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Excel 2016 में प्रिंट क्षेत्र कैसे सेट करें
संपादित 4 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 4 महीने पहले
Excel 2016 एक शक्तिशाली उपकरण है जो आपको डेटा को व्यवस्थित, विश्लेषण और विभिन्न तरीकों से विज़ुअलाइज़ करने की अनुमति देता है। Excel की प्रमुख विशेषताओं में से एक इसकी कार्यपत्रकों को प्रिंट करने की क्षमता है, जिससे आप अपने डेटा की हार्ड कॉपी प्रस्तुतियों, रिकॉर्ड कीपिंग, या विश्लेषण के लिए रख सकते हैं। हालांकि, कभी-कभी आप पूरे कार्यपत्रक को प्रिंट नहीं करना चाहते, विशेष रूप से यदि इसमें बड़ी मात्रा में डेटा है। इसके बजाय, आप केवल शीट के एक विशिष्ट भाग को प्रिंट करना चाह सकते हैं। ऐसे मामलों में, प्रिंट क्षेत्र सेट करना लाभकारी होता है। यह व्यापक मार्गदर्शिका Excel 2016 में प्रिंट क्षेत्र सेट करने की प्रक्रिया से आपका परिचय कराएगी।
प्रिंट क्षेत्र क्या है?
Excel 2016 में, "प्रिंट क्षेत्र" उन कक्षों की श्रृंखला को संदर्भित करता है जिसे आप प्रिंट करने के लिए निर्दिष्ट करते हैं। प्रिंट क्षेत्र सेट करके, आप Excel को केवल आपके कार्यपत्रक के उस भाग को प्रिंट करने के लिए कहते हैं, बाकी को अनदेखा करते हुए। यह विशेष रूप से सहायक हो सकता है जब आपके कार्यपत्रक पर बड़े डेटासेट या नोट्स हों जिन्हें आप प्रिंटआउट में शामिल नहीं करना चाहते। अपने कार्यपत्रक को पुनः व्यवस्थित किए बिना अपने डेटा के विशिष्ट खंडों पर ध्यान केंद्रित करने का यह एक उपयोगी तरीका है।
प्रिंट क्षेत्र निर्धारित करने के चरण
नीचे Excel 2016 में प्रिंट क्षेत्र सेट करने के लिए आवश्यक चरण दिए गए हैं। कृपया उन्हें ध्यान से पालन करें:
चरण 1: अपना Excel कार्यपत्रक खोलें
पहला चरण Excel 2016 में उस कार्यपत्रक को खोलना है जिसमें आप प्रिंट क्षेत्र सेट करना चाहते हैं। अपने कंप्यूटर पर Excel खोलें और उस कार्यपुस्तिका और कार्यपत्रक का चयन करें जहां आप प्रिंट क्षेत्र सेट करना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि कार्यपत्रक में सारा डेटा है जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं।
चरण 2: कक्षों की श्रृंखला का चयन करें
अपने कार्यपत्रक पर उन कक्षों की विशिष्ट श्रृंखला निर्धारित करें जिन्हें आप प्रिंट करना चाहते हैं और उन्हें हाइलाइट करें। आप ऐसा अपने माउस को कक्षों पर क्लिक करके और खींचकर कर सकते हैं। यदि कक्ष पास में नहीं हैं, तो आपको अपने डेटा के विभिन्न वर्गों का मैन्युअल रूप से चयन करना होगा।
चरण 3: प्रिंट क्षेत्र सेट करें
इच्छित श्रृंखला का चयन करने के बाद, Excel के रिबन पर विंडो के शीर्ष पर "पेज लेआउट" टैब पर स्विच करें। "पेज लेआउट" अनुभाग में, "प्रिंट एरिया" नाम का एक विकल्प देखिए। उस पर क्लिक करें, और एक ड्रॉपडाउन मेनू दिखाई देगा। इस ड्रॉपडाउन मेनू से "सेट प्रिंट एरिया" का चयन करें। यह चुनिंदा कक्षों को आपके प्रिंट क्षेत्र के रूप में डिजाइन करेगा।
प्रिंट क्षेत्र सेट करने के बाद, Excel तब तक आपकी पसंद को याद रखेगा जब तक कि आप इसे बदलते या साफ नहीं करते। यह समझना महत्वपूर्ण है कि आप भी प्रिंट क्षेत्र को समायोजित कर सकते हैं, यदि आवश्यक हो तो विकल्प मेनू से सेल का चयन करके "प्रिंट एरिया में जोड़ें" चुनें।
चरण 4: प्रिंट क्षेत्र का पूर्वावलोकन करें
