्रेडशीट को अधिक पठनीय तरीके से प्रारूपित करना चाहते हैं, खासकर जब कई कॉलम के पार हैडर बनाने की बात आती है। इस व्यापक गाइड में, हम Excel 2016 में कोशिकाओं को मर्ज करने के बारे में सब कुछ जानेंगे। हम विभिन्न तरीकों, सर्वोत्तम प्रथाओं, बचने के लिए क्या-क्या, और कोशिकाओं को मर्ज करने का निर्णय लेते समय क्या सोचना चाहिए, इस पर चर्चा करेंगे।

कोशिकाओं के मर्जिंग को समझना

Excel में कोशिकाओं को मर्ज करना पड़ोसी कोशिकाओं को एक बड़ी कोशिका में संयोजित करने की प्रक्रिया को संदर्भित करता है। मर्जिंग का मुख्य उद्देश्य स्प्रेडशीट से अव्यवस्था को दूर करना या एक बड़ी कोशिका बनाना है जो कई कॉलम या पंक्तियों में फ़ैल कर एक हेडिंग या शीर्षक के लिए होती है। यह आपके स्प्रेडशीट के लेआउट को दृश्य रूप से सुधार सकता है।

कोशिकाओं को मर्ज क्यों करें?

कोशिकाओं को मर्ज करने के निर्देशों को आगे बढ़ाने से पहले, मर्जिंग के कारणों को समझना अच्छा है:

• प्रस्तुति: मर्जिंग स्प्रेडशीट को अधिक साफ-सुथरा और संगठित दिखाता है, विशेष रूप से जब आपको डेटा की शृंखला के भीतर हेडिंग को केंद्रीकरण करना होता है।
• बेहतर पठनीयता: मर्जिंग से बड़े शीर्षक और हेडर बनाए जा सकते हैं, जिससे दूसरों के लिए डेटा लेआउट को झटपट समझने में आसानी होती है।
• डिज़ाइन: मर्ज की गई कोशिकाएं डिजाइन के दृष्टिकोण से दृश्य अपील प्रदान करने में मदद करती हैं, जैसे महत्वपूर्ण जानकारी या सजावटी हेडिंग के लिए बड़े ब्लॉक बनाना।

Excel 2016 में कोशिकाओं को मर्ज करने के तरीके

Excel 2016 कोशिकाओं को मर्ज करने के लिए कई तरीके प्रदान करता है, और आपकी आवश्यकताओं के अनुसार आप सबसे सुविधाजनक तरीका चुन सकते हैं।

मर्ज और केंद्र

यह कोशिकाओं को मर्ज करने के लिए सबसे सामान्य रूप से उपयोग किया जाने वाला तरीका है, आमतौर पर एक हेडिंग या शीर्षक बनाने के लिए। यह विकल्प केवल चयनित कोशिकाओं को मर्ज नहीं करता, बल्कि संयुक्त कोशिकाओं में सामग्री को केंद्र में भी रखता है।

Merge & Center का उपयोग करने के कदम:

1. उन कोशिकाओं की रेंज का चयन करें जिन्हें आप मर्ज करना चाहते हैं।
2. रिबन पर होम टैब पर जाएँ।
3. एलाइनमेंट ग्रुप में Merge & Center बटन पर क्लिक करें।

मर्ज एक्रॉस

Merge Across विकल्प प्रत्येक पंक्ति में कोशिकाओं को अलग-अलग मर्ज करता है। यदि आप एक बहु-पंक्ति रेंज का चयन करते हैं और Apply Merge Across करते हैं, तो आपकी चयनित रेंज की प्रत्येक पंक्ति की कोशिकाएँ मर्ज हो जाएंगी।

Merge Across का उपयोग करने के कदम:

1. उन कोशिकाओं की रेंज का चयन करें जो कई पंक्तियों और कॉलमों में फैली हुई हैं जिन्हें आप मर्ज करना चाहते हैं।
2. Merge & Center बटन के बगल में छोटे तीर पर क्लिक करें।
3. ड्रॉपडाउन मेनू से Merge Across चुनें।

कोशिकाओं का मर्ज

यह विकल्प चयनित कोशिकाओं को केवल एक कोशिका में मर्ज करता है, बिना किसी अन्य स्वरूपण, जैसे कि केंद्र में करना।

Merge Cells विकल्प का उपयोग कर कोशिकाओं को मर्ज करने के कदम:

1. उन पड़ोसी कोशिकाओं का चयन करें जिन्हें आप मर्ज करना चाहते हैं।
2. Merge & Center बटन के बगल में छोटे तीर पर क्लिक करें।
3. ड्रॉपडाउन मेनू से Merge Cells चुनें।

कोशिकाओं को अलग करना

यदि आपको मर्ज की गई कोशिकाओं को फिर से अलग कोशिकाओं में विभाजित करने की आवश्यकता हो, तो Excel इसे Unmerge Cells विकल्प के साथ सरल बनाता है।

कोशिकाओं को अलग करने के कदम:

1. उन संयुक्त कोशिकाओं का चयन करें जिन्हें आप अलग करना चाहते हैं।
2. Merge & Center बटन के बगल में छोटे तीर पर क्लिक करें।
3. ड्रॉपडाउन मेनू से Unmerge Cells चुनें।

उदाहरण

आइए कुछ व्यावहारिक उदाहरण देखें कि वास्तव में स्प्रेडशीट परियोजना में कोशिका मर्जिंग का कैसे उपयोग किया जा सकता है:

उदाहरण 1: रिपोर्ट हेडर बनाना

मान लीजिए आप एक वित्तीय रिपोर्ट तैयार कर रहे हैं जहां आप अपनी शीट के शीर्ष पर एक बड़ा शीर्षक चाहते हैं। आप शीर्षक को समायोजित करने के लिए पहले कुछ पंक्तियों और कॉलमों को मर्ज कर सकते हैं।

1. कोशिकाओं A1:D1 का चयन करें ताकि उन्हें शीर्षक बनाने के लिए मर्ज किया जा सके।
2. होड़ टैब के एलाइनमेंट समूह से Merge & Center का उपयोग करें।
3. अपने शीर्षक को टाइप करें, उदाहरण के लिए, "त्रैमासिक वित्तीय रिपोर्ट"।

उदाहरण 2: कॉलम हेडर को जोड़ना

अगर आपके पास एक तालिका है जहां आप संबंधित कॉलमों के लिए समूहीकृत हेडर चाहते हैं, तो आप हेडर कोशिकाओं को मर्ज कर सकते हैं।

1. मान लीजिए कि कॉलम B, C, और D बिक्री से संबंधित हैं; B1:D1 का चयन करें।
2. कोशिकाओं का उपयोग करते हुए \`Merge & Center\` को मर्ज करें और उन्हें "बिक्री डेटा" के रूप में लेबल करें।

कोशिकाओं को मर्ज करने से पहले ध्यान देने वाली बातें

कोशिकाओं को मर्ज करना संभावित रूप से समस्याएं पैदा कर सकता है, खासकर जब डेटा विश्लेषण या बड़े डेटासेट के साथ काम किया जा रहा हो। यहाँ कुछ बातें हैं जिन पर ध्यान देना चाहिए:

• डेटा हानि: जब आप कोशिकाओं को मर्ज करते हैं, तो केवल ऊपरी-बाएँ कोशिका की सामग्री बरकरार रहती है। चयनित कोशिकाओं के सभी अन्य डेटा खो जाएंगे।
• सॉर्टिंग समस्याएँ: मर्ज की गई कोशिकाएँ डेटा सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग में समस्याएं खड़ी कर सकती हैं। यदि कोशिकाएँ मर्ज की गई हैं, तो Excel डेटा को सही ढंग से सॉर्ट नहीं कर सकेगा।
• डेटा प्रविष्टि समस्याएँ: एक वर्कशीट में डेटा प्रविष्टि करना जिसमें मर्ज की गई कोशिकाएँ होती हैं, कठिन हो सकता है क्योंकि सभी कोशिकाएं डेटा प्रविष्टि के लिए उपलब्ध नहीं होती हैं।

Excel 2016 में कोशिकाओं को मर्ज करने के सर्वोत्तम अभ्यास

कोशिकाओं के मर्जिंग से उत्पन्न हो सकने वाली संभावित जटिलताओं को देखते हुए, इसके साथ काम करते समय कुछ दिशानिर्देशों का पालन करना सबसे अच्छा है:

• कम से कम मर्जिंग: कोशिका को केवल तभी मर्ज करें जब अत्यंत आवश्यक हो। विचार करें कि क्या वही उद्देश्य अन्य बेहतर स्वरूपण विकल्पों के साथ प्राप्त किया जा सकता है।
• सेल चयन के पार केंद्र का उपयोग करें: मर्जिंग के बजाय, हेडिंग के लिए \`सेल चयन के पार केंद्र\` का उपयोग करें। यह पाठ संरेखण को बनाए रखता है जबकि कोशिकाओं को अलग रखता है।
• परिवर्तनों का दस्तावेज़ीकरण: यदि कोई वर्कशीट बहुत अधिक मर्ज की गई कोशिकाओं का उपयोग करती है, तो क्या और क्यों मर्ज किया गया था, इसका दस्तावेज़ीकरण करें, ताकि भविष्य में संदर्भ या ऑडिट में मदद मिल सके।

कोशिकाओं को मर्ज करने के विकल्प

कोशिकाओं को मर्ज करने के कुछ विकल्प हैं जो संभावित नुकसान के बिना समान परिणाम प्राप्त करने में मदद कर सकते हैं:

चयन के पार केंद्र

कोशिकाओं को मर्ज करने के बजाय, चुनी गई कोशिकाओं की संरचना को बदले बिना उनमें पाठ को केंद्र करने के लिए \`चयन के पार केंद्र\` का उपयोग करें।

1. उन कोशिकाओं को चुनें जिन्हें आप के पार पाठ को केंद्र करना चाहते हैं।
2. \`Ctrl + 1\` का उपयोग करके स्वरूप कोशिकाएँ संवाद खोलें।
3. एलाइनमेंट टैब के तहत, क्षैतिज ड्रॉप-डाउन में \`चयन के पार केंद्र\` का चयन करें।

समापन

Excel 2016 में कोशिकाओं को मर्ज करना स्प्रेडशीट प्रारूपित करने और डेटा को पेशेवर और संगठित तरीके से प्रस्तुत करने के लिए एक सुविधाजनक विशेषता है। मर्जिंग आपके दस्तावेज़ों की दृश्य अपील और पठनीयता को बढ़ा सकती है, लेकिन इसमें शामिल सीमाओं और संभावित कठिनाइयों के बारे में जागरूक होना भी महत्वपूर्ण है। इस गाइड में विस्तृत विधियां, उदाहरण, सर्वोत्तम अभ्यास, और विकल्प प्रदान किए गए हैं जो तेजस्वी 2016 में कोशिका मर्जिंग की कार्यक्षमता का प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकते हैं, सामान्य त्रुटियों से बच सकते हैं, और डेटा की अखंडता को बनाए रख सकते हैं।

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