Como configurar uma reunião de equipe

Editado 3 meses atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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No mundo profissional de hoje, as reuniões virtuais tornaram-se parte integrante da comunicação e colaboração entre equipes remotas e híbridas. O Microsoft Teams é uma das principais plataformas que permite aos usuários organizar reuniões de forma eficiente, colaborar em projetos e se comunicar de forma eficaz. Configurar uma reunião no Teams é uma maneira eficiente de se conectar com participantes de todo o mundo. Este guia detalhado o orientará passo a passo no processo de configuração de uma reunião no Teams, garantindo que você aproveite todos os recursos disponíveis.

Compreendendo o Microsoft Teams

Antes de configurar uma reunião, é importante entender o que é o Microsoft Teams. O Microsoft Teams é um espaço de trabalho de colaboração que faz parte do conjunto de produtos do Office 365. Inclui bate-papo, videoconferência, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos. Foi projetado para se integrar com aplicativos do Office 365, facilitando para empresas que já usam produtos como Word, Excel e PowerPoint.

Pré-requisitos para configurar uma reunião de equipe

Antes de começar, você precisa se certificar de que possui os requisitos necessários:

• Uma conta Microsoft 365 com licença do Teams
• O aplicativo Teams instalado no seu dispositivo, disponível em plataformas Windows, macOS ou móvel
• Conexão ativa à internet
• Opcional - Calendário integrado, como o Outlook, para agendar reuniões facilmente

Etapas para configurar uma reunião de equipe

Etapa 1: Inicie o Microsoft Teams

Comece acessando o Microsoft Teams. Abra o aplicativo no seu desktop ou visite o aplicativo web do Teams. Faça login usando suas credenciais do Microsoft 365.

Etapa 2: Comece com a guia Calendário

Dentro do Teams, você encontrará o Calendário no painel de navegação à esquerda. Se você tiver um calendário do Outlook, esse recurso se integrará ao seu. Clique em 'Calendário' para ver sua programação e começar a agendar novas reuniões.

Etapa 3: Agendar uma reunião

Para agendar uma reunião, clique no botão 'Nova Reunião' no canto superior direito da tela do calendário. O formulário de agendamento de reunião aparecerá. Aqui, você pode preencher vários campos:

• Título: Forneça um título para a reunião que será visível para todos os participantes.
• Participantes Necessários: Digite os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que você deseja convidar.
• Data e hora: Selecione a data e hora para a reunião. Se pessoas de diferentes regiões estiverem envolvidas, certifique-se de verificar o fuso horário.
• Repetir: Decida se esta é uma reunião única ou se deve ser repetida regularmente. As opções incluem diariamente, semanalmente, mensalmente, etc.
• Adicionar canal: Se você deseja que sua reunião faça parte de um canal de equipe, selecione-o aqui. Caso contrário, deixe em branco e sua reunião permanecerá privada apenas para participantes convidados.
• Descrição: Adicione quaisquer detalhes relevantes ou itens da agenda nesta caixa para garantir que todos os participantes saibam o propósito da reunião.

Etapa 4: Configure as opções de reunião

Antes de enviar o convite, personalize as opções de reunião clicando em 'Opções de Reunião'. Aqui você pode:

• Configurações de lobby: Escolha quem pode pular o lobby (por exemplo, todos, pessoas da sua organização ou apenas você).
• Permissões de apresentador: Decida quem pode apresentar durante a reunião.
• Permissões de gravação: Defina quem pode gravar a reunião.

Assim que as opções da reunião estiverem definidas ao seu gosto, clique em 'Salvar'.

Etapa 5: Envie um convite para a reunião

Após configurar todas as configurações, envie o convite clicando no botão 'Enviar'. Seus participantes receberão um e-mail com todos os detalhes da reunião e um link para ingressar na reunião.

Exemplo:

Digamos que você trabalhe em uma empresa internacional e precise agendar uma reunião com equipes em Nova York e Londres. Devido às diferenças de fuso horário, você escolhe um horário que seja conveniente para ambos os locais. Você insere os endereços de e-mail dos participantes necessários, define a data e hora, seleciona 'Repetir semanalmente' se for uma reunião recorrente e adiciona uma agenda descritiva. Você permite que apenas funcionários internos pulem o lobby e habilita gravação para todos.

Participe de uma reunião de equipe

Como anfitrião, você organizou a reunião com sucesso; agora, vamos discutir como participar dela.

No horário agendado:

• Abra o aplicativo Teams ou a plataforma onde você agendou sua reunião.
• Vá para o seu calendário.
• Clique na reunião e selecione 'Participar'.
• Você aparecerá no lobby da reunião e será solicitado a verificar preferências de reunião, como ligar o vídeo ou silenciar o áudio, antes de poder participar totalmente.

Gerencie sua reunião

Durante a reunião, você pode ter que gerenciar várias opções para garantir que tudo corra bem.

• Usando a barra de ferramentas: Use os botões da barra de ferramentas para silenciar/reativar, ligar/desligar o vídeo, compartilhar sua tela, abrir um chat ou ver a lista de participantes.
• Gravação de reunião: Se você habilitou isto e precisa revisar a discussão mais tarde, use o botão 'Gravar' para iniciar a gravação da reunião.
• Uso de salas divididas: Para reuniões maiores ou workshops, use salas divididas para se dividir em grupos menores para discussão.
• Lidando com problemas técnicos: Certifique-se de que haja arranjos de solução de problemas em standby ou forneça um ponto de contato para os participantes, caso eles encontrem problemas técnicos.

Ações pós-reunião

Após o término da reunião, considere as seguintes ações:

• Anotações: Revise e compartilhe as notas da reunião, se foram feitas. Use o OneNote ou uma ferramenta similar integrada ao Teams para esse fim.
• Pontos de ação: Certifique-se de que todos os itens de ação estejam claramente especificados e atribuídos a responsáveis.
• Gravação da reunião: Se a reunião foi gravada, compartilhe o link da gravação com todos os participantes conforme necessário.

Conclusão

O Microsoft Teams é uma ferramenta dinâmica e flexível que pode ajudar a conectar pessoas ao redor do mundo de maneira eficiente. Configurar uma reunião no Teams é simples e oferece um ambiente versátil para conectar, colaborar e comunicar. Seguindo o guia passo a passo, desde o lançamento do aplicativo até as ações pós-reunião, você garantirá que aproveite ao máximo a plataforma, maximize a produtividade e promova um ambiente de trabalho virtual inclusivo.

Dicas adicionais

• Atualize seu software Microsoft Teams regularmente para aproveitar os últimos recursos e atualizações de segurança.
• Familiarize-se com os atalhos e recursos do Teams para gerenciar reuniões de forma mais eficiente.
• Incentive os participantes da reunião a testarem seus dispositivos e conexões antes da reunião para minimizar interrupções.

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