Como compartilhar um relatório do Microsoft Power BI com outros

Editado 3 meses atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Microsoft Power BI é uma ferramenta poderosa para criar relatórios visuais, analisar dados e compartilhar insights com outros. Ele oferece aos usuários várias maneiras de compartilhar relatórios e painéis em toda a organização e até mesmo com partes interessadas externas. Neste guia detalhado, vou orientá-lo através de vários métodos e melhores práticas para compartilhar relatórios do Power BI de forma eficaz.

Pré-requisitos para compartilhar relatórios do Power BI

Antes de começar a compartilhar seus relatórios do Power BI, há alguns pré-requisitos a serem considerados:

• Você deve ter uma licença do Power BI Pro ou um espaço de trabalho com capacidades do Power BI Premium.
• Você deve ter criado o relatório ou deve ter permissões de compartilhamento.
• Certifique-se de que as configurações de segurança e as permissões de dados estão configuradas corretamente.

Maneiras de compartilhar relatórios do Power BI

Existem várias maneiras de compartilhar um relatório do Power BI com outros, dependendo do público e do nível de interação deles com o relatório. Vamos analisar cada um desses métodos em detalhe.

1. Compartilhar o relatório via serviço Power BI

O serviço Power BI é o equivalente online do Power BI Desktop. Usando este serviço, você pode compartilhar seus relatórios da seguinte forma:

1. Faça login na sua conta do Power BI no serviço Power BI.
2. Vá para o espaço de trabalho que contém o relatório que você deseja compartilhar.
3. Abra o relatório que você deseja compartilhar.
4. Clique no botão Compartilhar, geralmente encontrado no canto superior direito da visualização do relatório.
5. Insira os endereços de e-mail das pessoas com quem você deseja compartilhar o relatório. Você pode especificar indivíduos ou usar grupos se sua organização os tiver configurado.
6. Defina as permissões. Você pode escolher se permitirá ou não que eles compartilhem o relatório mais adiante.
7. Clique em Compartilhar para enviar o relatório aos destinatários. Eles receberão uma notificação por e-mail com um link para visualizar o relatório.

Exemplo: Suponha que você tenha um relatório de vendas que precisa compartilhar com suas equipes de marketing e finanças. Você pode adicionar os endereços de e-mail dos membros da equipe na seção de compartilhamento e eles receberão um link instantâneo para visualizar seu relatório de vendas.

2. Compartilhar o relatório via Power BI Desktop

Você não pode compartilhar relatórios diretamente do Power BI Desktop, mas pode publicá-los no serviço do Power BI e, em seguida, compartilhá-los a partir de lá. Veja como você pode publicar um relatório:

1. Abra o Power BI Desktop.
2. Crie ou abra o relatório que você deseja compartilhar.
3. Clique no botão Publicar na guia Início.
4. Faça login na sua conta do Power BI, se solicitado.
5. Selecione o espaço de trabalho desejado para o seu relatório nas opções disponíveis.
6. Depois de publicado, vá para o serviço do Power BI para acessar o relatório publicado e siga as etapas listadas acima para compartilhá-lo.

3. Incorporar o relatório em email ou SharePoint

Incorporar permite que os usuários integrem relatórios do Power BI em outras plataformas, como email ou SharePoint. Veja como você pode fazer isso:

1. Acesse o relatório no serviço do Power BI.
2. Clique no menu Arquivo e selecione Incorporar Relatório > Publicar na Web.
3. Crie o código de incorporação. A Microsoft avisará que isso tornará o conteúdo disponível para qualquer pessoa na Internet, portanto, certifique-se de não incluir dados confidenciais.
4. Copie o código de incorporação.
5. Cole esse código onde for apropriado, como dentro de uma página HTML no SharePoint ou no editor HTML de um email usando a tag <iframe>.

Exemplo: Você pode compartilhar um relatório do Power BI em um boletim informativo mensal incorporando o relatório usando um código de incorporação. Dessa forma, os destinatários podem interagir diretamente com o relatório no navegador sem precisar abrir o Power BI separadamente.

4. Exportar para PDF ou PowerPoint

Às vezes, você pode querer compartilhar um relatório do Power BI como um instantâneo estático, como um PDF ou apresentação em PowerPoint. Veja como fazer isso:

1. Navegue até o relatório no serviço do Power BI.
2. Selecione o menu Arquivo.
3. Selecione Exportar para PDF ou Exportar para PowerPoint.
4. Baixe o arquivo e distribua-o através do seu método preferido (por exemplo, email ou upload em um drive compartilhado).

Esse método é útil para compartilhar informações com pessoas que não têm acesso ao Power BI ou ao distribuir conteúdo em reuniões.

5. Compartilhar relatórios com usuários convidados

O Power BI permite compartilhar relatórios com usuários convidados, o que é útil ao compartilhar relatórios fora da sua organização. Siga estas etapas:

1. Certifique-se de que o Azure Active Directory (AAD) da sua organização permite o compartilhamento com convidados.
2. No serviço do Power BI, vá para o relatório que você deseja compartilhar.
3. Clique no botão Compartilhar e insira o endereço de e-mail do usuário convidado.
4. Ajuste as permissões conforme necessário e envie o convite.
5. O usuário convidado receberá um e-mail incluindo um link para visualizar o relatório e poderá precisar autenticar seu endereço de e-mail.

Nota: Certifique-se de estar em conformidade com todos os regulamentos de proteção de dados ao compartilhar dados com entidades externas.

Melhores práticas para compartilhar relatórios do Power BI

Aqui estão algumas melhores práticas para garantir que o compartilhamento de relatórios do Power BI seja seguro e eficaz:

• Gestão de permissões: Sempre verifique e gerencie permissões antes de compartilhar relatórios. Não compartilhe informações confidenciais com pessoas que não precisam delas.
• Use as permissões de dados com sabedoria: Use a segurança em nível de linha para restringir o acesso aos dados quando necessário, para que os usuários possam ver apenas os dados relevantes para eles.
• Mantenha o conteúdo compartilhado relevante: Compartilhe apenas conteúdo relevante com grupos de usuários específicos para evitar sobrecarga de informações.
• Revise os relatórios compartilhados regularmente: Revise os relatórios compartilhados regularmente para garantir que ainda são necessários e que as permissões estão válidas.
• Documente o processo de compartilhamento: Certifique-se de ter documentação sobre processos e regras para compartilhamento de relatórios para consistência e conformidade.

Conclusão

Compartilhar relatórios do Power BI é um aspecto crítico para aproveitar ao máximo as capacidades do Power BI dentro das organizações. Usando os recursos de compartilhamento do Power BI, você pode distribuir insights de forma eficaz, colaborar com colegas e tomar decisões baseadas em dados. Lembre-se de considerar a segurança e a privacidade ao compartilhar relatórios e sempre siga as políticas de governança de dados da sua organização.

Este guia fornece uma visão detalhada das diferentes maneiras de compartilhar relatórios do Power BI. Seja por meio do compartilhamento direto do serviço Power BI, incorporando relatórios em outras plataformas ou exportando-os para distribuição, o Power BI oferece opções flexíveis para atender a diferentes necessidades e cenários.

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