Como configurar e usar modelos do Asana

Editado 2 meses atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

AsanaModelosConfiguraçãoProjetosGestão de TarefasEficiênciaProdutividadeFluxo de TrabalhoOrganizaçãoJanelasMacLinux

O Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos altamente respeitada, usada por equipes ao redor do mundo para gerenciar tarefas e projetos de maneira eficiente. Uma das características principais que torna o Asana tão útil é o uso de modelos. Os modelos no Asana permitem que você crie um fluxo de trabalho ou processo predefinido que pode ser usado repetidamente sem ter que reinventar a roda a cada vez. Isso ajuda a economizar tempo e garantir consistência entre os projetos. Neste artigo, aprenderemos a configurar e usar os modelos do Asana de forma eficaz.

Benefícios de usar modelos do Asana

Antes de começarmos a configurar modelos, vamos primeiro entender por que eles são benéficos:

• Consistência: Os modelos garantem que os mesmos padrões e processos sejam aplicados a todos os projetos.
• Eficiência: O tempo é economizado porque cada projeto não precisa ser iniciado do zero.
• Colaboração: Isso promove a colaboração, pois todos os membros da equipe estão na mesma página desde o início.
• Escalabilidade: Escale processos facilmente à medida que sua equipe ou organização cresce.

Configurando modelos do Asana

Passo 1: Defina seu fluxo de trabalho

O primeiro passo é definir claramente o fluxo de trabalho ou processo que você deseja replicar. Você deve ter uma ideia clara das tarefas envolvidas, a ordem em que devem ser concluídas, as funções responsáveis por cada tarefa e quaisquer dependências.

Passo 2: Crie um novo projeto no Asana

Abra o Asana e crie um novo projeto. Para fazer isso, siga estas etapas:

• No painel do Asana, clique no botão “+” ou no botão “Criar Projeto”.
• Escolha a opção "Projeto em Branco", uma vez que estamos criando um modelo do zero.
• Dê um nome ao projeto que reflita claramente o processo para o qual ele será usado, como "Modelo de Campanha de Marketing".
• Escolha o layout (lista ou quadro) que melhor se adapta ao fluxo de trabalho. A visualização em lista é um formato linear, enquanto os quadros são semelhantes aos quadros Kanban, oferecendo uma visualização visual do fluxo de trabalho.

Passo 3: Adicione tarefas e seções

As tarefas são o componente principal dos projetos do Asana. Cada tarefa pode representar um passo diferente de trabalho em seu fluxo de trabalho. Você deve criar tarefas com base nos passos envolvidos em seu fluxo de trabalho:

• Clique em "Adicionar Tarefa" para criar a tarefa. Forneça um nome e uma breve descrição, se necessário.
• Use seções para agrupar tarefas relacionadas. As seções podem ser criadas adicionando um cólon “:” após uma palavra, por exemplo, “Planejar:”.

Aqui está um exemplo de código que demonstra como as funções podem ser organizadas:

Planejar:
- Pesquisa
- Aprovação de orçamento
- Configuração de cronograma

Execução:
- Criação de anúncios
- Publicação em mídias sociais
- Desenvolvimento de conteúdo

Revisão:
- Feedback da equipe
- Aprovação final

Lançamento:
- Lançamento da campanha
- Avaliação pós-lançamento

Passo 4: Adicione responsáveis e datas de vencimento (opcional)

Atribua tarefas a membros específicos da equipe para esclarecer papéis e responsabilidades. Embora o modelo não seja usado para atribuir pessoas, você pode definir funções fictícias que podem ser facilmente reatribuídas posteriormente. As datas de vencimento podem ser definidas como intervalos de datas relativas em vez de datas fixas para proporcionar flexibilidade sem rigidez.

Para atribuir uma tarefa ou definir uma data de vencimento:

• Clique na tarefa para abrir o painel de detalhes da tarefa.
• Use o campo "Responsável" para designar um membro da equipe.
• Use o campo "Data de Vencimento" para definir um prazo para a conclusão da tarefa.

Passo 5: Adicione descrição e anexos

Fornecer descrições detalhadas das tarefas garante clareza para toda a equipe. Anexe qualquer documento de referência ou recursos relacionados às tarefas para fácil acesso.

Passo 6: Converta seu projeto em um modelo

Depois de configurar seu projeto, você pode convertê-lo em um modelo:

• Abra o projeto que você deseja salvar como modelo.
• Clique no menu suspenso do cabeçalho do projeto (geralmente representado por três pontos ou pelo menu "Ações").
• Selecione "Converter em Modelo" nas opções do menu.

Agora seu projeto está salvo como um modelo e pode ser usado para criar novos projetos com a mesma estrutura.

Usando modelos do Asana

Passo 1: Criar um projeto a partir de um modelo

Para usar o modelo para um novo projeto:

• Clique no botão “+” no painel do Asana para criar um novo projeto.
• Em vez de selecionar "Projeto em Branco", escolha o modelo que você criou na lista de modelos disponíveis.
• Dê um nome ao novo projeto e configure quaisquer configurações adicionais conforme necessário.

Passo 2: Personalize para necessidades específicas

Embora os modelos ofereçam um ótimo ponto de partida, cada projeto é único. Personalize seu novo projeto para atender às suas necessidades específicas. Isso pode incluir:

• Atualização de atribuições de tarefas
• Revisão de cronogramas e horários
• Adicionar ou remover tarefas com base no escopo do projeto

Melhores práticas para usar modelos do Asana

Revisão regular de modelos

Revise seus modelos regularmente para garantir que eles permaneçam relevantes e eficientes. Os processos podem evoluir ao longo do tempo, e é importante refletir essas mudanças em seus modelos para manter seu valor.

Feedback da equipe

Encoraje os membros da equipe a fornecer feedback sobre os modelos para detectar áreas de melhoria. Isso pode levar a uma maior eficiência e melhor colaboração ao longo do tempo.

Use convenções de nomenclatura

Aplique uma convenção de nomenclatura para identificar facilmente seus modelos e escolher o modelo certo. O nome deve descrever a finalidade do modelo.

Aproveite os recursos do Asana

Use regras do Asana, campos personalizados e recursos automatizados para estender a funcionalidade de seus modelos. Essas ferramentas podem simplificar ainda mais os processos, reduzindo ações manuais.

Documente o processo

Mantenha documentação suplementar para seus modelos. Isso pode incluir diretrizes para personalização, explicações dos componentes das tarefas ou detalhes de quaisquer elementos específicos do projeto.

Conclusão

Os modelos do Asana oferecem benefícios significativos para gerenciar processos recorrentes em projetos. Configurando e usando modelos de forma eficaz, as equipes podem garantir consistência, economizar tempo e aumentar a colaboração. Lembre-se de revisar e atualizar regularmente os modelos, obter feedback dos membros da equipe e usar os recursos do Asana para maximizar o potencial dos modelos. As etapas descritas neste guia oferecem uma abordagem abrangente para configurar e usar modelos do Asana de forma eficaz, criando um fluxo de trabalho eficaz e enxuto para qualquer equipe.

  Compartilhe Este Artigo

Se você encontrar algo errado com o conteúdo do artigo, você pode solicitar uma atualização