Mac पर Excel स्प्रेडशीट की सुरक्षा कैसे करें

संपादित 4 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिसमैक के लिए एक्सेलपासवर्डएप्पलमैकबुकजानकारी की सुरक्षासंवेदनशील डेटाऑफिस उत्पादकतादस्तावेज़ सुरक्षाउपयोगकर्ता एक्सेसएन्क्रिप्शनगोपनीयता

Excel स्प्रेडशीट व्यक्तिगत बजटिंग से लेकर जटिल व्यवसाय डेटा विश्लेषण तक के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले अत्यधिक बहुमुखी उपकरण हैं। यदि आप Mac का उपयोग करते हैं, तो आप सोच सकते हैं कि आप अपने Excel स्प्रेडशीट को अनधिकृत पहुंच और अवांछित परिवर्तनों से कैसे बचा सकते हैं। अपने स्प्रेडशीट की सुरक्षा करना महत्वपूर्ण है ताकि आपके डेटा की सत्यता और गोपनीयता सुनिश्चित हो सके और महत्वपूर्ण जानकारी के आकस्मिक संपादन या हानि को रोका जा सके। इस गाइड में, हम Mac पर अपने Excel स्प्रेडशीट की सुरक्षा के लिए उपलब्ध विभिन्न तरीकों पर चर्चा करेंगे।

1. Excel फ़ाइल को पासवर्ड से सुरक्षित करें

Excel फ़ाइलों की सुरक्षा का पासवर्ड सुरक्षा सबसे सामान्य और सरल तरीका है। जब आप किसी फ़ाइल को पासवर्ड से सुरक्षित करते हैं, तो इसे खोलने की कोशिश करने वाले व्यक्ति को आपके द्वारा सेट किया गया पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहा जाएगा। मैक पर आप इसे इस प्रकार कर सकते हैं:

Excel फ़ाइल को पासवर्ड से सुरक्षित करने के चरण:

1. उस Excel फ़ाइल को खोलें जिसे आप सुरक्षित करना चाहते हैं।
2. स्क्रीन के शीर्ष पर मेनू बार में फ़ाइल पर क्लिक करें।
3. ड्रॉप-डाउन मेनू से पासवर्ड चुनें।
4. आपको दो विकल्प दिखाई देंगे: खोलने के लिए पासवर्ड की आवश्यकता और संशोधित करने के लिए पासवर्ड की आवश्यकता। आवश्यकतानुसार उचित विकल्प या दोनों चुनें।
5. पासवर्ड टाइप करें और पुष्टि बॉक्स में इसे फिर से टाइप करके इसे पुष्टि करें।
6. पासवर्ड सुरक्षा सेट करने के लिए OK पर क्लिक करें।
7. सुनिश्चित करने के लिए अपनी फ़ाइल को सहेजें कि नई पासवर्ड सेटिंग्स लागू कर दी गई हैं।

एक बार जब यह हो जाता है, तो स्प्रेडशीट को खोलने की कोशिश करने वाला कोई भी व्यक्ति पासवर्ड दर्ज करने की आवश्यकता होगी। हालांकि, याद रखें कि यदि आप अपना पासवर्ड भूल जाते हैं, तो आप इसे पुनः प्राप्त नहीं कर सकते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपने इसका सुरक्षित रिकॉर्ड रखा है।

2. Excel फ़ाइल में वर्कशीट की सुरक्षा

कभी-कभी, आपको पूरी फ़ाइल की सुरक्षा की आवश्यकता नहीं होती है, बल्कि एक या कई वर्कशीट की होती है। किसी शीट की सुरक्षा करने से लोग डेटा देख सकते हैं, लेकिन इसे संपादित नहीं कर सकते। यहां बताया गया है कि आप व्यक्तिगत शीट्स को कैसे सुरक्षित कर सकते हैं:

वर्कशीट की सुरक्षा के चरण:

1. अपनी Excel फ़ाइल खोलें और उस वर्कशीट पर जाएं जिसे आप सुरक्षित करना चाहते हैं।
2. Excel रिबन में समीक्षा टैब पर क्लिक करें।
3. विकल्पों से Protect Sheet चुनें।
4. एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा जहां आप पासवर्ड सेट कर सकते हैं। आप यह भी तय कर सकते हैं कि जब शीट सुरक्षित हो, तो कौन से तत्वों को भी संपादित किया जा सकता है, जैसे कि उपयोगकर्ताओं को सेल्स प्रारूपित करने या कॉलम डालने की अनुमति देना।
5. विकल्पों पर निर्णय लेने और पासवर्ड सेट करने के बाद, OK पर क्लिक करें।
6. इन सेटिंग्स को बनाए रखने के लिए वर्कबुक को सहेजना न भूलें।

