Como configurar um calendário de projeto no Microsoft Project

Editado 2 meses atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O objetivo deste guia é fornecer informações completas sobre como configurar um calendário de projeto no Microsoft Project. O agendamento adequado é crucial para o gerenciamento de projetos. Ele ajuda a garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo, os recursos sejam usados de forma eficiente e os custos sejam controlados. Usar um calendário de projeto no Microsoft Project permite configurar horas de trabalho, dias não úteis, feriados e mais. Isso ajuda a gerenciar efetivamente o cronograma do projeto. Vamos analisar os passos em detalhes, explorando as várias configurações e opções disponíveis para alcançar uma configuração de projeto bem-sucedida.

O que é um calendário de projeto?

Um calendário de projeto define os dias e horários úteis e não úteis para as tarefas em um projeto. Ele pode ser projetado para mostrar as horas de trabalho de cada membro da equipe, a semana de trabalho padrão e qualquer feriado ou férias. Um calendário de projeto é importante para o agendamento e cronograma no gerenciamento de projetos. Ele ajuda a planejar e rastrear a data de vencimento esperada do trabalho do projeto. Além disso, ajuda a alinhar tarefas e recursos, garantindo que as atividades do projeto estejam em sintonia com a disponibilidade das pessoas que irão realizá-las.

Tipos de calendários no Microsoft Project

O Microsoft Project suporta três tipos de calendários:

• Calendário base: Este é o modelo para criar outros calendários. Ele define as horas de trabalho padrão para o projeto e pode ser usado por várias tarefas ou recursos.
• Calendário do projeto: Este calendário se aplica a todo o projeto por padrão. Ele define os dias úteis e dias não úteis para o projeto.
• Calendário de recurso: Cada recurso individual pode ter um calendário que especifica quando ele pode trabalhar nas tarefas. O calendário de recurso substitui o calendário do projeto para esse recurso específico.

Passos para configurar um calendário de projeto

1. Abra o Microsoft Project

Primeiro, inicie o Microsoft Project no seu computador. Se você ainda não iniciou um projeto, crie um novo projeto selecionando "Novo" no menu Arquivo.

2. Acessando as Opções de Calendário

Para configurar seu calendário, vá para a barra de menu e acesse Projeto → Propriedades → Alterar Horas de Trabalho. Isso abrirá a caixa de diálogo "Alterar Horas de Trabalho", onde você pode gerenciar as configurações do seu calendário.

3. Compreendendo as horas de trabalho

A caixa de diálogo "Alterar cronograma de trabalho" permite definir um cronograma de trabalho. Por padrão, a semana de trabalho padrão é de segunda a sexta-feira, das 8:00 às 17:00, com uma pausa de uma hora à tarde. Você pode personalizar essas configurações selecionando uma data específica ou um intervalo de datas e ajustando as horas de trabalho.

4. Criar um novo calendário

Se o calendário padrão não atender às suas necessidades de projeto, você pode criar um novo calendário. Clique em Criar Novo Calendário. Insira um nome para seu calendário e escolha se deseja criar um novo calendário base do zero ou copiar um calendário existente. Depois de definir a base, você pode ajustar os elementos individuais deste calendário.

5. Agendando dias não úteis

Destaque fins de semana, feriados da empresa ou outros períodos não úteis no seu calendário. Isso garante que nenhum trabalho seja agendado durante esses períodos. Para fazer isso, selecione os dias que deseja marcar como não úteis e escolha "Definir dias como períodos não úteis." Essas datas aparecerão sombreadas no calendário, indicando que nenhum trabalho de projeto ocorrerá.

6. Personalizando a Semana do Calendário

Além de definir os dias não úteis, talvez seja necessário ajustar o cronograma semanal. Clique na guia "Semana de Trabalho" na caixa de diálogo "Alterar Horários de Trabalho" para modificar semanas específicas. Você pode definir exceções para situações específicas, como meios dias durante a semana ou horários de início e término diferentes.

7. Aplicar calendários a projetos ou recursos

Uma vez que seu calendário esteja pronto, aplique-o ao seu projeto configurando-o como seu calendário do projeto em Informações do Projeto. Vá para Projeto → Informações do Projeto e selecione seu calendário na lista de Calendário. Para recursos, aplique calendários diretamente na folha de recursos selecionando um calendário para cada recurso no campo Calendário.

Exemplo: Agendamento com um Calendário de Projeto

Digamos que temos um projeto que precisa de ajustes para feriados específicos e dois turnos em um dia. Vamos criar um calendário de projeto para implementar isso:

1. Abra o Microsoft Project e vá para a guia Projetos.
2. Clique em "Alterar horas de trabalho" para configurar seu calendário de projeto.
3. Selecione “Criar Novo Calendário” e nomeie-o “Calendário de Turno e Feriados.”
4. Defina horas de trabalho padrão para dois turnos: 6:00 às 14:00 e 14:00 às 22:00.
5. Adicione exceções específicas para feriados na guia “Exceções.”
6. Em "Semana de trabalho", modifique de segunda a sexta-feira para refletir um cronograma de dois turnos.
7. Aplique este calendário personalizado ao projeto através das informações do projeto.

Dicas para gerenciamento de calendário eficaz

1. Revise cargas de trabalho regularmente: Uma vez que seu calendário esteja configurado, preste atenção à distribuição de carga de trabalho. Garanta a alocação equilibrada de recursos e evite sobrecarga.
2. Comunique mudanças: Se mudanças significativas forem feitas no calendário de trabalho, comunique o mesmo a todas as partes interessadas para transparência e coordenação.
3. Use modelos: Se sua organização possui tipos de projetos repetitivos, considere criar um calendário modelo para economizar tempo.

Conclusão

Configurar um calendário de projeto no Microsoft Project é uma etapa fundamental no plano de gerenciamento de projeto. Com um calendário personalizado, você pode garantir que o cronograma do seu projeto reflita as condições reais de trabalho, permitindo um agendamento mais preciso e acompanhamento do projeto. Seguindo este guia, você deverá ser capaz de configurar um calendário de projeto que atenda às suas necessidades, garantindo uma abordagem simplificada para gerenciar tarefas e recursos. Lembre-se, um calendário de projeto é a chave para gerenciar eficientemente o tempo e supervisionar efetivamente a execução do projeto.

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