Cómo establecer una perspectiva personalizada en OmniFocus

Editado 2 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial

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OmniFocus es una poderosa aplicación de gestión de tareas diseñada específicamente para macOS y iOS. Se basa en los principios del sistema de productividad de David Allen, Getting Things Done (GTD). Una de las características clave de OmniFocus es su flexibilidad, incluida la capacidad de establecer una perspectiva personalizada. Las perspectivas personalizadas permiten a los usuarios ver sus tareas de una manera específica que se adapte a su flujo de trabajo, más allá de la perspectiva predeterminada proporcionada por la aplicación. Establecer una perspectiva personalizada puede ayudarle a mejorar la productividad al darle una vista enfocada de sus tareas basadas en ciertos criterios.

Entender las perspectivas en OmniFocus

Las perspectivas en OmniFocus pueden compararse con filtros o vistas predefinidas en una aplicación. Le ayudan a ver sus tareas filtradas o agrupadas por ciertos criterios como etiquetas, proyectos, fechas de vencimiento u otros atributos. Mientras que OmniFocus ofrece algunas perspectivas predeterminadas como “Bandeja de entrada,” “Proyectos,” y “Etiquetas,” las perspectivas personalizadas proporcionan un nivel más alto de personalización, permitiéndole adaptar su lista de tareas a su gusto.

Requisitos para crear una perspectiva personalizada

Para crear perspectivas personalizadas en OmniFocus, necesita la versión Pro de la aplicación. La versión Estándar no soporta la creación de perspectivas personalizadas. Verifique si tiene la versión Pro antes de continuar. Si tiene la versión Estándar, necesitará actualizarse para acceder a esta función.

Configurar una perspectiva personalizada

Siga estos pasos para configurar una perspectiva personalizada en OmniFocus:

Paso 1: Abra la ventana de perspectivas

Inicie OmniFocus en su dispositivo macOS o iOS. Vaya al menú "Perspectivas." En macOS, puede encontrar esto en la barra de menú en la parte superior de su pantalla. Haga clic en "Perspectivas" y luego seleccione "Mostrar perspectivas" del menú desplegable. Esta acción abrirá la ventana de Perspectivas, donde puede gestionar sus perspectivas existentes y crear nuevas.

Paso 2: Cree una nueva perspectiva

En la ventana de Perspectivas, busque un botón u opción etiquetada "Agregar perspectiva" o similar. Haga clic en este botón para comenzar a crear una nueva perspectiva personalizada. Luego verá un formulario o interfaz donde puede configurar los parámetros para su nueva perspectiva.

Paso 3: Nombre su enfoque

Cada perspectiva en OmniFocus necesita un nombre. Así es como lo identificará en la lista de perspectivas. Elija un nombre que describa claramente la perspectiva o el tipo de tareas que realizará. Por ejemplo, podría nombrarlo "Tareas Urgentes," "Visión General Diaria," o "Metas a Largo Plazo."

Paso 4: Determine los parámetros de la perspectiva

En este paso, especificará los criterios que OmniFocus usa para filtrar y mostrar tareas en esta perspectiva. Este es probablemente el paso más importante para crear una perspectiva útil. Las opciones para selección de criterios a menudo incluyen:

• Jerarquía de proyectos: Puede mostrar tareas de proyectos o carpetas específicas. Esto es útil cuando desea una vista enfocada en un área particular de responsabilidad en su vida.
• Etiquetas: Seleccione tareas asociadas con una o más etiquetas específicas. Las etiquetas pueden usarse para indicar contexto, personas, ubicaciones o preferencias.
• Filtro de disponibilidad: Decida qué tareas desea mostrar basándose en su disponibilidad. Puede filtrar para mostrar solo tareas disponibles o incluir tareas diferidas o vencidas.
• Orden de clasificación: Determine cómo ordenar las tareas en la perspectiva. Las opciones a menudo incluyen ordenar por fecha de vencimiento, orden de proyectos o estado marcado.

Cada una de estas opciones contribuye a la lógica que OmniFocus aplica al generar la lista de tareas en su perspectiva.

Paso 5: Defina la presentación

Además de filtrar tareas, también puede influir en cómo se presentan en su perspectiva. OmniFocus le permite organizar tareas jerárquicamente o mostrarlas en una lista plana. También puede agrupar tareas dentro de la perspectiva basándose en proyectos o etiquetas. Determine cómo desea ordenar y ver las tareas para que se adapte mejor a su flujo de trabajo.

Paso 6: Guarde la perspectiva

Después de establecer todos los parámetros, recuerde guardar su nueva perspectiva. Busque el botón "Guardar", o puede que automáticamente guarde los cambios que haya hecho. Una vez guardada, su perspectiva aparecerá en el menú de Perspectivas, y podrá acceder a ella cuando lo necesite.

Ejemplo simple de configuración de una perspectiva personalizada

Por ejemplo, creemos una perspectiva personalizada simple para tareas etiquetadas como "urgentes" y ordenadas por su fecha de vencimiento:

1. Abra la ventana de Perspectivas.
2. Haga clic en "Agregar Perspectiva."
3. Nombre la perspectiva "Tareas Inmediatas."
4. Establezca los criterios para mostrar tareas con la etiqueta "urgente."
5. Filtre para mostrar solo tareas disponibles para saber en qué puede trabajar ahora mismo.
6. Ordene las tareas por "fecha de vencimiento" para que las tareas más urgentes se enumeren primero.
7. Alternativamente, puede agrupar las tareas por proyecto si eso le ayuda a enfocarse.
8. Guarde la perspectiva.

Consejos para un enfoque efectivo

Crear un enfoque efectivo es un arte que puede requerir algunos experimentos. Aquí hay algunas sugerencias a considerar:

1. Manténgase enfocado: Personalice el enfoque con objetivos específicos en mente. Evite saturarlos con tareas no relacionadas.
2. Pruebe la perspectiva: Experimente con diferentes criterios para encontrar el que funcione mejor. No dude en cambiar la perspectiva hasta que se ajusten perfectamente a su flujo de trabajo.
3. Use colores y etiquetas: Use etiquetas y codificación de colores para hacer las perspectivas más intuitivas a simple vista.
4. Planifique regularmente: Dedique tiempo cada semana para revisar y ajustar su enfoque a medida que cambien las prioridades.

Funciones avanzadas de perspectivas

Si ya está familiarizado con lo básico, OmniFocus también incluye características más avanzadas para perspectivas explorables:

• Perspectivas guionizadas: Si tiene habilidades de scripting, OmniFocus soporta scripts de automatización para extender el poder de sus perspectivas.
• Integración con Shortcuts: En iOS, puede aprovechar la aplicación Shortcuts para automatizar la apertura de perspectivas basadas en desencadenantes como ubicación o tiempo.

Conclusión

Las perspectivas personalizadas en OmniFocus permiten un alto nivel de personalización en la gestión de tareas, asegurando que tenga la información correcta en el momento correcto. Con vistas enfocadas, puede gestionar eficientemente tareas que se alinean con proyectos específicos, contextos o metas. Comience estableciendo perspectivas simples y gradualmente explore configuraciones más complejas para personalizar aún más su flujo de trabajo. Haciéndolo así, aprovechará al máximo el potencial de OmniFocus como una herramienta de gestión de tareas capaz de adaptarse a su vida personal y profesional.

Recuerde que la implementación descrita aquí está dirigida principalmente a comparar OmniFocus para macOS y iOS, ya que las opciones de la interfaz pueden variar ligeramente en diferentes plataformas. Siempre consulte la documentación más reciente de OmniFocus o el soporte para eventuales diferencias técnicas particulares que necesite considerar.

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