Como definir uma perspectiva personalizada no OmniFocus

Editado 2 meses atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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OmniFocus é um aplicativo poderoso de gerenciamento de tarefas projetado especificamente para macOS e iOS. É baseado nos princípios do sistema de produtividade de David Allen, Getting Things Done (GTD). Uma das principais características do OmniFocus é a sua flexibilidade, incluindo a capacidade de definir uma perspectiva personalizada. Perspectivas personalizadas permitem que os usuários vejam suas tarefas de uma forma específica que se adapte ao seu fluxo de trabalho, além da perspectiva padrão fornecida pelo aplicativo. Definir uma perspectiva personalizada pode ajudá-lo a melhorar a produtividade, proporcionando uma visão focada de suas tarefas com base em determinados critérios.

Compreendendo perspectiva no OmniFocus

Perspectivas no OmniFocus podem ser comparadas a filtros ou vistas predefinidas em um aplicativo. Eles ajudam a visualizar suas tarefas filtradas ou agrupadas por determinados critérios, como tags, projetos, datas de vencimento ou outros atributos. Enquanto o OmniFocus oferece algumas perspectivas padrão, como "Caixa de Entrada", "Projetos" e "Tags", perspectivas personalizadas fornecem um nível mais alto de personalização, permitindo que você adapte sua lista de tarefas da maneira que desejar.

Requisitos para criar uma perspectiva personalizada

Para criar perspectivas personalizadas no OmniFocus, você precisa da versão Pro do aplicativo. A versão Padrão não suporta a criação de perspectivas personalizadas. Verifique se você possui a versão Pro antes de prosseguir. Se você tiver a versão Padrão, precisará atualizar para acessar esse recurso.

Configurando uma perspectiva personalizada

Siga estas etapas para configurar uma perspectiva personalizada no OmniFocus:

Passo 1: Abra a janela de perspectivas

Inicie o OmniFocus no seu dispositivo macOS ou iOS. Vá para o menu "Perspectivas". No macOS, você pode encontrar isso na barra de menu na parte superior da tela. Clique em "Perspectivas" e, em seguida, selecione "Mostrar Perspectivas" no menu suspenso. Esta ação abrirá a janela Perspectivas, onde você pode gerenciar suas perspectivas existentes e criar novas.

Passo 2: Crie uma nova perspectiva

Na janela Perspectivas, procure um botão ou opção rotulada como "Adicionar Perspectiva" ou semelhante. Clique neste botão para começar a criar uma nova perspectiva personalizada. Você então verá um formulário ou interface onde poderá configurar os parâmetros para sua nova perspectiva.

Passo 3: Nomeie sua perspectiva

Cada perspectiva no OmniFocus precisa de um nome. É assim que você a identificará na lista de perspectivas. Escolha um nome que descreva claramente a perspectiva ou o tipo de tarefas que ela realizará. Por exemplo, você pode nomeá-la "Tarefas Urgentes", "Visão Geral Diária" ou "Metas de Longo Prazo".

Passo 4: Determine os parâmetros da perspectiva

Neste passo, você especificará os critérios que o OmniFocus usará para filtrar e exibir tarefas nesta perspectiva. Este provavelmente é o passo mais importante para criar uma perspectiva útil. As opções para seleção de critérios geralmente incluem:

• Hierarquia de projetos: Você pode exibir tarefas de projetos ou pastas específicas. Isso é útil quando você deseja uma visão focada de uma área particular de responsabilidade em sua vida.
• Tags: Selecione tarefas associadas a uma ou mais tags específicas. As tags podem ser usadas para indicar contexto, pessoas, locais ou preferências.
• Filtro de disponibilidade: Decida quais tarefas você deseja mostrar com base em sua disponibilidade. Você pode filtrar para mostrar apenas tarefas disponíveis ou incluir tarefas adiadas ou devidas.
• Ordem de classificação: Determine como classificar as tarefas na perspectiva. As opções geralmente incluem classificação por data de vencimento, ordem de projeto ou status sinalizado.