इस विधि का उपयोग करके, उपयोगकर्ता वर्कशीट देख सकते हैं लेकिन जब तक उनके पास पासवर्ड नहीं है, तब तक डेटा में बदलाव नहीं कर सकते।

3. वर्कशीट में विशिष्ट कक्षों की सुरक्षा

Excel आपको कुछ कक्षों को लॉक करने की अनुमति देता है जबकि अन्य को संपादन के लिए खुला छोड़ देता है। यह सुविधा साझा वर्कशीट्स के लिए उपयोगी है जहां आप सुनिश्चित करना चाहते हैं कि कुछ डेटा अटल है।

विशिष्ट कक्षों की सुरक्षा के चरण:

1. अपनी स्प्रेडशीट खोलें और पूरी शीट चुनें। आप इसे जल्दी से पंक्ति संख्या और स्तंभ अक्षरों के बीच ऊपरी-बाएँ कोने में बॉक्स पर क्लिक करके कर सकते हैं।
2. राइट-क्लिक करें और Format Cells... चुनें।
3. Protektion टैब पर जाएं और Locked को अनचेक करें। OK पर क्लिक करें।
4. अब उन विशिष्ट कक्षों को चुनें जिन्हें आप लॉक करना चाहते हैं।
5. फिर से राइट-क्लिक करें, Format Cells... चुनें, और Proteccion टैब के अंतर्गत, Locked को चेक करें।
6. अब, समीक्षा टैब पर जाएं और Protect Sheet चुनें।
7. यदि आप चाहते हैं तो एक पासवर्ड सेट करें और आप जो सुरक्षा उपाय लागू करना चाहते हैं, उनकी पुष्टि करें।

आपकी फाइल को सुरक्षित करें ताकि सुरक्षा लागू हो सके। ये चरण सुनिश्चित करते हैं कि केवल लॉक किए गए कक्ष ही सुरक्षित हैं जबकि अन्य संपादन योग्य बने रहें।

4. Excel में मैक्रोज़ की सुरक्षा

उन Excel फ़ाइलों के लिए जिनमें स्वचालित कार्यों को निष्पादित करने वाले मैक्रो शामिल हैं, मैक्रो की सुरक्षा करना महत्वपूर्ण है। असुरक्षित मैक्रो अवांछित कार्यों को निष्पादित करने के लिए बदले जा सकते हैं।

मैक्रो की सुरक्षा के चरण:

1. उस वर्कबुक को खोलें जिसमें वह मैक्रो है जिसे आप सुरक्षा करना चाहते हैं।
2. Visual Basic for Applications (VBA) संपादक खोलने के लिए Option+F11 टैप करें।
3. VBA संपादक में, उस मॉड्यूल पर राइट-क्लिक करें जिसे आप सुरक्षा करना चाहते हैं और Properties पर क्लिक करें।
4. Protection टैब पर जाएं और Lock project from viewing विकल्प को चेक करें।
5. एक पासवर्ड सेट करें और इसकी पुष्टि करें।
6. OK पर क्लिक करें और VBA संपादक को बंद करें।
7. परिवर्तनों को लागू करने के लिए अपनी Excel फाइल को सहेजना सुनिश्चित करें।

अब, आपके मैक्रो सुरक्षित हैं, और जो कोई भी उन्हें देखना या संपादित करना चाहता है, उसे पासवर्ड की आवश्यकता होगी।

5. डिस्क एन्क्रिप्शन के लिए फाइल वॉल्ट का उपयोग करना

फाइल वॉल्ट macOS में एक डिस्क एन्क्रिप्शन प्रोग्राम है जो आपकी पूरी डिस्क की सुरक्षा करता है। यह सुरक्षा अधिक व्यापक है और आपकी मैक पर व्यक्तिगत फ़ाइलों के बजाय सभी डेटा को कवर करती है। सुनिश्चित करें कि आपके व्यक्तिगत या व्यावसायिक फ़ाइलें, जिनमें Excel दस्तावेज़ शामिल हैं, आपके मैक पर फ़ाइल वॉल्ट द्वारा एन्क्रिप्ट की गई हैं।

फ़ाइल वॉल्ट को सक्षम करने का तरीका:

