Como configurar regras de validação de dados no Microsoft Access

Editado 2 meses atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Microsoft Access é uma ferramenta poderosa para gerenciar bancos de dados de forma eficiente. Ao trabalhar com bancos de dados, é importante garantir a integridade dos dados. As regras de validação de dados ajudam a manter essa integridade, limitando os valores que podem ser inseridos em um campo. A validação de dados evita a entrada de dados incorretos, incompletos ou inconsistentes, o que é essencial para manter informações confiáveis e significativas no seu banco de dados.

Compreendendo a validação de dados no Microsoft Access

As regras de validação no Access usam expressões para especificar critérios para entrada de dados. Uma expressão é uma combinação de símbolos e declarações lógicas que retorna um valor quando avaliada. Estas são regras que especificam entradas válidas para cada campo do seu banco de dados. Por exemplo, imagine que você queira um campo que aceite apenas valores maiores que zero. Ao configurar uma regra de validação, o Access garantirá que os usuários insiram apenas informações válidas.

Configurando regras de validação

Para configurar regras de validação, você precisa ir para a visualização Design no Access. Siga estes passos básicos:

1. Abra seu banco de dados Access: Comece iniciando o Microsoft Access e abrindo o banco de dados no qual você deseja aplicar a regra de validação.
2. Acesse a visualização de design da tabela:
   • No painel de navegação, encontre a tabela à qual você deseja aplicar a regra de validação.
   • Clique com o botão direito na tabela e selecione Design View no menu de contexto. Esta visualização permite definir todos os campos e especificar propriedades.
3. Selecione o campo:
   • Identifique o campo onde a validação de dados deve ser aplicada. Clique no campo para destacá-lo.
4. Defina as regras de validação:
   • Na parte inferior da janela de design da tabela, navegue até o painel de Propriedades do Campo.
   • Na propriedade Validation Rule, defina seus critérios. Isso pode ser uma expressão como > 0. Este exemplo de expressão garante que os valores inseridos neste campo devem ser maiores que zero.
5. Defina o texto de validação:
   • A propriedade Texto de Validação permite fornecer feedback ao usuário quando uma regra é violada. Insira uma mensagem que seja significativa para os usuários, como "Insira um número maior que zero".
6. Salvar a Tabela:
   • Depois de definir as regras de validação e o texto de validação, salve suas alterações pressionando Ctrl+S ou clicando no ícone de salvar.

Exemplos de regras de validação

Aqui estão alguns exemplos comuns de regras de validação e como você pode aplicá-las a diferentes tipos de campo:

• Campo numérico:
  • Para garantir que o número seja positivo: >= 0
  • Limitando a faixa de valores numéricos: >= 10 And <= 100
• Campo de data:
  • Para datas futuras apenas: >= Date()
  • Restringindo o mês e o ano: Month([SeuCampo]) = 12 And Year([SeuCampo]) = 2023
• Campo de texto:
  • Aceitar apenas valores específicos: "Red" Or "Blue" Or "Green"
  • Garantir que o campo não seja deixado em branco e siga um padrão (como formato de e-mail): Like "*@*.*"

Dicas para criar regras de validação eficazes

São necessárias estratégias para desenvolver regras de validação que aumentem a integridade do banco de dados e sejam fáceis de usar. Aqui estão algumas sugestões a considerar:

1. Mantenha as regras simples: Regras de validação simples são mais fáceis de manter e entender. Para lógica complexa, divida-as em várias regras simples.
2. Forneça texto de validação útil: Sempre assegure-se de que o texto de validação guie o usuário de maneira precisa e útil. Os usuários devem entender quais erros cometeram e como corrigi-los através do texto de validação.
3. Teste minuciosamente: Após implementar as regras de validação, teste-as com diferentes entradas de dados para garantir que funcionem conforme esperado. Isso evitará dados incorretos enquanto alerta para possíveis falhas.
4. Compreenda os tipos de campo: A validação que funciona bem com um tipo de campo pode não se aplicar a outro. Compreenda as propriedades específicas de texto, numérico, data/hora, etc. ao configurar regras.
5. Equilibre rigor com usabilidade: Evite tornar as regras muito rigorosas, pois podem restringir dados legítimos ou ser contraproducentes. Certifique-se de que as regras ofereçam o máximo de flexibilidade possível.

Uso avançado: utilizando funções nas regras de validação

O Access permite o uso de funções nas regras de validação, proporcionando mais controle e flexibilidade. Aqui estão algumas maneiras de usar funções:

• Funções de data:
  • Use a função DatePart para garantir dados específicos do ano: DatePart("yyyy", [SeuCampoDeData]) = 2023
  • Aplicar horas de trabalho a um campo de tempo: Hour([SeuCampoDeTempo]) > 8 And Hour([SeuCampoDeTempo]) < 18
• Trabalho de curso:
  • Assegurar o comprimento do texto usando a função Len, por exemplo, Len([SeuCampoDeTexto]) <= 20 para campos de texto pequenos.
  • Use UCase para impor entradas em caixa alta: [SeuCampo] = UCase([SeuCampo])
• Funções lógicas:
  • Função IIf para resultados condicionais: IIf([SeuCampo]=1, True, False)

Conclusão

A validação de dados é uma parte essencial para garantir a precisão e a confiabilidade do seu banco de dados no Microsoft Access. Configurando cuidadosamente as regras de validação, você evita erros de entrada e mantém a qualidade dos dados, otimizando assim a usabilidade e o desempenho do sistema de banco de dados. Quer sejam usadas regras simples e comuns ou funções complexas, entender e aplicar esses princípios deve seguir as melhores práticas em design de banco de dados e experiência do usuário.

Ao configurar regras de validação de dados, planeje cuidadosamente, considere as implicações de cada regra e teste extensivamente. Esses cuidados tornarão seu banco de dados robusto e confiável, auxiliando sua organização a tomar decisões bem informadas e baseadas em dados.

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