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Asanaテンプレートを設定して利用する方法
編集済み 2 数か月前 によって ExtremeHow 編集チーム
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翻訳が更新されました 2 数か月前
Asanaは、世界中のチームがタスクやプロジェクトを効率的に管理するために使用する非常に評価の高いプロジェクト管理ツールです。Asanaを非常に便利にする主要な機能の一つは、テンプレートの使用です。Asanaのテンプレートを使用すると、あらかじめ定義されたワークフローやプロセスを作成し、毎回ゼロから作り直すことなく何度も利用できるようになります。これにより時間が節約され、プロジェクト全体での一貫性が確保されます。この記事では、Asanaテンプレートを効果的に設定し使用する方法を学びます。
Asanaテンプレート使用の利点
テンプレートを設定する前に、まずその利点を理解しましょう：
- 一貫性：テンプレートは、すべてのプロジェクトに同じ基準とプロセスを適用します。
- 効率性：すべてのプロジェクトをゼロから開始する必要がないため、時間が節約されます。
- コラボレーション：すべてのチームメンバーが開始時点から共通理解を持つことを促進します。
- スケーラビリティ：チームや組織の成長に伴ってプロセスを簡単にスケールできます。
Asanaテンプレートの設定
ステップ1: ワークフローの定義
最初のステップは、複製したいワークフローやプロセスを明確に定義することです。含まれるタスク、実行する順序、各タスクの担当者、依存関係について明確なアイデアを持っている必要があります。
ステップ2: Asanaで新しいプロジェクトを作成
Asanaを開き、新しいプロジェクトを作成します。これを行うには、次の手順に従ってください：
- Asanaのダッシュボードで、「+」ボタンまたは「プロジェクトを作成」ボタンをクリックします。
- 「空のプロジェクト」オプションを選択します。これは、テンプレートをゼロから作成するためです。
- 「マーケティングキャンペーンテンプレート」のように、プロセスを反映した名前をプロジェクトに付けます。
- ワークフローに最適なレイアウト（リストまたはボード）を選択します。リストビューは直線の形式で、ボードはカンバンボードに似ており、ワークフローの視覚的なビューを提供します。
ステップ3: タスクとセクションを追加
タスクはAsanaプロジェクトの主な構成要素です。各タスクはワークフローの異なる作業段階を表すことができます。ワークフローに含まれるステップに基づいてタスクを作成してください：
- 「タスクを追加」をクリックしてタスクを作成します。必要に応じて名前と短い説明を記入します。
- 関連するタスクをグループ化するためにセクションを使用します。セクションは、「計画:」のように、単語の後にコロン「:」を追加することで作成できます。
以下は、機能をどのように整理できるかを示すサンプルコードです:
計画: - リサーチ - 予算承認 - タイムライン設定 実行: - 広告制作 - ソーシャルメディア投稿 - コンテンツ開発 レビュー: - チームのフィードバック - 最終承認 ローンチ: - キャンペーンの開始 - ポストローンチ評価
ステップ4: アサインと期日を追加（オプション）
特定のチームメンバーにタスクを割り当てることで、役割と責任を明確にします。テンプレートは人を割り当てるためのものではありませんが、後で簡単に再割り当てできるようにプレースホルダーを設定できます。固定日付ではなく相対的な期日範囲を設定して、柔軟性を確保します。
タスクをアサインまたは期日を設定するには：
- タスクをクリックしてタスクの詳細ペインを開きます。
- 「アサインフィールド」を使用してチームメンバーを指定します。
- 「期日」フィールドを使用してタスク完了の締め切りを設定します。
ステップ5: 説明と添付ファイルを追加
詳細なタスク説明を提供することで、チーム全体での明確さを確保します。タスクに関連する参照文書やリソースを添付して、簡単にアクセスできるようにします。
ステップ6: プロジェクトをテンプレートに変換
プロジェクトの設定が完了したら、それをテンプレートに変換できます：
- テンプレートとして保存したいプロジェクトを開きます。
- プロジェクトヘッダーのドロップダウンメニュー（通常は3つのドットや「アクション」メニューで表されます）をクリックします。
- メニューオプションから「テンプレートに変換」を選択します。
これで、プロジェクトがテンプレートとして保存され、同じ構造で新しいプロジェクトを作成するのに使用できます。
Asanaテンプレートの利用
ステップ1: テンプレートからプロジェクトを作成
新しいプロジェクトにテンプレートを使用するには：
- Asanaのダッシュボードで「+」ボタンをクリックして新しいプロジェクトを作成します。
- 「空のプロジェクト」を選択せずに、利用可能なテンプレートのリストから作成したテンプレートを選択します。
- 新しいプロジェクトに名前を付け、必要に応じて追加設定を行います。
ステップ2: 特定のニーズに合わせてカスタマイズ
テンプレートは素晴らしい出発点を提供しますが、すべてのプロジェクトはユニークです。あなたの新しいプロジェクトをその特定のニーズに合わせてカスタマイズしてください。これには以下が含まれるかもしれません：
- タスクのアサインメントの更新
- タイムラインとスケジュールの見直し
- プロジェクトの範囲に基づいたタスクの追加または削除
Asanaテンプレートを使用するためのベストプラクティス
テンプレートの定期的な見直し
テンプレートが関連性と効率性を保つように、定期的に見直してください。時間の経過とともにプロセスは進化し、これらの変化をテンプレートに反映することが重要です。
チームからのフィードバック
テンプレートに関するフィードバックをチームメンバーから受け取るようにしましょう。これにより、効率が向上し、時間の経過とともにコラボレーションが向上する可能性があります。
命名規則の使用
テンプレートを簡単に識別し、適切なテンプレートを選択できるようにするために命名規則を適用します。名前はテンプレートの目的を説明するものであるべきです。
Asanaの機能を活用
Asanaのルール、カスタムフィールド、および自動化機能を使用してテンプレートの機能を拡張します。これらのツールは、手動のアクションを削減することによってプロセスをさらに簡略化できます。
プロセスの文書化
テンプレートの追加文書を維持します。これには、カスタマイズのガイドライン、タスクのコンポーネントの説明、または特定のプロジェクト固有の要素の詳細が含まれるかもしれません。
結論
Asanaのテンプレートは、プロジェクト内の繰り返しのプロセスを管理するために非常に大きな利点を提供します。テンプレートを効果的に設定および使用することで、チームは一貫性を確保し、時間を節約し、コラボレーションを向上させることができます。テンプレートを定期的に見直し、チームメンバーからフィードバックを受け取り、Asanaの機能を活用してテンプレートの可能性を最大化することを忘れないでください。このガイドで紹介したステップは、Asanaテンプレートを効果的に設定して使用するための包括的なアプローチを提供し、どのチームでもスムーズで効率的なワークフローを作成できます。
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