Cómo organizar tareas en Todoist usando proyectos y etiquetas

Editado 2 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial

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Organizar las tareas de manera eficiente es una piedra angular de la productividad, ya sea para objetivos personales o proyectos profesionales. Todoist es una de las herramientas de gestión de tareas más populares disponibles hoy en día y ofrece un sistema robusto de organización a través de proyectos y etiquetas. Esto te permite dividir sistemáticamente tu trabajo en unidades manejables, asegurando que nada se pase por alto.

Este artículo te presentará el proceso de configuración de tareas en Todoist usando proyectos y etiquetas para que puedas maximizar tu eficiencia y mantener tu vida organizada. Al final de esta guía, tendrás una comprensión clara de cómo crear un sistema que funcione para ti, adaptado a tus necesidades específicas.

Comprendiendo lo básico: ¿Qué son los proyectos?

En Todoist, un proyecto es esencialmente una colección de tareas relacionadas. Por ejemplo, si estás trabajando en el lanzamiento de un nuevo sitio web, "Lanzamiento del Sitio Web" podría ser un proyecto. Cada proyecto actúa como un contenedor que contiene las diversas tareas que necesitas completar. Los proyectos también pueden agruparse en categorías más amplias o subproyectos, permitiendo una organización más jerárquica.

Una forma sencilla de entender los proyectos es esta: piensa en ellos como carpetas en tu computadora, cada una contiene archivos (tareas) relacionadas con un tema o objetivo particular.

Crear un proyecto: Cuando creas un proyecto en Todoist, estás configurando un espacio de trabajo para una tarea específica. Puedes elegir un nombre de proyecto que indique claramente su propósito, lo que te ayuda a identificarlo rápidamente más adelante. También puedes dar a tu proyecto un color para que se destaque visualmente.

Ejemplo:

Supongamos que estás planeando unas vacaciones. Podrías crear un proyecto llamado "Planificar unas Vacaciones". Bajo este proyecto, podrías tener tareas como "Reservar un Vuelo", "Hacer una Reserva de Hotel", "Crear un Itinerario" y "Comprar Seguro de Viaje". Agrupar estas tareas bajo un solo proyecto hace que sea más fácil monitorear el progreso y manejar los plazos.

El poder de las etiquetas: ¿Qué son las etiquetas?

Las etiquetas en Todoist funcionan como etiquetas que se pueden aplicar a diferentes proyectos, proporcionando una visión transversal de tus tareas. Si bien una sola tarea vive solo dentro de un proyecto, puede tener múltiples etiquetas que reflejen diferentes contextos o características.

Piensa en las etiquetas como notas adhesivas que puedes adjuntar a cualquier tarea para definir atributos adicionales, como nivel de prioridad, hora del día para completar la tarea o incluso ubicación. De esta manera, puedes buscar o filtrar tareas en función de estas etiquetas, incluso si provienen de diferentes proyectos.

Crear y usar etiquetas: Crear y asignar etiquetas es simple. Cuando haces clic en una tarea, hay una opción para agregar una etiqueta. Puedes escribir una nueva etiqueta o elegir entre las etiquetas existentes.

Ejemplo:

Consideremos etiquetas como "@urgente", "@oficina", "@casa" o "@fin de semana". Una tarea titulada "Revisar informe" podría etiquetarse con "@oficina" y "@urgente", mientras que otra tarea como "Comprar víveres" podría etiquetarse con "@casa" y "@fin de semana". Esto te permite filtrar tareas en función del contexto necesario para completarlas.

Organizando tareas dentro de proyectos

Ahora que tienes una comprensión de los proyectos y las etiquetas, hablemos de cómo usarlas efectivamente para organizar tus tareas dentro de Todoist. El propósito principal es crear proyectos para cada área importante de tu vida, mientras usas etiquetas para filtrar tareas a través de diferentes perspectivas y contextos.

Pasos para crear un proyecto:

1. Abre la aplicación Todoist en tu dispositivo.
2. Ve al panel que muestra tus proyectos actuales.
3. Encuentra y haz clic en el botón “Agregar Proyecto”.
4. Ingresa un nombre para tu nuevo proyecto que lo describa brevemente.
5. Selecciona un color que sientas que se relaciona con el tema o la naturaleza del proyecto.
6. Guarda el proyecto.