प्रिंट क्षेत्र सेट करने के बाद, यह प्रिंट करने से पहले इसकी जांच करना अनुशंसित है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सब कुछ आपका अपेक्षित रूप में दिखता है। ऐसा करने के लिए, ऊपर बाएं कोने में "फाइल" टैब पर क्लिक करें, फिर मेनू से "प्रिंट" चुनें। इससे एक प्रिंट व्यू विंडो खुल जाएगी जहां आप देख सकते हैं कि प्रिंटआउट कैसा दिखेगा। आपके द्वारा चयनित क्षेत्र प्रिंट व्यू में दिखाई देना चाहिए।
चरण 5: कार्यपत्रक प्रिंट करें
प्रिंट पूर्वावलोकन से संतुष्ट होने के बाद, आप दस्तावेज़ प्रिंट करने के लिए आगे बढ़ सकते हैं। प्रिंट व्यू विंडो में, उस प्रिंटर सेटिंग का चयन करें जिसे आप चाहते हैं। जब आप तैयार हो जाएं, तो चयनित प्रिंट क्षेत्र की हार्ड कॉपी बनाने के लिए "प्रिंट" पर क्लिक करें।
प्रिंट क्षेत्र को साफ करें
मान लें कि आपको प्रिंट क्षेत्र साफ करना है; शायद आप पूरे कार्यपत्रक या सिर्फ उसके एक भाग को प्रिंट करना चाहते हैं। ऐसी स्थिति में, सामान्य सेटिंग पर लौटने के लिए यह आसान है। इन चरणों का पालन करें:
Excel रिबन बार में फिर से "पेज लेआउट" टैब पर जाएं। "प्रिंट एरिया" ड्रॉपडाउन मेनू ढूंढें, और इस बार "क्लियर प्रिंट एरिया" चुनें। यह क्रिया पहले से सेट प्रिंट क्षेत्र को साफ कर देगी, जिससे आप डिफॉल्ट प्रिंट सेटिंग पर वापस जा सकते हैं या एक नया प्रिंट एरिया सेट कर सकते हैं।
एकाधिक प्रिंट क्षेत्र सेट करना
Excel 2016 आपको उसी कार्यपत्रक में कई प्रिंट क्षेत्रों को सेट करने की सुविधा भी देता है। कई प्रिंट क्षेत्र सेट करने के लिए, उन पहले कक्षों की श्रृंखला का चयन करें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं, और उसे पहले से वर्णित विधि में प्रिंट एरिया के रूप में निर्दिष्ट करें। फिर, कक्षों की अगली श्रृंखला का चयन करें और फिर से "प्रिंट एरिया" ड्रॉपडाउन पर जाएं। इसे एक नए प्रिंट एरिया के रूप में सेट करने के बजाय, "प्रिंट एरिया में जोड़ें" चुनें। इस प्रक्रिया को प्रत्येक खंड के लिए पुनरा करें जिसे आप प्रिंट क्षेत्र के अंतर्गत शामिल करना चाहते हैं।
जब आप प्रिंट करेंगे, प्रत्येक प्रिंट क्षेत्र एक अलग पृष्ठ के रूप में प्रिंट होगा। यह सुविधा विशेष रूप से सहायक है जब आपके पास डेटा के गैर-सन्निहित खंड होते हैं जिन्हें आप पूरे कार्यपत्रक को प्रिंट किए बिना प्रिंट करना चाहते हैं।
Excel के उन्नत प्रिंट विकल्पों का उपयोग
प्रिंट क्षेत्र सेट करने के अलावा, Excel 2016 अतिरिक्त प्रिंट सेटिंग्स और विकल्प प्रदान करता है। ये उन्नत विकल्प उन उपयोगकर्ताओं के लिए आदर्श हैं जो प्रिंट आउटपुट पर और अधिक नियंत्रण चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आप "पेज लेआउट" टैब के भीतर पृष्ठ अभिविन्यास, पेपर आकार और मार्जिन को समायोजित कर सकते हैं। इन सुविधाओं का लाभ उठाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
पृष्ठ अभिविन्यास
डिफ़ॉल्ट रूप से, Excel को पोर्ट्रेट मोड में प्रिंट करने के लिए सेट किया जाता है, जिसका अर्थ है कि प्रिंटआउट अधिक लंबा होता है। हालांकि, चौड़े डेटा सेट के लिए, लैंडस्केप मोड (जहां प्रिंटआउट अधिक चौड़ा होता है) अधिक उपयुक्त हो सकता है। अभिविन्यास बदलने के लिए, "पेज लेआउट" टैब पर जाएं और "अभिविन्यास" का चयन करें। अपनी पसंद के अनुसार "पोर्ट्रेट" या "लैंडस्केप" का चयन करें।
मार्जिन समायोजित करना
यदि आपका प्रिंट क्षेत्र चौड़ा है और आपको शीट पर अधिक स्थान की आवश्यकता है, तो आप मार्जिन को समायोजित कर सकते हैं। "पेज लेआउट" टैब पर स्विच करें, "मार्जिन" का चयन करें और पूर्वनिर्धारित सेटों में से चुनें, या अपने प्रिंटआउट के लिए अपने मार्जिन को परिभाषित करने के लिए "कस्टम मार्जिन" का चयन करें।
प्रिंट क्षेत्र का माप करना
यदि आपको लगता है कि प्रिंट क्षेत्र पृष्ठ के लिए थोड़ा बड़ा या छोटा है, तो Excel प्रिंट परिणाम को पृष्ठ में बेहतर फिट करने के लिए स्केल करने की क्षमता प्रदान करता है। "पेज लेआउट" पर जाएं, और स्केल टू फिट समूह में, आप चौड़ाई, ऊंचाई, और स्केलिंग प्रतिशत को समायोजित कर सकते हैं। यह सुविधा यह सुनिश्चित करने के लिए उपयोगी है कि आपका प्रिंट क्षेत्र पृष्ठों पर अच्छी तरह से फिट बैठता है बिना अनावश्यक विभाजन के।
उदाहरण प्रिंट क्षेत्र को प्रैक्टिस में सेट करना
यहां कुछ परिदृश्य हैं जो यह स्पष्ट करने में मदद करते हैं कि प्रिंट क्षेत्र सेट करने का उपयोग व्यावहारिक स्थितियों में कैसे किया जा सकता है:
उदाहरण 1: एक रिपोर्ट सारांश प्रिंट करना
कल्पना करें कि आपके पास एक बड़ा Excel शीट है जिसमें कई कॉलम और पंक्तियों में विस्तार से व्यावसायिक डेटा, बिक्री डेटा, कर्मचारी रिकॉर्ड और अधिक शामिल हैं। हालांकि, आपको केवल एक विशिष्ट सारांश रिपोर्ट अनुभाग प्रिंट करने की आवश्यकता है जिसे आप अपनी टीम के साथ साझा करना चाहते हैं। पूरे कार्यपत्रक को प्रिंट करने के बजाय, बस सारांश श्रृंखला का चयन करें, ऊपर उल्लेखित चरणों का उपयोग करके प्रिंट क्षेत्र सेट करें, और अपनी संक्षिप्त रिपोर्ट प्रिंट करें।
उदाहरण 2: एक क्लास सूची बनाना
मान लें कि आप एक शिक्षक हैं जिनके पास अपनी सभी छात्रों के डेटा के साथ एक कार्यपत्रक है, जिसमें उनके ग्रेड, उपस्थिति रिकॉर्ड और व्यक्तिगत जानकारी शामिल है। एक अभिभावक-शिक्षक बैठक के लिए, आपको केवल नामों और ग्रेडों के साथ एक क्लास सूची प्रिंट करने की आवश्यकता है। बस इन कॉलमों का चयन करें, प्रिंट क्षेत्र सेट करें, और इसे बैठक के लिए उचित रूप से प्रिंट सेटिंग्स का उपयोग करके फ़ॉर्मेट करें।
प्रिंट क्षेत्र समस्याओं का समाधान
उपयोगकर्ताओं को Excel 2016 में क्षेत्रों को सेट करने या प्रिंट करने में चुनौतियों का सामना करना पड़ सकता है। यहां कुछ सामान्य समस्याएं और समाधान हैं:
प्रिंट क्षेत्र चयनित कक्षों को कवर नहीं करता
यदि प्रिंट क्षेत्र चयनित कक्षों को कवर नहीं करता है या प्रिंटआउट अप्रत्याशित है, तो सुनिश्चित करें कि मर्ज किए गए कक्ष ठीक से संभाल रहे हैं, क्योंकि ये चयन को बाधित कर सकते हैं। जहां संभव हो, मर्ज किए गए कक्ष को विभाजित करें या उनके आसपास एक चयन बनाएं।
प्रिंट क्षेत्र पृष्ठ के लिए बहुत बड़ा है
यदि आपका प्रिंट क्षेत्र कई पृष्ठों पर फैला हुआ है, तो प्रिंटआउट को बेहतर रूप से कम पृष्ठों में फिट करने के लिए पहले वर्णित स्केलिंग विकल्पों का उपयोग करें।
गलत मार्जिन
गलत मार्जिन अक्सर पृष्ठ विभाजन या ट्रंकेटेड डेटा का कारण बन सकते हैं। प्रिंट पूर्वावलोकन चरण के दौरान कस्टम मार्जिन हमेशा दोबारा जांचें और आवश्यकतानुसार समायोजित करें।
अंत में, Excel 2016 में प्रिंट क्षेत्र सेट करना एक सरल लेकिन शक्तिशाली विशेषता है जो आपको केवल अपने कार्यपत्रकों से प्रासंगिक डेटा प्रिंट करके उत्पादकता और फोकस बनाए रखने में मदद कर सकता है। वर्णित चरणों और युक्तियों का पालन करके, आप अपने प्रिंट आउटपुट को प्रभावी ढंग से प्रबंधित और अनुकूलित कर सकते हैं, आपकी Excel उपयोगिता की समग्र उपयोगिता बढ़ा सकते हैं। चाहे व्यक्तिगत रिपोर्ट हो या टीम प्रस्तुतियाँ, प्रिंट क्षेत्र सेट करने के कला में महारत हासिल करना आपके पेशेवर टूलकिट में समय और संसाधन बचा सकता है।
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