1. जाएँ सिस्टम प्रेफ़रेंस और सुरक्षा और गोपनीयता चुनें।
2. फ़ाइल वॉल्ट टैब पर क्लिक करें।
3. पैरामर्श अनुमत करने के लिए निचले-बाएँ कोने पर lock बटन पर क्लिक करें, जब अनुरोध किया जाए तो व्यवस्थापक नाम और पासवर्ड दर्ज करें।
4. फाइल वॉल्ट चालू करने का बटन पर क्लिक करें।
5. तय करें कि आप इसे अनलॉक करने के लिए अपने iCloud खाते की अनुमति देना चाहते हैं, या एक स्थानीय पुनर्प्राप्ति कुंजी बनाएं।
6. एन्क्रिप्शन शुरू करें, जो डेटा की मात्रा के आधार पर समय ले सकता है।

फाइल वॉल्ट सुनिश्चित करता है कि स्टार्टअप पर सही पासवर्ड के बिना आपकी पूरी ड्राइव की सामग्री दुर्गम है।

6. Mac पर Excel के साथ सुरक्षित रूप से सहयोग करें

यदि आप अन्य लोगों के साथ काम कर रहे हैं, तो पहुंच और विशेषाधिकारों का सख्ती से प्रबंधन करना महत्वपूर्ण है। एक्सेल ऑनलाइन या वनड्राइव जैसे सहयोग उपकरण सुरक्षित और एक साथ सहयोग सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं।

सुरक्षित सहयोग के लिए सुझाव:

• सहयोग के लिए एक्सेल फ़ाइल को एक नियंत्रित क्लाउड वातावरण जैसे वनड्राइव में संग्रहित करें।
• प्रत्येक सहयोगकर्ता के लिए अनुमतियाँ सेट करें, यह निर्धारित करके कि कौन डेटा संपादित कर सकता है या केवल देख सकता है।
• इन सेवाओं द्वारा प्रदान की गई फ़ाइल संस्करण सुविधा का उपयोग करें ताकि परिवर्तनों को ट्रैक किया जा सके और यदि आवश्यक हो तो उन्हें पूर्ववत किया जा सके।

इन सावधानियों के साथ, एक्सेल दस्तावेज़ों पर संयुक्त रूप से काम करने के समय जोखिम कम हो जाता है।

7. बैकअप और पुनर्प्राप्ति पर ध्यान दें

डेटा सुरक्षा का मतलब केवल अनधिकृत पहुंच को रोकना ही नहीं है, बल्कि आकस्मिक विलोपन या सिस्टम विफलताओं के कारण डेटा की हानि से भी बचाना है।

बैकअप विधियाँ:

• Time Machine, Mac के अंतर्निर्मित बैकअप सिस्टम का उपयोग करके नियमित रूप से अपने डेटा, जिनमें Excel फ़ाइलें भी शामिल हैं, का बैकअप लें।
• iCloud, Google Drive, या Dropbox जैसे क्लाउड बैकअप समाधानों पर विचार करें।

एक निरंतर बैकअप रणनीति सुनिश्चित करती है कि आपदाओं की स्थिति में भी डेटा पुनर्प्राप्ति संभव है।

निष्कर्ष

अपने मैक पर एक्सेल स्प्रैडशीट की सुरक्षा में कई स्तरों की सुरक्षा शामिल होती है। आप अपनी फ़ाइलों को पासवर्ड से सुरक्षित कर सकते हैं, संवेदनशील वर्कशीट्स या कक्षों की सुरक्षा कर सकते हैं, मैक्रो की सुरक्षा कर सकते हैं, और फ़ाइल वॉल्ट जैसी सिस्टम-वाइड एन्क्रिप्शन का उपयोग कर सकते हैं। सहयोगात्मक वातावरण के लिए, सुरक्षित पहुंच सुनिश्चित करना और क्लाउड-आधारित सेवाओं का उपयोग करना उत्पादकता को बढ़ाता है बिना सुरक्षा को खतरे में डाले। इसके अलावा, नियमित बैकअप रणनीति पूरी सुरक्षा के लिए महत्वपूर्ण हैं। इन विधियों को मिलाकर, आप अपने महत्वपूर्ण डेटा को मैक पर संग्रहित एक्सेल स्प्रैडशीट में सुरक्षित रखने के लिए एक मजबूत रक्षा प्रणाली बना सकते हैं।

  इस लेख को साझा करें

यदि आपको लेख की सामग्री में कुछ गलत लगता है, आप कर सकते हैं अपडेट का अनुरोध करें