Как делиться отчетом Microsoft Power BI с другими

Отредактировано 3 несколько месяцев назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft Power BIОбменСотрудничествоОтчетыWindowsMacКомандыЭл. почтаКонтроль доступаРазрешенияБизнес-аналитика

Microsoft Power BI — это мощный инструмент для создания визуальных отчетов, анализа данных и обмена инсайтами с другими. Он предоставляет пользователям множество способов делиться отчетами и панелями мониторинга в рамках организации, а также с внешними заинтересованными сторонами. В этом подробном руководстве я расскажу вам о различных методах и лучших практиках для эффективного обмена отчетами Power BI.

Предварительные условия для обмена отчетами Power BI

Прежде чем вы начнете делиться своими отчетами Power BI, необходимо учесть несколько предварительных условий:

• У вас должна быть лицензия Power BI Pro или рабочее пространство с возможностями Power BI Premium.
• Вы должны либо создать отчет, либо иметь разрешение на его публикацию.
• Убедитесь, что параметры безопасности и разрешения на данные настроены правильно.

Способы делиться отчетами Power BI

Существует несколько способов делиться отчетом Power BI с другими, в зависимости от аудитории и уровня их взаимодействия с отчетом. Рассмотрим каждый из этих методов подробнее.

1. Поделитесь отчетом через службу Power BI

Power BI Service — это онлайн-аналог Power BI Desktop. Используя эту службу, вы можете делиться своими отчетами следующим образом:

1. Войдите в свою учетную запись Power BI на сервисе Power BI.
2. Перейдите в рабочее пространство, содержащее отчет, которым вы хотите поделиться.
3. Откройте отчет, которым хотите поделиться.
4. Нажмите кнопку Поделиться, которая обычно находится в правом верхнем углу вьюера отчета.
5. Введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться отчетом. Вы можете указать отдельных лиц или использовать группы, если ваша организация их настроила.
6. Установите разрешения. Вы можете выбрать, дать ли возможность им делиться отчетом дальше.
7. Нажмите Поделиться, чтобы отправить отчет получателям. Они получат уведомление по электронной почте с ссылкой на просмотр отчета.

Пример: Предположим, у вас есть отчет о продажах, которым вам нужно поделиться с командами маркетинга и финансов. Вы можете добавить адреса электронной почты членов команды в разделе публикации, и они мгновенно получат ссылку для просмотра вашего отчета о продажах.

2. Поделитесь отчетом через Power BI Desktop

Вы не можете делиться отчетами напрямую из Power BI Desktop, но вы можете опубликовать их в сервисе Power BI и затем поделиться оттуда. Вот как вы можете опубликовать отчет:

1. Откройте Power BI Desktop.
2. Создайте или откройте отчет, которым хотите поделиться.
3. Нажмите кнопку Опубликовать на вкладке Главная.
4. Войдите в свою учетную запись Power BI, если потребуется.
5. Выберите нужное рабочее пространство для вашего отчета из доступных вариантов.
6. После публикации перейдите в сервис Power BI, чтобы получить доступ к опубликованному отчету, и выполните описанные выше шаги, чтобы поделиться им.

3. Встраивание отчета в электронную почту или SharePoint

Встраивание позволяет пользователям интегрировать отчеты Power BI в другие платформы, такие как электронная почта или SharePoint. Вот как вы можете это сделать:

1. Доступ к отчету в сервисе Power BI.
2. Нажмите Файл и выберите Встроить отчет > Опубликовать в Интернете.
3. Создайте код для встраивания. Microsoft предупредит вас о том, что это сделает контент доступным любому пользователю в Интернете, поэтому убедитесь, что вы не включаете в него конфиденциальные данные.
4. Скопируйте код для встраивания.
5. Вставьте этот код в соответствующее место, например, на страницу HTML в SharePoint или в HTML-редакторе электронной почты, используя тег <iframe>.

Пример: Вы можете включить отчет Power BI в ежемесячный информационный бюллетень, встроив отчет с использованием кода для встраивания. Таким образом, получатели могут напрямую взаимодействовать с отчетом в своем браузере, не открывая отдельно Power BI.

4. Экспорт в PDF или PowerPoint

Иногда вам может понадобиться поделиться отчетом Power BI в виде статического снимка, например, в PDF или презентации PowerPoint. Вот как это сделать:

1. Перейдите к отчету в сервисе Power BI.
2. Выберите Файл.
3. Выберите Экспорт в PDF или Экспорт в PowerPoint.
4. Скачайте файл и распространите его подходящим способом (например, по электронной почте или загрузите на общий диск).

Этот метод полезен для обмена информацией с людьми, которые не имеют доступа к Power BI, или при распространении информации на собраниях.

5. Делиться отчетами с гостевыми пользователями

Power BI позволяет делиться отчетами с гостевыми пользователями, что полезно при совместной работе с людьми за пределами вашей организации. Следуйте следующим шагам:

1. Убедитесь, что Azure Active Directory (AAD) в вашей организации позволяет делиться данными с гостями.
2. В сервисе Power BI перейдите к отчету, которым вы хотите поделиться.
3. Нажмите кнопку Поделиться и введите адрес электронной почты гостевого пользователя.
4. Настройте разрешения по мере необходимости и отправьте приглашение.
5. Гостевой пользователь получит электронное письмо со ссылкой на просмотр отчета и, возможно, должен будет подтвердить свой электронный адрес.

Примечание: Убедитесь, что вы соблюдаете все правила защиты данных при обмене информацией с внешними сторонами.

Лучшие практики для обмена отчетами Power BI

Вот несколько лучших практик, которые помогут сделать обмен отчетами Power BI безопасным и эффективным:

• Управление разрешениями: Всегда проверяйте и управляйте разрешениями перед обменом отчетами. Не делитесь конфиденциальной информацией с людьми, которым она не нужна.
• Используйте права доступа к данным разумно: Используйте безопасность на уровне строк, чтобы ограничить доступ к данным, когда это необходимо, чтобы пользователи могли видеть только те данные, которые актуальны для них.
• Поддерживайте содержимое актуальным: Делитесь только актуальным контентом с определенными пользовательскими группами, чтобы избежать информационной перегрузки.
• Регулярно проверяйте общие отчеты: Регулярно проверяйте общие отчеты, чтобы убедиться, что они все еще нужны, и что разрешения действительны.
• Документируйте процесс обмена: Убедитесь, что у вас есть документация о процессах и правилах обмена отчетами для обеспечения последовательности и соблюдения требований.

Заключение

Деление отчетами Power BI — это критически важный аспект использования всех возможностей Power BI в рамках организаций. Используя функции обмена в Power BI, вы можете эффективно распространять инсайты, сотрудничать с коллегами и принимать основанные на данных решения. Помните о безопасности и конфиденциальности при обмене отчетами и всегда следуйте политикам управления данными вашей организации.

Это руководство предоставляет подробный обзор различных способов обмена отчетами Power BI. Независимо от того, будет ли это обмен непосредственно через сервис Power BI, встраивание отчетов в другие платформы или их экспорт для распространения, Power BI предлагает гибкие варианты для удовлетворения различных потребностей и сценариев.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление