कैसे Microsoft Power BI रिपोर्ट को दूसरों के साथ साझा करें

संपादित 6 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

माइक्रोसॉफ्ट पावर बीआईसाझाकरणसहयोगरिपोर्टविंडोमैकटीमेंईमेलएक्सेस नियंत्रणअनुमतियाँव्यवसाय खुफिया

Microsoft Power BI एक शक्तिशाली उपकरण है जो दृश्य रिपोर्ट बनाने, डेटा को विश्लेषण करने और अन्य लोगों के साथ अंतर्दृष्टि साझा करने के लिए है। यह उपयोगकर्ताओं को संगठन के भीतर और यहाँ तक कि बाहरी हितधारकों के साथ रिपोर्ट्स और डैशबोर्ड्स साझा करने के लिए कई तरीके प्रदान करता है। इस विस्तृत मार्गदर्शिका में, मैं आपको विभिन्न तरीकों और सर्वोत्तम प्रथाओं के माध्यम से चलाऊंगा जिससे आप Power BI रिपोर्ट को प्रभावी ढंग से साझा कर सकते हैं।

Power BI रिपोर्ट साझा करने के लिए पूर्वापेक्षाएँ

इससे पहले कि आप अपने Power BI रिपोर्ट को साझा करना शुरू करें, कुछ पूर्व-आवश्यकताओं पर ध्यान देना चाहिए:

• आपके पास Power BI Pro लाइसेंस या Power BI Premium क्षमताओं वाला वर्कस्पेस होना चाहिए।
• आपको या तो रिपोर्ट बनानी चाहिए होनी चाहिए या आपके पास साझा करने की अनुमति होनी चाहिए।
• सुनिश्चित करें कि सुरक्षा सेटिंग्स और डेटा अनुमतियाँ सही ढंग से कॉन्फ़िगर की गई हैं।

Power BI रिपोर्ट साझा करने के तरीके

दर्शकों और उनकी रिपोर्ट के साथ बातचीत के स्तर पर निर्भर करते हुए, Power BI रिपोर्ट को दूसरों के साथ साझा करने के लिए कई तरीके हैं। आइए इन तरीकों को विस्तार से देखें।

1. Power BI सेवा के माध्यम से रिपोर्ट साझा करें

Power BI सेवा, Power BI Desktop के ऑनलाइन समकक्ष है। इस सेवा का उपयोग करके, आप अपनी रिपोर्ट इस प्रकार साझा कर सकते हैं:

1. Power BI सेवा में अपनी Power BI खाता में लॉग इन करें।
2. उस वर्कस्पेस में जाएं जिसमें वह रिपोर्ट है जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
3. रिपोर्ट खोलें जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
4. साझा करें बटन पर क्लिक करें, जो सामान्‍यतया रिपोर्ट दृश्य के ऊपरी दाएं कोने में होता है।
5. उन लोगों के ईमेल पते भरें जिनके साथ आप रिपोर्ट साझा करना चाहते हैं। आप व्यक्तियों या समूहों का उपयोग कर सकते हैं यदि आपका संगठन उन्हें कॉन्फ़िगर किया गया है।
6. अनुमतियाँ सेट करें। आप यह चुन सकते हैं कि क्या वे रिपोर्ट को और साझा कर सकते हैं।
7. भूमिका शेयर पर क्लिक करें ताकि रिपोर्ट प्राप्तकर्ताओं को भेजी जाए। उन्हें रिपोर्ट देखने के लिए लिंक सहित एक ईमेल अधिसूचना प्राप्त होगी।

उदाहरण: मान लें कि आपके पास एक सेल्स रिपोर्ट है जिसे आपको अपनी मार्केटिंग और वित्तीय टीमों के साथ साझा करना है। आप टीम के सदस्यों के ईमेल पतों को साझा अनुभाग में जोड़ सकते हैं और उन्हें आपकी सेल्स रिपोर्ट को देखने के लिए एक त्वरित लिंक प्राप्त होगा।

2. Power BI डेस्कटॉप के माध्यम से रिपोर्ट साझा करें

आप सीधे Power BI डेस्कटॉप से रिपोर्ट साझा नहीं कर सकते, लेकिन आप उन्हें Power BI सेवा पर प्रकाशित करके वहां से साझा कर सकते हैं। यहां यह कैसे करें:

1. Power BI डेस्कटॉप खोलें।
2. रिपोर्ट को बनाएं या खोलें जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
3. गृह टैब में प्रकाशित करें बटन पर क्लिक करें।
4. यदि संकेतित किया जाता है, तो अपने Power BI खाता में साइन इन करें।
5. उपलब्ध विकल्पों में से अपनी रिपोर्ट के लिए इच्छित वर्कस्पेस चयन करें।
6. एक बार प्रकाशित हो जाने के बाद, प्रकाशित रिपोर्ट तक पहुँचने के लिए Power BI सेवा पर जाएँ और साझा करने के लिए सूचीबद्ध चरणों का पालन करें।

3. ईमेल या SharePoint में रिपोर्ट एम्बेड करें

एम्बेडिंग उपयोगकर्ताओं को अन्य प्लेटफ़ॉर्म जैसे ईमेल या SharePoint में Power BI रिपोर्ट को एकीकृत करने की अनुमति देता है। यहां यह कैसे करें:

1. Power BI सेवा में रिपोर्ट तक पहुंचें।
2. फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें और रिपोर्ट एम्बेड करें > वेब पर प्रकाशित करें का चयन करें।
3. एम्बेड कोड बनाएँ। Microsoft आपको चेतावनी देगा कि यह सामग्री को इंटरनेट पर किसी के लिए उपलब्ध कर देगा, इसलिए सुनिश्चित करें कि कोई संवेदनशील डेटा शामिल नहीं हो।
4. एम्बेड कोड की प्रतिलिपि बनाएँ।
5. इस कोड को जहाँ उपयुक्त हो, जैसे SharePoint में एक HTML पृष्ठ के भीतर या <iframe> टैग का उपयोग करके एक ईमेल के HTML संपादक में पेस्ट करें।

उदाहरण: आप एक मासिक समाचार पत्रिका में Power BI रिपोर्ट को एक एम्बेड कोड का उपयोग करके साझा कर सकते हैं। इस तरह, प्राप्तकर्ता सीधे अपने ब्राउज़र में रिपोर्ट के साथ इंटरैक्ट कर सकते हैं बिना Power BI को अलग से खोले।

4. PDF या PowerPoint के रूप में निर्यात करें

कभी-कभी, आप Power BI रिपोर्ट को एक स्थिर स्नैपशॉट के रूप में साझा करना चाह सकते हैं, जैसे कि PDF या PowerPoint प्रस्तुति। यह कैसे करें:

1. Power BI सेवा में रिपोर्ट पर नेविगेट करें।
2. फ़ाइल मेनू का चयन करें।
3. या तो PDF में निर्यात करें या PowerPoint में निर्यात करें चयन करें।
4. फ़ाइल डाउनलोड करें और अपने पसंदीदा तरीके (जैसे, ईमेल या साझा ड्राइव पर अपलोड) द्वारा वितरित करें।

यह विधि उन लोगों के साथ जानकारी साझा करने के लिए उपयोगी है जिन्हें Power BI तक पहुँच नहीं है या बैठक में सामग्री वितरित करते समय।

5. अतिथि उपयोगकर्ताओं के साथ रिपोर्ट साझा करें

Power BI अतिथि उपयोगकर्ताओं के साथ रिपोर्ट साझा करने की अनुमति देता है, जो आपकी संगठन के बाहर रिपोर्ट साझा करते समय उपयोगी होता है। इन चरणों का पालन करें:

