Как печатать документы и презентации в Office 2021

Отредактировано 4 несколько месяцев назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeПечатьДокументПрезентацияВыходWindowsMacПрофессиональныйПродуктивность

С тех пор как настольные принтеры стали распространены, печать документов и презентаций стала фундаментальной потребностью для офисной работы. Microsoft Office 2021 предлагает новые изменения, а также некоторые знакомые функции для своих возможностей печати. Эта статья посвящена тому, чтобы помочь вам понять, как вы можете легко печатать документы и презентации, используя Office 2021, и мы подробно обсудим различные аспекты процесса печати.

Подготовка вашего документа к печати

Прежде чем мы перейдем к процессу печати, давайте обсудим, как вы должны подготовить ваш документ или презентацию для наилучших результатов печати. Вот некоторые предварительные шаги, которые вы можете предпринять:

• Проверка содержания: Убедитесь, что весь текст, изображения и любое другое содержимое в вашем документе или презентации соответствуют вашим ожиданиям. Проверьте содержание на наличие опечаток или ошибок.
• Используйте предварительный просмотр печати: Microsoft Office 2021 имеет опцию предварительного просмотра печати. Увидеть, как ваш документ или презентация будут выглядеть при печати, поможет избежать сюрпризов. Вы можете получить доступ к этому через опцию печати; это покажет вам небольшой просмотр пагинации и оформления.
• Рассмотрите макет: Если ваш документ или презентация охватывает несколько страниц или слайдов, продумайте последовательность и макет.
• Установите поля страницы и ориентацию: Настройте поля страницы и выберите ориентацию (портретную или ландшафтную), которая наилучшим образом подходит для оптимальной читаемости вашего документа.

Печать из Microsoft Word 2021

Microsoft Word является одним из самых широко используемых текстовых процессоров. Вот как вы можете печатать документы из Word 2021:

Основные шаги печати

1. Перейдите в меню Файл в верхнем левом углу.
2. Выберите Печать из списка опций.
3. Откроется панель печати. Здесь вы увидите несколько опций:
4. Под заголовком Принтер выберите принтер, который вы хотите использовать, из выпадающего меню.
5. Чтобы решить, сколько копий документа вы хотите напечатать, выберите Копии.
6. Выберите Распечатать все страницы, если вы хотите распечатать весь документ, или выберите конкретную опцию, если вы хотите распечатать только определенные страницы.
7. Настройте другие параметры, такие как диапазон страниц, порядковость, ориентация, поля и масштабирование по мере необходимости.
8. Когда все будет готово, нажмите кнопку Печать.

Продвинутые опции

Word 2021 также имеет ряд продвинутых опций печати для удовлетворения более специфических нужд:

• Качество печати: Эта опция позволяет выбрать качество печати, которое может варьироваться в зависимости от возможностей вашего принтера.
• Ручная двусторонняя печать: Если ваш принтер не поддерживает автоматическую двустороннюю печать, вы можете выбрать печать на обеих сторонах вручную.
• Настраиваемое качество печати: Вы можете настроить качество печати для достижения наилучшего результата с учетом таких факторов, как графика и текст.

Печать из Microsoft Excel 2021

Таблицы в Excel часто содержат таблицы, диаграммы и различные типы данных, требующие специфических настроек печати:

Печать рабочего листа

1. Нажмите меню Файл.
2. Выберите Печать. Вы увидите панель печати.
3. Выберите ваш принтер под выпадающим меню Принтер.
4. По умолчанию Excel печатает активный рабочий лист, но вы можете указать область печати, настроив параметры.
5. Если ваши данные охватывают несколько страниц, используйте Макет страницы на вкладке Вид, чтобы отрегулировать и решить, какие и сколько ваших данных будет напечатано на каждой странице.
6. Выберите ориентацию страницы, размер страницы и другие настройки, соответствующие вашим нуждам.
7. Нажмите Печать, чтобы начать печать вашего рабочего листа.

Печать рабочей книги

Если вам нужно распечатать всю рабочую книгу или конкретные листы, вы можете:

• Откройте меню печати, как описано выше, и в разделе Настройки на панели печати вы найдете такие опции, как Печать всей рабочей книги или Печать выбранных листов.
• Убедитесь, что все листы, которые вы хотите распечатать, настроены в соответствии с вашими предпочтениями.
• Снова настройте параметры, относящиеся к качеству печати и макету страницы. Общие настройки могут включать опции масштабирования для обеспечения лучшего соответствия данных на странице.

Печать из Microsoft PowerPoint 2021

Презентации в PowerPoint часто визуальны, и их печать может требовать тщательного подхода. Вот как вы можете печатать слайды из PowerPoint 2021:

Опции печати

1. Перейдите в меню Файл и нажмите на Печать.
2. Сначала выберите ваш принтер в разделе Принтер.
3. Решите, печатать ли слайды на всю страницу, несколько слайдов на странице, раздаточные материалы или страницы заметок. Эти опции можно найти в разделе Настройки.
4. Установите слайды, которые вы хотите напечатать. По умолчанию выбраны все слайды, но вы можете настроить диапазон, если это необходимо.
5. Выберите цвет, оттенки серого или чисто черно-белый в зависимости от ваших нужд.
6. Наконец, нажмите кнопку Печать, чтобы начать процесс печати.

Дополнительные функции печати PowerPoint

• Макет печати: PowerPoint позволяет выбрать макеты печати, такие как раздаточные материалы и страницы заметок, которые очень полезны, когда вам нужно предоставить инструкции или другую информацию, кроме слайдов.
• Собранные копии: Если вы печатаете более одной копии, нажатие Собрать создаст несколько полных наборов.

Устранение общих проблем с печатью

Иногда печать идет не по плану. Вот общие проблемы и советы по их устранению:

Общие проблемы

• Принтер не найден: Убедитесь, что ваш принтер правильно подключен и распознан вашим компьютером. Подтвердите, что драйверы принтера установлены правильно.
• Качество печати плохое: Проверьте настройку качества печати в опциях печати. При необходимости убедитесь, что нет перебоев в подаче чернил или тонера вашего принтера.
• Зажевывание бумаги: Убедитесь, что бумага правильно загружена в принтер и что на ней нет складок или разрывов, которые могут вызвать заедание.
• Несоответствия в напечатанном выходе: Убедитесь, что все аспекты, такие как поля, ориентация и настройки макета, соответствуют вашим ожиданиям.

Советы для обеспечения плавной печати

• Регулярно обновляйте драйверы принтера: Обновленные драйверы обеспечивают лучшую совместимость и производительность между вашим компьютером и принтером.
• Проводите регулярное обслуживание принтера: Следуя рекомендованной процедуре обслуживания вашего принтера, вы сохраните его в рабочем состоянии.
• Используйте правильную бумагу и тонер: Убедитесь, что вы используете бумагу и тонер или чернила, которые соответствуют вашим потребностям печати для получения высокого качества печати.

Заключение

Знание того, как печатать документы и презентации в Office 2021, является важным для создания печатных копий ваших цифровых файлов. Будь вы студентом, профессионалом или пользователем бизнеса, понимание различных доступных вам опций печати помогает выбрать наилучший метод для вашего конкретного случая. Мы надеемся, что это руководство прояснило вовлеченные процессы, предложило некоторые решения распространенных проблем и увеличило ваше общее понимание печати с помощью Office 2021.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление