Microsoft Project में एक प्रोजेक्ट कैलेंडर कैसे सेट करें

संपादित 2 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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इस गाइड का उद्देश्य आपको Microsoft Project में एक प्रोजेक्ट कैलेंडर सेट करने के बारे में व्यापक जानकारी प्रदान करना है। उचित अनुसूची प्रबंधन परियोजना प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि कार्य समय पर पूरे हों, संसाधनों का कुशलता से उपयोग हो, और लागतों को नियंत्रित रखा जाए। Microsoft Project में एक प्रोजेक्ट कैलेंडर का उपयोग करने से आपको कार्य के घंटे, अवकाश के दिन, छुट्टियाँ और अन्य चीजें सेट करने की अनुमति मिलती है। इससे आप अपनी परियोजना की समयरेखा को प्रभावी ढंग से प्रबंधित कर सकते हैं। आइए क्षेत्रों में उपलब्ध सेटिंग्स और विकल्पों को विस्तार से देखें, जो एक सफल परियोजना की स्थापना को प्राप्त करने के लिए उपलब्ध हैं।

प्रोजेक्ट कैलेंडर क्या है?

एक प्रोजेक्ट कैलेंडर एक परियोजना में कार्यों के लिए कार्य करने और ना करने के दिन और समय को परिभाषित करता है। इसे प्रत्येक टीम सदस्य के कार्य घंटों, सामान्य कार्य सप्ताह, और किसी भी अवकाश या छुट्टियों को दिखाने के लिए डिज़ाइन किया जा सकता है। परियोजना प्रबंधन में अनुसूची और शेड्यूलिंग के लिए एक प्रोजेक्ट कैलेंडर महत्वपूर्ण है। यह परियोजना कार्य की अपेक्षित देय तिथि की योजना बनाने और उसे ट्रैक करने में सहायता करता है। इसके अलावा, यह कार्यों और संसाधनों को संरेखित करने में मदद करता है, यह सुनिश्चित करता है कि परियोजना गतिविधियाँ उन लोगों की उपलब्धता के साथ तालमेल में होंगी जो उन्हें क्रियान्वित करेंगे।

Microsoft Project में कैलेंडर के प्रकार

Microsoft Project तीन प्रकार के कैलेंडर का समर्थन करता है:

• बेस कैलेंडर: यह अन्य कैलेंडरों को बनाने के लिए टेम्पलेट है। यह परियोजना के लिए डिफ़ॉल्ट कार्य घंटों को सेट करता है और इसे कई कार्यों या संसाधनों द्वारा उपयोग किया जा सकता है।
• प्रोजेक्ट कैलेंडर: यह कैलेंडर डिफ़ॉल्ट रूप से पूरी परियोजना पर लागू होता है। यह परियोजना के कार्य दिवसों और अवकाश दिनों को सेट करता है।
• संसाधन कैलेंडर: प्रत्येक व्यक्ति संसाधन का एक कैलेंडर हो सकता है जो निर्दिष्ट करता है कि वे कब कार्य कर सकते हैं। संसाधन कैलेंडर उस विशेष संसाधन के लिए परियोजना कैलेंडर को ओवरराइड करता है।

प्रोजेक्ट कैलेंडर सेट करने के चरण

1. Microsoft Project खोलें

सबसे पहले, अपने कंप्यूटर पर Microsoft Project लॉन्च करें। यदि आपने अभी तक एक परियोजना शुरू नहीं की है, तो फ़ाइल मेनू से "नई" चुनकर एक नई परियोजना बनाएं।

2. कैलेंडर विकल्पों तक पहुँच प्राप्त करना

अपने कैलेंडर को सेट करने के लिए, मेनू बार में जाएँ और प्रोजेक्ट → गुण → कार्य घंटों को बदलें पर जाएँ। यह "कार्य घंटों को बदलें" संवाद बॉक्स को खोलेगा, जहाँ आप अपने कैलेंडर सेटिंग्स को प्रबंधित कर सकते हैं।

3. कार्य घंटे को समझना

"कार्य शेड्यूल को बदलें" संवाद बॉक्स आपको एक कार्य शेड्यूल सेट करने की अनुमति देता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, मानक कार्य सप्ताह सोमवार से शुक्रवार, सुबह 8:00 बजे से लेकर शाम 5:00 बजे तक एक घंटे के ब्रेक के साथ सेट हो जाता है। आप किसी विशेष दिनांक या तारीखों की श्रेणी का चयन करके और कार्य घंटों को समायोजित करके इन सेटिंग्स को कस्टमाइज़ कर सकते हैं।

4. नया कैलेंडर बनाना

यदि मानक कैलेंडर आपकी परियोजना की आवश्यकता को पूरा नहीं करता है, तो आप एक नया कैलेंडर बना सकते हैं। नया कैलेंडर बनाएँ पर क्लिक करें। अपने कैलेंडर के लिए एक नाम दर्ज करें और चुनें कि आप स्क्रैच से एक नया बेस कैलेंडर बनाना चाहते हैं या मौजूदा कैलेंडर को कॉपी करना चाहते हैं। एक बार जब आप बेस सेट कर लेते हैं, तो आप इस कैलेंडर के व्यक्तिगत तत्वों को समायोजित कर सकते हैं।

5. अवकाश के दिन की अनुसूची बनाना

अपने कैलेंडर में सप्ताहांत, कंपनी की छुट्टियाँ, या अन्य अवकाश समय को हाइलाइट करें। यह सुनिश्चित करता है कि इन समयों के दौरान कोई कार्य शेड्यूल नहीं किया जाएगा। ऐसा करने के लिए, उन दिनों का चयन करें जिन्हें आप ना कार्य करने वाला मानना चाहते हैं और "वैसे दिनों को ना कार्य समय सेट करें" चुनें। ये तारीखें कैलेंडर पर ग्रेआउट हो जाएंगी, जिससे ये संकेत मिलेगा कि इन समयों के दौरान कोई परियोजना कार्य नहीं होगा।

6. कैलेंडर सप्ताह को कस्टमाइज़ करना

अवकाश दिनों की सेटिंग के अलावा, आपको साप्ताहिक अनुसूची को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है। "काम के सप्ताह" टैब पर क्लिक करें "कार्य समयों में बदलाव" संवाद में विशिष्ट सप्ताहों को संशोधित करने के लिए। आप विशेष परिस्थितियों के लिए अपवाद सेट कर सकते हैं, जैसे सप्ताह के दौरान अर्ध-दिन या विभिन्न स्टार्ट और एंड टाइम।

7. परियोजनाओं या संसाधनों पर कैलेंडर लागू करना

एक बार जब आपका कैलेंडर तैयार हो जाए, तो इसे अपनी परियोजना पर लागू करें इसे अपनी प्रोजेक्ट कैलेंडर के रूप में सेट करके परियोजना की जानकारी के तहत। प्रोजेक्ट → परियोजना की जानकारी पर जाएं, और कैलेंडर सूची में अपने कैलेंडर को चुनें। संसाधनों के लिए, संसाधन शीट में सीधे कैलेंडर को लागू करें प्रत्येक संसाधन के कैलेंडर क्षेत्र के तहत कैलेंडर का चयन करके।

उदाहरण: प्रोजेक्ट कैलेंडर के साथ शेड्यूलिंग

मान लीजिए कि हमें एक परियोजना की आवश्यकता है जिसमें विशिष्ट छुट्टियों के लिए समायोजन होता है और एक दिन में दो पाली होती हैं। हम इसे लागू करने के लिए एक प्रोजेक्ट कैलेंडर बनाएंगे:

1. Microsoft Project खोलें और परियोजनाओं टैब पर जाएँ।
2. अपने परियोजना कैलेंडर को सेट करने के लिए "कार्य समय बदलें" पर क्लिक करें।
3. "नया कैलेंडर बनाएं" चुनें और इसका नाम "शिफ्ट और हॉलिडे कैलेंडर" रखें।
4. दो पाली के लिए मानक कार्य समय सेट करें: सुबह 6:00 बजे से दोपहर 2:00 बजे और दोपहर 2:00 बजे से रात 10:00 बजे।
5. "अपवाद" टैब के तहत छुट्टियों के लिए विशिष्ट अपवाद जोड़ें।
6. "कार्य सप्ताह" में, सोमवार से शुक्रवार के लिए दो शिफ्ट शेड्यूल को दर्शाने के लिए संशोधन करें।
7. परियोजना जानकारी के माध्यम से इस कस्टम कैलेंडर को परियोजना पर लागू करें।

प्रभावी कैलेंडर प्रबंधन के टिप्स

1. वर्कलोड को नियमित रूप से समीक्षकें: एक बार आपका कैलेंडर सेट करने के बाद, वर्कलोड वितरण पर ध्यान दें। सुनिश्चित करें कि संसाधन आवंटन संतुलित है और ओवरलोड नहीं हो रहा है।
2. परिवर्तनों की जानकारी दें: यदि कार्य कैलेंडर में महत्वपूर्ण बदलाव किए जाते हैं, तो सभी हितधारकों के साथ यह जानकारी साझा करें ताकि पारदर्शिता और समन्वय बना रहे।
3. टेम्पलेट्स का उपयोग करें: यदि आपकी संस्था के पास पुनरावृत्ति वाले परियोजना प्रकार हैं, तो समय बचाने के लिए एक टेम्पलेट कैलेंडर बनाने पर विचार करें।

निष्कर्ष

Microsoft Project में एक प्रोजेक्ट कैलेंडर सेट करना एक परियोजना प्रबंधन योजना में एक मौलिक कदम है। एक अनुकूलित कैलेंडर के साथ, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी परियोजना की समयरेखा वास्तविक कार्य परिस्थितियों को दर्शाती है, जिससे अधिक सटीक शेड्यूलिंग और परियोजना ट्रैकिंग की अनुमति मिलती है। इस गाइड का अनुसरण करके, आप एक प्रोजेक्ट कैलेंडर स्थापित करने में सक्षम होना चाहिए जो आपकी आवश्यकताओं को फिट करता है, कार्यों और संसाधनों को प्रबंधित करने की एक सुव्यवस्थित पद्धति सुनिश्चित करता है। याद रखें, एक प्रोजेक्ट कैलेंडर समय को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने और परियोजना निष्पादन को प्रभावी ढंग से देखरेख करने के लिए कुंजी है।

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