Cómo compartir un informe de Microsoft Power BI con otros

Editado 3 hace meses por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Power BI es una poderosa herramienta para crear informes visuales, analizar datos y compartir ideas con otros. Ofrece a los usuarios múltiples formas de compartir informes y paneles de control en toda la organización e incluso con partes interesadas externas. En esta guía detallada, le explicaré varios métodos y mejores prácticas para compartir informes de Power BI de manera efectiva.

Requisitos previos para compartir informes de Power BI

Antes de comenzar a compartir sus informes de Power BI, hay algunos requisitos previos a considerar:

• Debe tener una licencia de Power BI Pro o un espacio de trabajo con capacidades Premium de Power BI.
• Debe haber creado el informe o tener permisos para compartirlo.
• Asegúrese de que la configuración de seguridad y los permisos de datos estén configurados correctamente.

Maneras de compartir informes de Power BI

Existen varias formas de compartir un informe de Power BI con otros, dependiendo del público y su nivel de interacción con el informe. Veamos cada uno de estos métodos en detalle.

1. Compartir el informe a través del servicio de Power BI

El servicio de Power BI es la contraparte en línea de Power BI Desktop. Usando este servicio, puede compartir sus informes de la siguiente manera:

1. Inicie sesión en su cuenta de Power BI en el servicio de Power BI.
2. Vaya al espacio de trabajo que contiene el informe que desea compartir.
3. Abra el informe que desea compartir.
4. Haga clic en el botón Compartir, generalmente ubicado en la esquina superior derecha de la vista del informe.
5. Ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el informe. Puede especificar individuos o usar grupos si su organización los tiene configurados.
6. Establezca permisos. Puede elegir si permitirles compartir el informe más adelante.
7. Haga clic en Compartir para enviar el informe a los destinatarios. Ellos recibirán una notificación por correo electrónico con un enlace para ver el informe.

Ejemplo: Supongamos que tiene un informe de ventas que necesita compartir con sus equipos de marketing y finanzas. Puede agregar las direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo en la sección de compartir y recibirán un enlace instantáneo para ver su informe de ventas.

2. Compartir el informe a través de Power BI Desktop

No puede compartir informes directamente desde Power BI Desktop, pero puede publicarlos en el servicio de Power BI y luego compartir desde allí. Aquí le mostramos cómo puede publicar un informe:

1. Abra Power BI Desktop.
2. Cree o abra el informe que desea compartir.
3. Haga clic en el botón Publicar en la pestaña Inicio.
4. Inicie sesión en su cuenta de Power BI si se le solicita.
5. Seleccione el espacio de trabajo deseado para su informe de las opciones disponibles.
6. Una vez publicado, vaya al servicio de Power BI para acceder al informe publicado y siga los pasos enumerados anteriormente para compartirlo.

3. Incrustar el informe en correo electrónico o SharePoint

La incrustación permite a los usuarios integrar informes de Power BI en otras plataformas como correo electrónico o SharePoint. Aquí le mostramos cómo hacerlo:

1. Acceda al informe en el servicio de Power BI.
2. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Incrustar Informe > Publicar en la Web.
3. Cree el código de incrustación. Microsoft le advertirá que esto hará que el contenido esté disponible para cualquiera en Internet, por lo que asegúrese de no incluir datos sensibles.
4. Copie el código de incrustación.
5. Pegue este código donde corresponda, como dentro de una página HTML en SharePoint o en el editor HTML de un correo electrónico utilizando la etiqueta <iframe>.

Ejemplo: Puede compartir un informe de Power BI en un boletín mensual incrustando el informe usando un código de incrustación. De esta manera, los destinatarios pueden interactuar directamente con el informe en su navegador sin tener que abrir Power BI por separado.

4. Exportar a PDF o PowerPoint

En ocasiones, es posible que desee compartir un informe de Power BI como una instantánea estática, como un PDF o una presentación de PowerPoint. Aquí le mostramos cómo hacerlo:

1. Navegue al informe en el servicio de Power BI.
2. Seleccione el menú Archivo.
3. Seleccione Exportar a PDF o Exportar a PowerPoint.
4. Descargue el archivo y distribúyalo mediante su método preferido (por ejemplo, correo electrónico o carga en una unidad compartida).

Este método es útil para compartir información con personas que no tienen acceso a Power BI o al distribuir contenido en reuniones.

5. Compartir informes con usuarios invitados

Power BI permite compartir informes con usuarios invitados, lo cual es útil al compartir informes fuera de su organización. Siga estos pasos:

1. Asegúrese de que el Azure Active Directory (AAD) de su organización permita compartir con invitados.
2. En el servicio de Power BI, vaya al informe que desea compartir.
3. Haga clic en el botón Compartir e ingrese la dirección de correo electrónico del usuario invitado.
4. Ajuste los permisos según sea necesario y envíe la invitación.
5. El usuario invitado recibirá un correo electrónico con un enlace para ver el informe, y es posible que deba autenticar su dirección de correo electrónico.

Nota: Asegúrese de cumplir con todas las regulaciones de protección de datos al compartir datos con entidades externas.

Mejores prácticas para compartir informes de Power BI

Aquí hay algunas mejores prácticas para garantizar que compartir informes de Power BI sea seguro y efectivo:

• Gestión de permisos: Siempre verifique y gestione los permisos antes de compartir informes. No comparta información sensible con personas que no la necesiten.
• Use los permisos de datos con prudencia: Use la seguridad de nivel de fila para restringir el acceso a datos cuando sea necesario, de modo que los usuarios solo puedan ver los datos relevantes para ellos.
• Mantenga el contenido compartido relevante: Solo comparta contenido relevante con grupos de usuarios específicos para evitar la sobrecarga de información.
• Revise los informes compartidos regularmente: Revise los informes compartidos regularmente para asegurarse de que todavía se requieren y que los permisos sean válidos.
• Documente el proceso de compartir: Asegúrese de tener documentación sobre los procesos y reglas para compartir informes para garantizar la consistencia y el cumplimiento.

Conclusión

Compartir informes de Power BI es un aspecto crítico para aprovechar al máximo las capacidades de Power BI dentro de las organizaciones. Utilizando las funciones de compartir en Power BI, puede distribuir eficazmente ideas, colaborar con colegas y tomar decisiones basadas en datos. Recuerde considerar la seguridad y la privacidad al compartir informes y siempre siga las políticas de gobernanza de datos de su organización.

Esta guía proporciona una visión detallada de las diferentes formas de compartir informes de Power BI. Ya sea a través de compartir directamente desde el servicio de Power BI, incrustar informes en otras plataformas o exportarlos para distribución, Power BI ofrece opciones flexibles para adaptarse a diferentes necesidades y escenarios.

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