Cómo optimizar el tamaño de los archivos PDF en Adobe Acrobat Reader

Editado 3 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial

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PDF, o Formato de Documento Portátil, es un formato de archivo que captura todos los elementos de un documento impreso como una imagen electrónica que puedes ver, navegar, imprimir o enviar a otra persona. Los PDF se utilizan comúnmente para documentos porque preservan el formato y pueden compartirse fácilmente en diferentes plataformas sin cambios. Sin embargo, a veces estos archivos PDF pueden ser bastante grandes, lo cual puede ser problemático para el almacenamiento y el envío por correo electrónico u otras plataformas con limitaciones de tamaño de archivo. Afortunadamente, hay muchas formas de optimizar y reducir el tamaño de los archivos PDF usando Adobe Acrobat Reader. Esta lección te guiará a través de diversas maneras de optimizar el tamaño de tus archivos PDF sin perder calidad.

1. Entendiendo el tamaño del archivo PDF

Antes de profundizar en las técnicas de optimización, es importante entender por qué tus archivos PDF podrían ser grandes. Varios factores contribuyen al tamaño de un PDF:

• Imágenes: Imágenes de alta resolución, como fotografías y gráficos detallados, pueden aumentar significativamente el tamaño de un PDF.
• Fuentes: Las fuentes incrustadas, especialmente si son personalizadas o inusuales, pueden hacer un PDF más grande.
• Elementos multimedia: Tener archivos de video o audio en un PDF aumentará su tamaño.
• Gráficos vectoriales complejos: Imágenes complejas o gráficos vectoriales requieren más datos, haciendo que el tamaño del archivo sea mayor.
• Anotaciones y formularios: Comentarios, campos de formularios y otras anotaciones también pueden aumentar el tamaño del archivo, aunque generalmente en menor medida que las imágenes o elementos multimedia.

2. Técnicas para optimizar el tamaño de los archivos PDF

Ahora, exploremos diferentes métodos para optimizar el tamaño de los documentos PDF usando Adobe Acrobat Reader. Cada técnica aborda diferentes elementos que aumentan el tamaño del archivo, por lo que puede que necesites usar una combinación de ellas para obtener mejores resultados.

2.1. Usar el comando "Guardar como"

Un paso fácil para reducir el tamaño de un PDF es usar el comando "Guardar como", no solo clic en "Guardar". Cuando usas "Guardar como", Adobe Acrobat Reader reescribe toda la estructura del archivo PDF, a menudo resultando en un tamaño de archivo más pequeño al eliminar elementos innecesarios o redundancias.

1. Abre tu documento PDF en Adobe Acrobat Reader.
2. Exporta tu archivo haciendo clic en Archivo > Guardar como.
3. Elige una ubicación para guardar tu PDF y dale un nuevo nombre si es necesario.
4. Haz clic en Guardar para crear una nueva versión del documento.

2.2. Reducir el tamaño del archivo utilizando la función incorporada

Adobe Acrobat tiene una función incorporada llamada "Reducir tamaño de archivo" diseñada para comprimir eficientemente un documento PDF. Esta herramienta elimina elementos innecesarios, como fuentes incrustadas y objetos no utilizados, para que el uso del espacio del archivo se minimice.

1. Abre el archivo PDF en Adobe Acrobat.
2. Ve a Archivo > Guardar como otro > PDF de tamaño reducido.
3. En el cuadro de diálogo de Opciones, verás algunas configuraciones para cambiar la compatibilidad. A menos que necesites compatibilidad con versiones anteriores de Acrobat, generalmente se recomienda seleccionar "Mantener las existentes."
4. Haz clic en OK.
5. Elige una ubicación para guardar tu PDF personalizado y haz clic en Guardar.

Este método es muy efectivo para reducir el tamaño de documentos grandes, pero puede comprimir imágenes y reducir su calidad, por lo que es importante revisar el documento final antes de usarlo o distribuirlo.

2.3. Auditar el PDF para optimización

Adobe Acrobat te permite analizar tu PDF para entender qué elementos están contribuyendo a su tamaño. Al auditar un PDF, puedes identificar y resolver problemas relacionados con el tamaño de forma más efectiva.

1. Abre tu PDF con Adobe Acrobat Pro (Nota: esta función solo está disponible en la versión Pro).
2. Elige Archivo > Guardar como otro > PDF optimizado.
3. En la ventana "Optimizador de PDF", selecciona Auditar uso del espacio en la esquina superior derecha.
4. Revisa los resultados mostrados para ver qué componentes (imágenes, fuentes, etc.) ocupan más espacio.

