Cómo configurar y usar plantillas de Asana

Editado 2 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial

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Asana es una herramienta de gestión de proyectos altamente respetada utilizada por equipos de todo el mundo para gestionar tareas y proyectos de manera eficiente. Una de las características clave que hace que Asana sea tan útil es el uso de plantillas. Las plantillas en Asana te permiten crear un flujo de trabajo o proceso predefinido que se puede usar una y otra vez sin tener que reinventar la rueda cada vez. Esto ayuda a ahorrar tiempo y garantizar la coherencia en los proyectos. En este artículo, aprenderemos cómo configurar y usar plantillas de Asana de manera efectiva.

Beneficios de usar plantillas de Asana

Antes de entrar en la configuración de plantillas, primero entendamos por qué son beneficiosas:

• Consistencia: Las plantillas aseguran que los mismos estándares y procesos se apliquen a todos los proyectos.
• Eficiencia: Se ahorra tiempo porque no es necesario comenzar cada proyecto desde cero.
• Colaboración: Fomenta la colaboración ya que todos los miembros del equipo están en la misma página desde el principio.
• Escalabilidad: Escalar fácilmente los procesos a medida que tu equipo u organización crece.

Configuración de plantillas de Asana

Paso 1: Define tu flujo de trabajo

El primer paso es definir claramente el flujo de trabajo o proceso que deseas replicar. Debes tener una idea clara de las tareas involucradas, el orden en que deben completarse, los roles responsables de cada tarea y cualquier dependencia.

Paso 2: Crea un nuevo proyecto en Asana

Abre Asana y crea un nuevo proyecto. Para hacer esto, sigue estos pasos:

• En el panel de control de Asana, haz clic en el botón “+” o el botón “Crear Proyecto”.
• Elige la opción "Proyecto en blanco" ya que estamos creando una plantilla desde cero.
• Da un nombre al proyecto que refleje claramente el proceso para el que se utilizará, como "Plantilla de campaña de marketing".
• Elige la disposición (lista o tablero) que mejor se adapte al flujo de trabajo. La vista de lista es un formato lineal, mientras que los tableros son similares a los tableros Kanban, ofreciendo una vista visual del flujo de trabajo.

Paso 3: Añadir tareas y secciones

Las tareas son el componente principal de los proyectos de Asana. Cada tarea puede representar un paso diferente del trabajo en tu flujo de trabajo. Debes crear tareas basadas en los pasos involucrados en tu flujo de trabajo:

• Haz clic en "Añadir tarea" para crear la tarea. Proporciona un nombre y una breve descripción si es necesario.
• Usa secciones para agrupar tareas relacionadas. Las secciones se pueden crear añadiendo un dos puntos “:” después de una palabra, por ejemplo, “Plan:”.

Aquí hay un ejemplo de código que demuestra cómo se pueden organizar las funciones:

Plan:
- Investigación
- Aprobación del presupuesto
- Configuración del cronograma

ejecución:
- Creación de anuncios
- Publicación en redes sociales
- Desarrollo de contenido

Revisión:
- Comentarios del equipo
- Aprobación final

lanzamiento:
- Lanzamiento de la campaña
- Evaluación posterior al lanzamiento

Paso 4: Añadir responsables y fechas de vencimiento (opcional)

Asigna tareas a miembros específicos del equipo para aclarar roles y responsabilidades. Aunque la plantilla no se usará para asignar personas, puedes establecer roles de marcador de posición que puedan reasignarse fácilmente más tarde. Las fechas de vencimiento se pueden establecer como rangos de fechas relativas en lugar de fechas fijas para proporcionar flexibilidad sin rigidez.

Para asignar una tarea o establecer una fecha de vencimiento:

• Haz clic en la tarea para abrir el panel de detalles de la tarea.
• Usa el campo "Responsable" para designar un miembro del equipo.
• Usa el campo "Fecha de vencimiento" para establecer un plazo para completar la tarea.

Paso 5: Añadir descripción y adjuntos

Proporcionar descripciones detalladas de las tareas asegura claridad en todo el equipo. Adjunta cualquier documento de referencia o recurso relacionado con las tareas para un fácil acceso.

Paso 6: Convertir tu proyecto en una plantilla

Una vez que hayas configurado tu proyecto, puedes convertirlo en una plantilla:

• Abre el proyecto que deseas guardar como plantilla.
• Haz clic en el menú desplegable del encabezado del proyecto (generalmente representado por tres puntos o el menú "Acciones").
• Selecciona "Convertir en plantilla" del menú de opciones.

Ahora tu proyecto se guarda como una plantilla y se puede usar para crear nuevos proyectos con la misma estructura.

Usar plantillas de Asana

Paso 1: Crear un proyecto desde una plantilla

Para usar la plantilla para un nuevo proyecto:

• Haz clic en el botón “+” en el panel de control de Asana para crear un nuevo proyecto.
• En lugar de seleccionar "Proyecto en blanco", elige la plantilla que creaste de la lista de plantillas disponibles.
• Nombre el nuevo proyecto y configura cualquier configuración adicional según sea necesario.

Paso 2: Personalizar para necesidades específicas

Aunque las plantillas ofrecen un gran punto de partida, cada proyecto es único. Personaliza tu nuevo proyecto para que se adapte a sus necesidades específicas. Esto puede incluir:

• Actualizar asignaciones de tareas
• Revisión de cronogramas y horarios
• Añadir o eliminar tareas según el alcance del proyecto

Mejores prácticas para usar plantillas de Asana

Revisión regular de plantillas

Revisa tus plantillas regularmente para asegurarte de que sigan siendo relevantes y eficientes. Los procesos pueden evolucionar con el tiempo y es importante reflejar estos cambios en tus plantillas para mantener su valor.

Retroalimentación del equipo

Anima a los miembros del equipo a proporcionar retroalimentación sobre las plantillas para detectar áreas de mejora. Esto puede conducir a una mayor eficiencia y mejor colaboración a lo largo del tiempo.

Usar convenciones de nomenclatura

Aplica una convención de nombres para identificar fácilmente tus plantillas y elegir la plantilla correcta. El nombre debe describir el propósito de la plantilla.

Aprovechar las características de Asana

Usa las reglas, campos personalizados y características automatizadas de Asana para ampliar la funcionalidad de tus plantillas. Estas herramientas pueden simplificar aún más los procesos al reducir las acciones manuales.

Documentar el proceso

Mantén documentación complementaria para tus plantillas. Esto puede incluir pautas de personalización, explicaciones de los componentes de las tareas o detalles de cualquier elemento específico del proyecto único.

Conclusión

Las plantillas de Asana ofrecen beneficios significativos para gestionar procesos recurrentes en proyectos. Al configurar y usar plantillas de manera efectiva, los equipos pueden asegurar consistencia, ahorrar tiempo y aumentar la colaboración. Recuerda revisar y actualizar regularmente las plantillas, obtener retroalimentación de los miembros del equipo y usar las características de Asana para maximizar el potencial de las plantillas. Los pasos descritos en esta guía ofrecen un enfoque completo para configurar y usar plantillas de Asana de manera efectiva, creando un flujo de trabajo optimizado y eficiente para cualquier equipo.

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