Cada uma dessas opções contribui para a lógica que o OmniFocus aplica quando gera a lista de tarefas na sua perspectiva.

Passo 5: Defina a apresentação

Além de filtrar tarefas, você também pode influenciar como elas são apresentadas na sua perspectiva. O OmniFocus permite que você organize tarefas hierarquicamente ou as mostre em uma lista plana. Você também pode agrupar tarefas na perspectiva com base em projetos ou tags. Determine como deseja classificar e visualizar tarefas para que seja mais adequado ao seu fluxo de trabalho.

Passo 6: Salve a perspectiva

Após definir todos os parâmetros, lembre-se de salvar sua nova perspectiva. Procure o botão "Salvar" ou pode ser que ele salve automaticamente as alterações feitas. Uma vez salvo, sua perspectiva aparecerá no menu Perspectivas, e você poderá acessá-lo sempre que precisar.

Exemplo simples de configuração de perspectiva personalizada

Por exemplo, vamos criar uma perspectiva personalizada simples para tarefas marcadas como "urgentes" e classificadas por sua data de vencimento:

1. Abra a janela de Perspectivas.
2. Clique em "Adicionar Perspectiva".
3. Nomeie a perspectiva "Tarefas Imediatas".
4. Defina critérios para mostrar tarefas com a tag "urgente".
5. Filtre para mostrar apenas tarefas disponíveis para que você saiba no que pode trabalhar agora.
6. Classifique as tarefas por "data de vencimento" para que as tarefas mais urgentes sejam listadas primeiro.
7. Alternativamente, você pode agrupar tarefas por projeto, se isso ajudar você a se concentrar.
8. Salve a perspectiva.

Dicas para uma abordagem eficaz

Criar uma abordagem eficaz é uma arte que pode exigir alguma experimentação. Aqui estão algumas sugestões a considerar:

1. Mantenha o foco: Personalize a abordagem com objetivos específicos em mente. Evite enchê-las com tarefas não relacionadas.
2. Teste a perspectiva: Experimente diferentes critérios para encontrar o que funciona melhor. Não hesite em alterar a perspectiva até que elas se encaixem perfeitamente ao seu fluxo de trabalho.
3. Use cores e tags: Use tags e código de cores para tornar as perspectivas mais intuitivas à primeira vista.
4. Planeje regularmente: Reserve um tempo a cada semana para revisar e ajustar sua abordagem à medida que as prioridades mudam.

Recursos avançados de perspectiva

Se você já está familiarizado com o básico, o OmniFocus também inclui recursos mais avançados para perspectivas exploráveis:

• Perspectivas Scriptadas: Se você é habilidoso em escrever scripts, o OmniFocus suporta scripts de automação para ampliar o poder da sua perspectiva.
• Integração com Atalhos: No iOS, você pode aproveitar o aplicativo Atalhos para automatizar a abertura de perspectivas com base em gatilhos como localização ou horário.

Conclusão

Perspectivas personalizadas no OmniFocus permitem um alto nível de personalização no gerenciamento de tarefas, garantindo que você tenha a informação certa no momento certo. Com vistas focadas, você pode gerenciar eficientemente tarefas que se alinham com projetos, contextos ou metas específicas. Comece definindo perspectivas simples e gradualmente explore configurações mais complexas para personalizar ainda mais seu fluxo de trabalho. Ao fazer isso, você aproveita todo o potencial do OmniFocus como uma ferramenta de gerenciamento de tarefas capaz, adaptada à sua vida pessoal e profissional.

Lembre-se de que a implementação descrita aqui é direcionada principalmente à comparação do OmniFocus para macOS e iOS, pois as opções de interface podem variar ligeiramente em diferentes plataformas. Sempre consulte a documentação mais recente do OmniFocus ou suporte para diferenças técnicas específicas que você possa precisar considerar.

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