Una vez que hayas analizado el archivo, procede con optimizaciones más específicas de acuerdo con el informe de auditoría, como reducir el tamaño de las imágenes, eliminar elementos no deseados o aplanar campos de formulario.

2.4. Optimizar las imágenes en tu PDF

Generalmente, las imágenes en un PDF ocupan mucho espacio. Puedes optimizarlas ajustando su resolución y configuraciones de compresión.

1. En Adobe Acrobat Pro, abre tu PDF y elige Archivo > Guardar como otro > PDF optimizado.
2. En el cuadro de diálogo "Optimizador de PDF", ve a la sección "Imágenes".
3. Puedes ver opciones para re-muestrear imágenes y cambiar el tipo de compresión. Por ejemplo, puedes elegir "Remuestrear bicúbico" y especificar una resolución baja (por ejemplo, 150 dpi), y elegir compresión "JPEG" o "JPEG2000" con una configuración de calidad media.
4. Luego de hacer ajustes, haz clic en OK para guardar los cambios.

Puedes elegir el alcance de los cambios basándote en tus requisitos de calidad y objetivos de tamaño de archivo. A menudo es útil hacer ajustes incrementales y verificar el estado de tu documento después de cada cambio.

2.5. Aplanar capas de PDF

Algunos archivos PDF contienen muchas capas que pueden hacerlos grandes. Aunque las capas pueden ser útiles para separar contenido en documentos complejos, pueden aplanarse cuando no son necesarias para reducir el tamaño del archivo.

1. Abre tu PDF en Adobe Acrobat Pro.
2. Ve a Archivo > Guardar como otro > PDF optimizado.
3. En el cuadro de diálogo "Optimizador de PDF", selecciona la sección "Descartar objetos".
4. Marca la opción "Eliminar contenido de capas ocultas y aplanar capas visibles".
5. Haz clic en OK para finalizar los cambios.

Esto puede reducir significativamente el tamaño de archivos PDF que contienen muchas capas o que fueron originalmente creados en software de diseño gráfico.

2.6. Eliminar elementos no utilizados

Anotaciones, miniaturas incrustadas y otros elementos no esenciales pueden hacer que tu archivo PDF sea más grande de lo necesario. Eliminar estos elementos puede ayudar a reducir el tamaño:

1. Abre tu PDF en Adobe Acrobat Pro.
2. Ve a Archivo > Guardar como otro > PDF optimizado.
3. Bajo la pestaña "Descartar objetos", selecciona los elementos a descartar (por ejemplo, comentarios, campos de formulario, miniaturas de página incrustadas, etc.) que no son esenciales para tu documento.
4. Elige la opción adecuada y haz clic en OK para guardar tu documento pequeño.

2.7. Comprimir fuentes

Las fuentes, especialmente las fuentes personalizadas o altamente incrustadas, pueden añadir mucho peso a un archivo PDF. Comprimir o desincrustar fuentes puede reducir efectivamente el tamaño.

1. Abre tu PDF en Adobe Acrobat Pro.
2. Ve a Archivo > Guardar como otro > PDF optimizado.
3. Cambia a la pestaña "Fuentes" en la ventana de Optimizador de PDF.
4. Marca las opciones para desincrustar fuentes si es posible o subagrupar fuentes para incluir solo los caracteres que se usan dentro del documento.
5. Aplica los cambios haciendo clic en OK.

Ten en cuenta que desincrustar una fuente puede afectar la forma en que el documento aparece en computadoras que no tienen las mismas fuentes instaladas.

3. Conclusión

Usando las diversas técnicas mencionadas anteriormente, puedes reducir y optimizar efectivamente el tamaño de tus documentos PDF usando Adobe Acrobat Reader. La elección de métodos depende de los componentes y características específicas de tu PDF. Es importante equilibrar calidad y tamaño, ya que la reducción óptima de tamaño no debe comprometer las características esenciales de calidad de tu documento. Al aplicar estas soluciones, revisa constantemente el documento convertido para asegurar que todas las características esenciales se retienen y se representan como se espera. La optimización de archivos es un proceso iterativo, y encontrar el equilibrio adecuado puede requerir probar varias opciones y ajustar los parámetros apropiadamente. Sin embargo, con elecciones informadas y el uso efectivo de las extensas herramientas de Acrobat, deberías poder obtener efectivamente un PDF bien optimizado, adecuado para compartir y almacenar.

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