1. सुनिश्चित करें कि आपके संगठन का Azure Active Directory (AAD) अतिथि साझाकरण की अनुमति देता है।
2. Power BI सेवा में, उस रिपोर्ट पर जाएं जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
3. साझा करें बटन पर क्लिक करें और अतिथि उपयोगकर्ता का ईमेल पता दर्ज करें।
4. आवश्यकतानुसार अनुमतियां समायोजित करें और निमंत्रण भेजें।
5. अतिथि उपयोगकर्ता को रिपोर्ट देखने के लिए लिंक सहित एक ईमेल प्राप्त होगा, और उनके ईमेल पते का प्रमाणीकरण करने की आवश्यकता हो सकती है।

नोट: बाहरी संस्थाओं के साथ डेटा साझा करते समय सुनिश्चित करें कि आप सभी डेटा संरक्षण विनियमों का पालन कर रहे हैं।

Power BI रिपोर्ट साझा करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाएँ

यहां कुछ सर्वोत्तम प्रथाएँ हैं जो सुनिश्चित करती हैं कि Power BI रिपोर्ट साझा करना दोनों सुरक्षित और प्रभावी है:

• अनुमति प्रबंधन: रिपोर्ट साझा करने से पहले हमेशा अनुमति जांचें और प्रबंधित करें। उन लोगों के साथ संवेदनशील जानकारी साझा न करें जिन्हें इसकी आवश्यकता नहीं है।
• डेटा अनुमतियों का विवेकपूर्ण उपयोग करें: जब आवश्यक हो, तो पंक्ति-स्तरीय सुरक्षा का उपयोग करें ताकि उपयोगकर्ता केवल उनके लिए प्रासंगिक डेटा देख सकें।
• साझा सामग्री को प्रासंगिक बनाए रखें: केवल विशिष्ट उपयोगकर्ता समूहों के साथ प्रासंगिक सामग्री साझा करें ताकि जानकारी का ओवरलोड न हो।
• साझा रिपोर्ट्स को नियमित रूप से समीक्षा करें: यह सुनिश्चित करने के लिए साझा रिपोर्ट्स को नियमित रूप से समीक्षा करें कि वे अभी भी आवश्यक हैं और अनुमतियाँ मान्य हैं।
• साझाकरण प्रक्रिया का दस्तावेज़ीकरण करें: रिपोर्ट साझा करने के लिए प्रक्रियाओं और नियमों के दस्तावेज के बजाय सुनिश्चित करें ताकि संगति और अनुपालन बना रहे।

निष्कर्ष

Power BI रिपोर्टों को साझा करना संगठन के भीतर Power BI की पूर्ण क्षमताओं के लाभ उठाने का एक महत्वपूर्ण पहलू है। Power BI में साझाकरण की सुविधाओं का उपयोग करते हुए, आप प्रभावी ढंग से अंतर्दृष्टि वितरित कर सकते हैं, सहकर्मियों के साथ सहयोग कर सकते हैं, और डेटा-चलाए गए निर्णय ले सकते हैं। रिपोर्ट साझा करते समय सुरक्षा और गोपनीयता पर विचार करना याद रखें और हमेशा अपनी संगठन की डेटा गवर्नेंस नीतियों का पालन करें।

यह गाइड Power BI रिपोर्टों को साझा करने के विभिन्न तरीकों का एक विस्तृत अवलोकन प्रदान करता है। चाहे वह Power BI सेवा से सीधे साझा करके हो, अन्य प्लेटफ़ॉर्म पर रिपोर्ट एम्बेड करके हो, या उन्हें वितरण के लिए निर्यात करके हो, Power BI विभिन्न आवश्यकताओं और परिदृश्यों के अनुरूप लचीले विकल्प प्रदान करता है।

  इस लेख को साझा करें

यदि आपको लेख की सामग्री में कुछ गलत लगता है, आप कर सकते हैं अपडेट का अनुरोध करें