Debes organizar las tareas dentro de tus proyectos de una manera que refleje la prioridad y los plazos asociados con cada tarea. Puedes organizar manualmente las tareas en orden de importancia o fecha de vencimiento, o usar los marcadores de prioridad proporcionados por Todoist, donde las tareas pueden marcarse desde prioridad 1 (más alta) hasta prioridad 4 (más baja).

Pasos para usar etiquetas:

1. Selecciona la tarea a la que deseas agregar la etiqueta.
2. Haz clic en la opción “Agregar Etiqueta”.
3. Selecciona una etiqueta existente o escribe el nombre de la nueva etiqueta que deseas crear.
4. Repite el proceso para etiquetas adicionales si es necesario.
5. Guarda la tarea.

Uso estratégico de proyectos y etiquetas

La combinación de proyectos y etiquetas en Todoist proporciona una forma dinámica de gestionar tareas. Mientras que los proyectos proporcionan claridad y organización, las etiquetas pueden agregar otra capa de clasificación estratégica. Aquí está cómo puedes usar estratégicamente estas características juntas:

Estrategia basada en proyectos:

Comienza por categorizar las áreas amplias de responsabilidad en tu vida en proyectos individuales. Organiza las tareas dentro de cada proyecto según sus respectivas prioridades y plazos. Usa subproyectos para descomponer proyectos más grandes en partes manejables.

Por ejemplo, si trabajas en ventas, tus proyectos podrían incluir "adquisición de clientes", "formación de productos" e "informes de ventas". Bajo "adquisición de clientes", podrías tener tareas más detalladas como contactar a los prospectos, preparar presentaciones y programar reuniones.

Estrategia basada en etiquetas:

Usa etiquetas para agregar información contextual que te ayude a decidir cuándo realizar ciertas tareas. Esto significa asignar etiquetas basadas en el contexto en lugar del contenido. Ejemplos de etiquetas pueden incluir "@mañana", "@necesita_computadora", "@reunión", etc.

Ejemplo:

Digamos que tu nivel de energía por la mañana es bastante alto, puedes buscar tareas etiquetadas con "@mañana", independientemente del proyecto al que pertenezcan, y abordarlas primero.

Alternativamente, cuando planeas hacer mandados, puedes buscar tareas etiquetadas con "@mandados", asegurando un movimiento fluido entre ubicaciones.

Combinar proyectos y etiquetas para máxima productividad

El verdadero poder de Todoist viene del uso conjunto de proyectos y etiquetas para crear un flujo de trabajo coherente. Esto te permite adaptarte fluidamente a los cambios en prioridades o contexto:

• Proyectos multinivel: Especifica proyectos en diferentes niveles para separar tareas relacionadas con el trabajo de las tareas personales. Cada proyecto puede ser un proyecto principal que puede tener subproyectos para metas más detalladas o eventos recurrentes.
• Etiquetas contextuales: Usa etiquetas para crear atajos a modos de acción. Por ejemplo, usa la etiqueta “@concentración” para tareas que requieren un pensamiento profundo, permitiéndote dedicar bloques de tiempo al trabajo profundo sin interrupciones.
• Flexibilidad y fluidez: Ten un sistema que pueda cambiar dinámicamente según tus necesidades. Las tareas pueden reclasificarse rápidamente, y el alcance del proyecto puede ajustarse a medida que la vida evoluciona.

Sempre que te sientas abrumado, puedes revisar y refinar el uso de proyectos y etiquetas, asegurando que tus esfuerzos organizativos mejoren tu productividad en lugar de obstaculizarla.

Conclusión

Los proyectos y etiquetas de Todoist son herramientas poderosas, que proporcionan un enfoque de doble capa para la gestión de tareas que puede mejorar enormemente tus habilidades organizativas. Los proyectos te ayudan a compartimentar los diferentes aspectos de tu vida, mientras que las etiquetas te permiten ver tus tareas desde diferentes contextos y ángulos.

La clave del éxito es la personalización. Usa proyectos y etiquetas para adaptarlos a las demandas únicas de tu vida, y siempre está dispuesto a evolucionar tu sistema. Adopta esta estrategia y, con dedicación a una plataforma de Todoist simplificada, aumentarás tu eficiencia, te mantendrás más organizado y permanecerás calmado ante una vida ajetreada.

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