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Cómo establecer el área de impresión en Excel 2016
Editado 4 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial
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Traducción actualizada 4 hace meses
Excel 2016 es una herramienta poderosa que te permite organizar, analizar y visualizar datos de diversas maneras. Una de las características clave de Excel es su capacidad para imprimir hojas de cálculo, de modo que puedas tener una copia impresa de tus datos para presentaciones, mantenimiento de registros o análisis. Sin embargo, a veces no deseas imprimir la hoja de cálculo completa, especialmente si contiene una gran cantidad de datos. En su lugar, es posible que desees imprimir solo una parte específica de la hoja. En tales casos, establecer el área de impresión es beneficioso. Esta guía completa te introducirá al proceso de establecer el área de impresión en Excel 2016.
¿Qué es el área de impresión?
En Excel 2016, el "área de impresión" se refiere al rango de celdas que especificas para imprimir. Al establecer el área de impresión, le indicas a Excel que imprima solo esa parte de tu hoja de cálculo, ignorando el resto. Esto puede ser especialmente útil cuando tienes grandes conjuntos de datos o notas en tu hoja de cálculo que no deseas incluir en la impresión. Establecer el área de impresión es una forma útil de enfocarse en secciones específicas de tus datos sin reorganizar tu hoja de cálculo.
Pasos para determinar el área de impresión
A continuación se presentan los pasos necesarios para configurar el área de impresión en Excel 2016. Síguelos cuidadosamente:
Paso 1: Abre tu hoja de cálculo de Excel
El primer paso es abrir la hoja de cálculo en Excel 2016 en la que deseas establecer el área de impresión. Abre Excel en tu computadora y selecciona el libro de trabajo y la hoja de cálculo donde deseas establecer el área de impresión. Asegúrate de que la hoja de cálculo contenga todos los datos que deseas imprimir.
Paso 2: Selecciona el rango de celdas
Determina el rango específico de celdas en tu hoja de cálculo que deseas imprimir y resáltalas. Puedes hacerlo haciendo clic y arrastrando el mouse a través de las celdas. Si las celdas no son adyacentes, deberás seleccionar manualmente diferentes secciones de tus datos.
Paso 3: Establece el área de impresión
Después de seleccionar el rango deseado, cambia a la pestaña "Diseño de página" en la cinta de Excel en la parte superior de la ventana. En la sección "Diseño de página", busca una opción llamada "Área de impresión". Haz clic en ella y aparecerá un menú desplegable. Desde este menú desplegable, selecciona "Establecer área de impresión". Esto designará las celdas seleccionadas como el área que deseas imprimir.
Una vez que establezcas el área de impresión, Excel recordará tu selección hasta que la cambies o la borres. Es importante entender que también puedes ajustar el área de impresión seleccionando la celda y eligiendo "Agregar al área de impresión" desde el mismo menú desplegable si es necesario.
Paso 4: Previsualiza el área de impresión
Después de establecer el área de impresión, se recomienda previsualizarla antes de imprimir para asegurarte de que todo se vea como esperas. Para hacer esto, haz clic en la pestaña "Archivo" en la esquina superior izquierda, luego selecciona "Imprimir" en el menú. Esto abrirá una ventana de vista previa de impresión donde puedes ver cómo se verá la impresión. El área que seleccionaste debería aparecer en la vista previa de impresión.
Paso 5: Imprime la hoja de cálculo
Una vez que estés satisfecho con la vista previa de impresión, puedes proceder a imprimir el documento. En la ventana de vista previa de impresión, selecciona la configuración de la impresora que desees. Cuando estés listo, haz clic en "Imprimir" para hacer una copia impresa del área de impresión seleccionada.
Borrar el área de impresión
Supongamos que necesitas borrar el área de impresión; tal vez deseas imprimir la hoja de cálculo completa o solo una parte de ella. En ese caso, es fácil volver a la configuración normal. Sigue estos pasos:
Navega a la pestaña "Diseño de página" en la barra de cinta de Excel una vez más. Encuentra el menú desplegable "Área de impresión", y esta vez selecciona "Borrar área de impresión". Esta acción borrará el área de impresión previamente establecida, permitiéndote volver a la configuración de impresión predeterminada o establecer un nuevo área de impresión.
Configuración de múltiples áreas de impresión
Excel 2016 también te permite configurar múltiples áreas de impresión en la misma hoja de cálculo. Para configurar múltiples áreas de impresión, selecciona el primer rango de celdas que deseas imprimir y designa eso como el área de impresión de la manera ya descrita. Luego, selecciona el siguiente rango de celdas y regresa al menú desplegable "Área de impresión". En lugar de establecerlo como una nueva área de impresión, selecciona "Agregar al área de impresión". Repite este proceso para cada sección que desees incluir en el área de impresión.
Cuando imprimas, cada área de impresión se imprimirá como una página separada. Esta característica es especialmente útil cuando tienes secciones no adyacentes de datos que deseas imprimir sin imprimir toda la hoja de cálculo.
Usando las opciones avanzadas de impresión de Excel
Además de establecer el área de impresión, Excel 2016 proporciona configuraciones y opciones de impresión adicionales. Estas opciones avanzadas son ideales para usuarios que desean más control sobre la salida de impresión. Por ejemplo, puedes ajustar la orientación de la página, el tamaño del papel y los márgenes dentro de la pestaña "Diseño de página". Sigue los pasos a continuación para aprovechar estas características:
Orientación de la página
Por defecto, Excel está configurado para imprimir en modo retrato, lo que significa que la impresión es más alta que ancha. Sin embargo, para conjuntos de datos amplios, el modo paisaje (donde la impresión es más ancha que alta) puede ser más apropiado. Para cambiar la orientación, ve a la pestaña "Diseño de página" y selecciona "Orientación". Selecciona "Vertical" u "Horizontal" según tu preferencia.
Ajuste de márgenes
Si tu área de impresión es ancha y necesitas más espacio en la hoja, puedes ajustar los márgenes. Cambia a la pestaña "Diseño de página", selecciona "Márgenes" y elige entre los conjuntos predefinidos, o selecciona "Márgenes personalizados" para definir tus propios márgenes para tu impresión.
Ajuste del área de impresión
Si encuentras que el área de impresión es un poco grande o pequeña para la página, Excel proporciona la capacidad de escalar el resultado de la impresión para que se ajuste mejor a la página. Ve a "Diseño de página" y en el grupo Escalar para ajustar, puedes ajustar el ancho, la altura y el porcentaje de escalado. Esta característica es útil para asegurarte de que tu área de impresión se ajuste bien en las páginas sin divisiones innecesarias.
Ejemplo de área de impresión en práctica
A continuación, se presentan algunos escenarios para ayudar a ilustrar cómo se puede utilizar el establecimiento del área de impresión en situaciones prácticas:
Ejemplo 1: Imprimir un resumen de informe
Imagina que tienes una gran hoja de Excel con muchas columnas y filas que contienen datos comerciales detallados, incluyendo datos de ventas, registros de empleados y más. Sin embargo, solo necesitas imprimir una sección específica del informe de resumen para compartir con tu equipo. En lugar de imprimir toda la hoja de cálculo, simplemente selecciona el rango del resumen, establece el área de impresión usando los pasos mencionados anteriormente e imprime tu informe resumido.
Ejemplo 2: Crear una lista de clases
Supongamos que eres un maestro que tiene una hoja de cálculo con datos de todos tus estudiantes, incluyendo sus calificaciones, registros de asistencia e información personal. Para una reunión de padres y maestros, necesitas imprimir una lista de clases con solo nombres y calificaciones. Solo selecciona estas columnas, establece el área de impresión y utiliza la configuración de impresión para formatearla adecuadamente para la reunión.
Solucionar problemas del área de impresión
Los usuarios pueden enfrentar desafíos al establecer o imprimir áreas en Excel 2016. A continuación se presentan algunos problemas comunes y soluciones:
El área de impresión no cubre las celdas seleccionadas
Si el área de impresión no cubre las celdas seleccionadas o la impresión es impredecible, asegúrate de que las celdas combinadas se manejen correctamente, ya que pueden interrumpir la selección. Donde sea posible, divide las celdas combinadas o crea una selección alrededor de ellas.
El área de impresión es demasiado grande para la página
Si tu área de impresión se extiende a demasiadas páginas, utiliza las opciones de escalado descritas anteriormente para redimensionar la impresión para que se ajuste mejor en menos páginas.
Margen incorrecto
Los márgenes incorrectos a menudo pueden causar saltos de página o datos truncados. Siempre verifica doblemente los márgenes personalizados durante la etapa de vista previa de impresión y ajústalos según sea necesario.
En conclusión, establecer el área de impresión en Excel 2016 es una característica simple pero poderosa que puede ayudar a mantener la productividad y enfoque al imprimir solo los datos relevantes de tus hojas de cálculo. Siguiendo los pasos y consejos descritos, puedes gestionar y optimizar eficazmente tu salida de impresión, aumentando la utilidad general de tu uso de Excel. Ya sea para informes personales o presentaciones en equipo, dominar el arte de establecer el área de impresión puede ahorrar tiempo y recursos en tu kit de herramientas profesional.
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